Phương pháp thiết kế quy trình (Tiếp)

Như ở bài trước, bạn đã hiểu được lý thuyết về phương pháp 5W2H. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết EZ-BPM đã áp dụng phương pháp 5W2H để có một nền tảng quản lý quy trình hiệu quả như thế nào.

1. WHAT? - Cái gì?

Ở câu hỏi đầu tiên, mục đích của từng quy trình được thể hiện ngay ở trang chủ, được phân chia rõ ràng theo tính chất của từng phòng ban. Đây cũng được coi như phần đầu tiên của bước triển khai quy trình.

2. WHY? - Tại sao?

Thực chất khi sử dụng nền tảng EZ-BPM, việc trả lời cho câu hỏi này đã được lòng ghép từ ngay câu hỏi phía trên. Bước này sẽ được làm rõ hơn trong phần thiết kế cấu hình quy trình ban đầu.

3. WHERE? - Ở đâu?

Đối với nền tảng EZ-BPM, mọi cá nhân, phòng ban liên quan đến quy trình sẽ được kết nối và làm việc cùng nhau thông qua một nền tảng duy nhất. Quy trình được thiết kế dựa trên nền tảng Sharepoint Online cho phép làm việc mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị.

4. When? - Khi nào?

Thời gian quy trình có hiệu lực được tính từ thời gian bắt đầu triển khai công việc. Nhân sự nhận đầu việc tại bước tiếp theo sẽ được nhận mail tự động để thông báo có công việc mới.

Các bên liên quan có thể theo dõi thời gian bắt đầu công việc đến thời gian kết thúc công việc trên phần lịch sử phê duyệt.

5. WHO? -Là ai?

Nhân sự, phòng ban đảm nhiệm các bước trong quy trình sẽ được hiển thị trực tiếp trên sơ đồ các bước. Tính năng hiển thị theo vai trò của từng cá nhân trong quy trình sẽ đảm bảo thông tin được bảo mật tối đa. 

Ngoài ra, trong trường hợp một thành viên phụ trách công việc do lý do cá nhân mà không thể hoàn thành , họ sẽ được ủy quyền cho cá nhân khác để thực hiện thay họ.  Hoặc trong trường hợp người thực hiện muốn một nhân sự khác nắm bắt thông tin, họ có thể lựa chọn người mong muốn nhận được thông tin trong quy trình. Người được quyền nắm bắt thông tin sẽ nhận email tự động.

Không những vậy, trong một quy trình, theo điều kiện thông tin sẽ có những người đảm nhận công việc khác nhau. Ví dụ: Cùng một quy trình phê duyệt hợp đồng, nếu hợp đồng mua hàng có giá trị dưới 1 tỷ sẽ do trường phòng kinh doanh phê duyệt. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có giá trị trên 1 tỷ, công việc sẽ được chuyển tự động đến giám đốc kinh doanh để phê duyệt. Các bước trong quy trình đó sẽ được chuyển tự động đến cá nhân thực hiện công việc theo điều kiện cho trước.

6. HOW? - Bằng cách nào?

Trong nền tăng EZ-BPM, câu trả lời ở đây có thể là những thông tin quy trình. Thông tin này được đồng bộ hóa giữa các bước, giúp tất cả các thành viên nắm được đầy đủ mọi thông tin, tránh xảy ra sai sót.

Ngoài ra, tất cả các bên liên quan sẽ được đính kèm thêm các tệp cần thiết giúp từng thành viên trong quy trình nhận được chi tiết công việc. Tính năng còn giúp ích cho việc lưu trữ tài liệu.

7. HOW MUCH? - Bao nhiêu?

chi so hieu suat

Ở mục này, ngân sách dự án không được đo lường bằng tiền bạc mà thay vào đó, chất lượng quy trình sẽ được đo bằng khoảng thời gian thực hiện quy trình đó.

Tính năng SLA giúp tất cả các thành viên so sánh giữa thời gian yêu cầu để thực hiện công việc với thời gian thực tế. Giúp cho việc tìm ra điểm tắc nghẽn, các bước không đạt yêu cầu trở nên dễ dàng hơn.

Kết luận

Chúng tôi luôn đảm bảo việc triển khai quy trình trên hệ thống luôn gắn với tiêu chuẩn chung và đảm bảo tính logic khi  sử dụng. 

EZ-BPM giúp việc vận hành quy trình doanh nghiệp đạt hiệu quả tối đa. Chúng tôi sẽ thiết kế cấu hình riêng cho khách hàng nhưng vẫn giữ được những chuẩn mực khi vận hành doanh nghiệp.

Dùng thử ngay hôm nay để có thể trải nghiệm trọn vẹn tính năng từ phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp.

risk management copy 3