Làm Thế Nào Để Bắt Đầu Với BPM?
mai quynh January 14, 2021 Chuyển đổi số

Làm Thế Nào Để Bắt Đầu Với BPM (Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp)

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) đang dần trở nên phổ biến hơn trong thời gian gần đây, nhất là khi các doanh nghiệp đang phải đối mặt với thời kỳ chuyển giao công nghệ số. BPM trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có thể quản lý, cải thiện quy trình vận hành, gia tăng hiệu suất trên toàn bộ tổ chức.

Trên thị trường, có rất nhiều gii pháp BPM khác nhau, từ những giải pháp BPM đòi hỏi coding đến những giải pháp no-code và low code, giải pháp với những quy trình đặc thù hay gói giải pháp phục vụ cho toàn bộ hệ thông doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, nên lựa chọn phần mềm BPM vừa có thể tối ưu hóa năng suất, vừa có thể tối ưu hóa chi phí đầu tư. Các nhà lãnh đạo cần phải có sự cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi bắt đầu ứng dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Xác Định Cơ Hội Và Thách Thức Kinh Doanh

Để bắt đầu với một phần mềm BPM, các nhà lãnh đạo cần phải xác định rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình là gi. Tiếp đó, cần phải phân tích và cân nhắc đến các quy trình nghiệp vụ hiện tại, xác định xem liệu doanh nghiệp có gặp phải những khó khăn, thách thức nào khi áp dụng quy trình hiện tại của doanh nghiệp hay không? Và phương pháp nào để giúp họ cải thiện được những thiếu sót đó.

Xác Định Dự Án Khởi Điểm

Việc ngay lập tức áp dụng giải pháp công nghệ mới lên toàn bộ doanh nghiệp gây nên rất nhiều rủi ro. Một trong các rủi ro lớn nhất xuất phát từ yếu tố con người. Nếu các thành viên trong tổ chức không thể thích nghi với sự chuyển đổi, phần mềm BPM không những không giúp cải thiện thiếu sót mà còn gây cản trở đến hiệu suất vận hành của doanh nghiệp đó.

Vì vậy, trước khi đưa phần mềm BPM vào chính thức, hãy lựa chọn một dự án quy trình nghiệp vụ cụ thể. Có thể là quy trình xử lý hợp đồng khách hàng của phòng kinh doanh hay một quy trinh tuyển dụng của phòng nhân sự. Sau khi áp dụng nền tảng cho một nhóm đối tượng cụ thể, hãy thu thập tất cả những ý kiến của họ, bảo đảm sự chuyển đổi này sẽ nhận được sự ủng hộ của 100% thành viên tham gia.

Mở Rộng Và Áp Dụng Toàn Doanh Nghiệp

Sau khi đã thành công triển khai dự án BPM từ nhóm nhỏ, hãy tiến hành mở rộng việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình lên toàn bộ doanh nghiệp, tiến hành những buổi training và đừng do dự tiếp nhận ý kiến của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Các giai đoạn để triển khai thành công nền tảng BPM:

Để triển khai thành công dự án BPM, hãy chú ý đến những giai đoạn để ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp.

1. Hãy chú ý đến từng tính năng của phần mềm quản lý quy trình và những tính năng đó sẽ giúp gì cho doanh nghiệp của bạn.

2. Xác định rõ phạm vi, mục tiêu và thời gian thực hiện dự án.Ngoài việc sử dụng những tính năng để cải thiện những thiếu sót trong quá trình vận hành. Bạn cũng cần phải thiết lập rõ những gì tổ chức muốn đạt được khi triển khai phần mềm BPM. Hãy thiết lập các quãng thời gian mà tổ chức bạn sẽ đạt được mục tiêu sau khi áp dụng nền tảng quản lý quy trình này. Nếu trong trường hợp dự án có một chút thiếu sót nhỏ, bạn nên có những cuộc thảo luận để tổng hợp ý kiến và đưa ra giải pháp kịp thời.

3. Dù một phần mềm BPM có nổi bật, hiệu quả đến đâu, nếu chi phí vượt quá giới hạn đầu tư của doanh nghiệp, bạn nền cần phải cân nhắc lại. Hãy nghiên cứu thật kỹ về tính khả thi trong chi phí và kỹ thuật của dự án đó. Một khi các mục tiêu và thứ tự ưu tiên của dự án đã được thống nhất, bạn sẽ tiến hành nghiên cứu tính khả thi về kỹ thuật và chi phí của dự án. Từ đó dự án có thể được thực hiện theo từng giai đoạn như thế nào và tính toán được thời gian để sử dụng giải pháp BPM.

4. Xác định phạm vi, phân công nhân sự phụ trách. Khi mục tiêu, thứ tự ưu tiên và ngân sách dự án được xác định, các lãnh đạo nên đi sâu hơn vào chi tiết của dự án triển khai phần mềm quản lý quy trình. Cần xác định rõ các giai đoạn thực hiện dự án, những gì sẽ được thực hiện ở mỗi giai đoạn và phân công nhân sự quản lý phần mềm BPM. Tất cả những yếu tố trên cần phải được thực hiện ở từng giai đoạn và được chỉ định rõ ràng.

5. Tiến hành triển khai theo từng giai đoạn. Các dự án thành công nhất được thực hiện theo từng giai đoạn, có mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng. Ngoài việc thiết lập mục tiêu tổng thể, doanh nghiệp cũng nền thiết lập mục tiêu cho từng giai đoạn để việc đo lường trở nên chi tiết hơn.

6. Đo lường, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu. Mục tiêu cần được đặt ra cho toàn bộ dự án, mục tiêu trong từng giai đoạn để có được kết quả đo lường, đánh giá cụ thể. Nhờ đó, các lợi ích sẽ được đo lường và việc sử dụng nền tảng BPM được chứng minh là hoàn toàn đúng đắn.

Kết luận:

TSG luôn hiểu được những thắc mắc, vấn đề của doanh nghiệp khi lựa chọn không chỉ giải pháp BPM mà còn nhiều giải pháp khác. Với hơn 10 năm kinh nghiệm phân phối các giải pháp công nghệ thông tin, chúng tôi đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, đi kèm khi cân nhắc sử dụng nền tảng.

• Tư vấn miễn phí, xây dựng gói sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng
• Dùng thử miễn phí trong vòng 1 thàng
• Hỗ trợ triển khai, đào tạo
• Thiết kế hệ thống quy trình phù hợp với quy mô, đặc tính doanh nghiệp
• Hỗ trợ 100% bảo trì, nâng cấp