Nhân Viên Trở Nên Tốt Hơn Thay Vì Đối Mặt Với Áp Lực Nhờ Vào BPM

Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc tại sao bạn hay bị áp lực trong công việc không? Đôi khi các nhân viên bị mắc hội chứng đốt cháy năng lượng khiến họ nghỉ việc hoặc làm việc không hiệu quả. Nếu tổ chức của bạn trở nên căng thẳng, hiệu suất giảm nhiểu mà bạn không hay biết, nhân viên của bạn sẽ không cảm thấy hạnh phúc khi làm việc, trì hoãn công việc và làm việc không hiệu quả trong tổ chức. Mặc dù đó là rủi ro cho những nhân viên mới. Áp lực công việc được coi là căn bệnh mãn tính và bạn sẽ không phát hiện ra nếu bạn không chủ động tìm hiểu và tiếp cận vấn đề đó.

Hãy cùng tìm hiểu một chút về áp lực công việc và tại sao giải pháp BPM lại có thể giải quyết được vấn đề đó.

Không Có Kế Hoạch

Không có công ty nào có thể theo kịp tiến độ nếu họ không có trước kế hoạch và nhiệm vụ được đặt ra. Không những vậy, nếu công ty đó không có kế hoạch công việc củ thể, nhân viên sẽ đánh mất niềm tin, khách hàng không vui. Chúng ta đều luôn tập trung giải quyết vấn đề lập kế hoạch nhờ vào những công cụ trực quan như các bảng biểu về kế hoạch dự án, to-do-list, excel. Tuy nhiên những công cụ đó lại cần đến sự can thiệp của con người để duy trì hoạt động. Vấn đề này nằm ở lòng tin con người – nếu con người mất đi niềm tin về hiệu quả công việc đó cho dù vì lí do nào, những công cụ đó sẽ trở nên dư thừa và quá tải với nhân viên.

BPM là một giải pháp vượt xa các công cụ lên kế hoạch đó. BPM sắp xếp các công việc một cách logic và trực quan nhất. Giải pháp giúp phân loại trực tiếp tiến độ của tất cả công việc (hoàn thành, chưa hoàn thành,…) cũng như tiến độ của chúng. Ngoài ra, với những công việc lặp đi lặp lại trong quá trình vận hành, các công việc đó sẽ được thiết lập thời gian để hoàn thành. Khi đó, bạn sẽ có thể so sánh được chất lượng công việc, đảm bảo mọi công việc đều theo đúng tiến độ. Nếu bạn quên không hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, phần mềm BPM sẽ chủ động nhắc nhở bạn thông qua email được thiết lập trước. Nhờ BPM, bạn sẽ không còn gặp tình trạng quá tải và áp lực công việc do không có kế hoạch.

Vai Trò Không Được Xác Định Rõ

Nếu vai trò của nhân viên không được công khai trong nhóm trong tổ chức, hay xung đột về vai trò, điều đó lại gia tăng thêm áp lực công việc cho nhân viên. Ai là người sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ đó?

BPM buộc bạn phải xác định vai trò của cá nhân trong mọi quy trình doanh nghiệp, xác định một cách công khai vai trò của từng cá nhân trong tổ chức. Nhờ vào đó, quy trình nhân sự, quy trình kinh doanh, quy trình chi phí BPM có thể được quản lý dễ dàng nhờ vào việc chỉ định nhiệm vụ cho từng người, ai hoàn thành hay phê duyệt những nhiệm vụ liên quan. Tất cả mọi người đều có thể biết nhiệm vụ của mình thông qua vai trò được xác định rõ trong BPM

Trách Nhiệm

Thường những công việc đòi hỏi chuyên môn cao hoặc phức tạp sẽ do một số nhân sự cụ thể đảm nhận.  Điều này sẽ che giấu trách nhiệm và tạo ra áp lực vô hình cho những nhân viên xuât sắc. Khi nhân viên đó đang bận, nhân viên khác có thể đảm nhận trách nhiệm để công việc có thể hoàn thành đúng thời hạn.

Các công cụ BPM thu thập số liệu cụ thể để đảm bảo từng người có thể hoàn thành công việc đúng giờ. Trong trường hợp người được chỉ định nghỉ việc, họ có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay họ. Nhờ vào thông số đo lường chất lượng, kèm với báo cáo, thống kế, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tốt chất lượng công việc của nhân viên.

Quá Tải Công Việc

Việc quá tải công việc tạo ra sự thiếu thoải mái, áp lực công việc. Việc đó làm giảm năng suất hoạt động. Vì những nhân viên có cường độ làm việc cao luôn trong tình trạng mệt mỏi và dễ dàng mắc lỗi. Những lỗi sai này khiến cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi và không có tinh thần để tiếp tục làm việc.

BPM giải quyết những vấn đề quá tải công việc với những quy trình được tiêu chuẩn hóa, tránh tình trạng xảy ra sai sót của nhân viên. Ngoài ra, tất cả các công việc đều được kiểm soát trên một nền tảng, các bước được triển khai tự động giảm thiểu khối lượng giấy tờ kiểm soát, tối ưu thời gian làm việc của nhân viên, loại bỏ các công việc dư thừa.