Quản lý hợp đồng là gì? Tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hóa quản lý hợp đồng?
mai quynh December 14, 2020 Chuyển đổi số

Quản lý hợp đồng là gì? Tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hóa việc quản lý hợp đồng?

Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý các thỏa thuận, từ khi tạo cho đến khi bên được chọn thực hiện và cho đến khi chấm dứt hợp đồng. Các hoạt động chính bao gồm phân tích hiệu suất theo các điều khoản hợp đồng để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính, đồng thời xác định và giảm thiểu rủi ro tài chính và uy tín thông qua việc không tuân thủ các điều khoản hợp đồng.

Thông thường, các công ty phải tốn đến vài ngày hoặc thậm chí vài tuần để hoàn thành xét duyệt hợp đồng và gửi đi cho khách hàng ký. Khoảng thời gian này bị coi là khoảng thời gian rủi ro, khách hàng rất dễ bị ảnh hưởng từ những tác động ở bên ngoài khiến cho quyết định của họ bị thay đổi.

Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tập trung đến việc quản lý hợp đồng sao cho hiệu quả, tránh những rủi ro và tổn thất không đáng có.

8 yếu tố cần thiết trong việc quản lý hợp đồng

1. Xác định những yếu tố cần thiết

Trong quá trình thực hiện hoặc quản lý hợp động, bạn luôn cần phải phân tích một số câu hỏi liên quan: Loại hợp đồng và những cá nhân, phòng ban liên quan? Ai là người phê duyệt, ký kết? Nơi lưu trữ hợp đồng ở đâu? Hợp đồng sẽ do ai quản lý? Khi bạn đã có đáp án cho những câu hỏi này, bạn sẽ biết được biện pháp để công ty bạn quản lý hợp đồng sao cho hiệu quả nhất.

2. Nhân sự liên quan

Đây được coi là một trong những chi tiết quan trọng nhất. Tùy từng loại hợp đồng, giá trị nội dung trên hợp đồng để xác định những nhân sự, phòng ban liên quan phụ trách hợp đồng đó.

Một hợp đồng được chia ra làm nhiều giai đoạn khác nhau: Giai đoạn ký kết( thỏa thuận, xét duyệt, ký kết), giai đoạn kết thúc( thanh toán, lưu trữ, tuân thủ). Mỗi một giai đoạn cần có những bên phụ trách khác nhau. Cần phải xác định thật rõ để tránh hiện tượng chồng chéo trong công việc, rò rỉ thông tin, dữ liệu trong công ty.

3. Đảm bảo tiến độ triển khai

Rủi ro thường gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng được nêu ở bên trên, nếu tiến độ triển khai hợp đồng không được đảm bảo, hợp đồng rất có khả năng bị hủy bỏ, gây tổn thất cho công ty.

Lúc này, doanh nghiệp cần thiết lập thời hạn hoàn thành các bước, theo dõi sát sao chất lượng công việc của từng bộ phận, phòng ban liên quan.

4. Sao chép và lưu trữ

Việc sao chép văn bản gốc là yêu cầu hàng đầu. Nhưng bên cạnh đó, văn bản cũng nên được scan và lưu trữ trong máy tính hay lưu trữ trên toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Điều này giúp việc tìm kiếm hợp đồng để triển khai cá công việc tiếp theo trở nên dễ dàng hơn.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng một cách hiệu quả, ngoài việc lưu trữ văn bản, còn có thể biết được ai là người làm việc trực tiếp với hợp đồng đó, những thông tin chuyển giao giữa các bên phục vụ cho việc đối chiếu, điều tra của doanh nghiệp khi có bảo cáo về sai sót.

5. Thẩm quyền xét duyệt

Như đã nói ở trên, để tối ưu việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp. Việc xác định người có thẩm quyền xét duyệt thông tin, ký kết là vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định thẩm quyền xét duyệt, và đôi khi một người không có đủ quyền hạn vẫn tự ý ký hoặc xét duyệt các thông tin có trong hợp đồng đó. Vô tình trói buộc công ty vào một thỏa thuận kinh doanh không đủ cơ sở pháp lý, chưa kể rất có thể xảy ra trường hợp hợp đồng sẽ bị tuyên bố vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. Do đó việc xác định đối tượng xét duyệt hợp đồng  phụ thuộc vào điều kiện trong hợp đồng rất cần thiết.

6. Nội dung quản lý công việc

Bạn cần xác định rõ nội dung và trách nhiệm quản lý, cũng như giám sát tất cả các khía cạnh hợp đồng kể từ thời điểm ký kết cho đến lúc thực hiện và thanh lý hợp đồng. Ví dụ, yêu cầu người quản lý hợp đồng kết hợp việc tuân thủ thực hiện giữa các bộ phận liên quan. Nếu người quản lý hợp đồng bị thay thế bởi một lý do nào đó, công ty cần chỉ rõ trách nhiệm quản lý được chuyển giao cho ai và công tái phân công tiến hành như thế nào.

7. Mã số tìm kiếm

Bạn nên tạo mã số tìm kiếm cho tất cả hợp đồng và thường xuyên cập nhật các mã số này mỗi khi hợp đồng được thực hiện. Mã số phải kèm theo tên các đối tác, loại hợp đồng, nơi lưu trữ bản gốc, ngày có hiệu lực, điều khoản liên quan, tên của nhà quản lý hợp đồng… Qua đó, người quản lý có thể dựa trên mã số để nhanh chóng tìm kiếm hợp đồng cần thiết.

8. Thời gian lưu giữ

Nên quy định một khoảng thời gian nhất định để giữ bản gốc và các bản sao hợp đồng, tuỳ theo từng loại hợp đồng và thời gian nó có thể tác động tới các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Tốt hơn cả là bạn nên lưu giữ các hợp đồng vĩnh viễn, nếu có thể.

Tóm lại, một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ như tấm bản đồ vạch ra những đường đi hợp lý nhất, có giá trị trong việc khởi xướng, xét duyệt, phê chuẩn, thực hiện và quản lý tất cả các hợp đồng, qua đó góp phần bảo đảm sự ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty bạn.

Tại sao doanh nghiệp cần phải sở hữu nền tảng quản lý hợp đồng?

Việc sở hữu phần mềm quả lý hợp đồng giúp bạn có thể số hóa và lưu trữ tất cả hợp đồng trong một trung tâm dữ liệu, giúp cho các phòng ban liên quan có thể dễ dàng tìm kiếm và review lại hợp đồng, loại bỏ việc lưu trữ thủ công giấy tờ.

Phần mềm quản lý hợp đồng đồng thời quản lý quyền truy cập, bảo mật thông tin, chỉ những người có phận sự mới có thể truy cập vào dữ liệu.

Phần mềm còn hiển thị cảnh báo đối với những công việc gần đến hạn, tìm ra điểm làm chậm tiến độ phê duyệt quy trình.

Cuối cùng, phần mềm quản lý hợp đồng có thể được sử dụng để theo dõi chi tiêu hiện tại đối với nhà cung cấp, bằng cách tích hợp nó với các hệ thống phần mềm tài chính hoặc mua sắm khác.

Kêt luận

Nền tảng EZ-BPM đáp ứng đầy đủ nhu cầu của một nền tảng quản lý hợp đồng.
• Dễ dàng xem chi tiết từng hợp đồng. Những cá nhân liên quan đến hợp đồng.
• Lưu trữ, tra cứu thông tin hợp đồng
• Gắn kết, thay đổi nhanh người phụ trách hợp đồng
• Tự động thông báo công việc đến những người phụ trách hợp đồng
• Triển khai quy trình chăm sóc khách hàng từ dữ liệu quy trình phê duyệt hợp đồng
• Bình luận trực tiếp
• Bộ lọc nâng cao, tìm kiếm hợp đồng theo thông tin có sẵn