Nút thắt cổ chai trong quy trình

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng nguyên do tại sao mà nút thắt trong giao thông gây nên tình trạng ùn ứ và tắc nghẽn không?

Câu trả lời chắc ai cũng đoán được:

Nguyên nhân do con đường quá hẹp; rất ít phương tiện có thể đi qua cùng lúc, dẫn đến việc khi có nút thắt, đường bị chặn, hàng dài xe sẽ phải dừng lại phía sau, chỉ có một vài tài xế có thể vượt qua được vị trí hẹp đó.

Liên hệ lại, nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp là gì?

Nút thắt cổ chai chính là sự hạn chế, tắc nghẽn lưu thông trong quy trình doanh nghiệp. Dẫn đến nhiều công việc bị ùn ứ phía sau, chờ đợi để được tiến hành.

4 câu hỏi giúp phân tích nút thắt cố chai trong quy trình

Bây giờ bạn đã biết nút thắt cổ chai là gì rồi đúng không, đã đến lúc bạn phải hiểu được làm thế nào để phân tích được chúng để tìm ra giải pháp phù hợp

Để làm được, bạn chỉ cần trả lời bản thân 4 câu hỏi và đặt ra kết luận:

1 – Điều gi đang bị cản tr do nút thắt cổ chai?

Điều đầu tiên bạn nên nhận thấy trong việc phân tích nút thắt cổ chai trong quy trình là những thành phần nào trong quy trình đang bị hạn chế.

Thông thường, chúng rơi vào ba loại:
1. Thông tin: Để theo dõi quy trình, cá nhân, phòng ban hoặc hệ thống cần thông tin để ra quyết định hoặc để triển khai cho đúng cách. Ví dụ, do sự chậm chễ trong việc xử lý thủ tục của phòng mua sẵm mà không kế toán không tiếp nhận được thông tin và chuyển giao chi phí cho đối tác đúng hạn.
2. Sản phẩm: Quy trình sản xuất một sản phẩm bị gián đoạn bởi một vài yếu tố, phân tích sau
3. Dịch vụ: Việc cung cấp dịch vụ đang bị hạn chế và phải phát hiện ra nguyên nhân

Bây giờ bạn đã biết những gì đang diễn ra với nút thắt cổ chai, ba câu hỏi tiếp theo sẽ giúp bạn tìm ra đâu là nguyên nhân

2. Đâu là nguyên nhân dẫn đến nút thắt cổ chai và các yếu tố góp phần?
Ba yếu tố chịu trách nhiệm cho việc tạo nên sự tồn tại của nút thắt cổ chai. Dưới đây là những lý do tại sao những yếu tố đó lại trở thành nguyên nhân:
• Con người: Thiếu hiệu quả trong công tác đào tạo, liên tục thiếu hiệu quả trong công việc, trì hoãn công việc, sự lựa chọn những nhân viên không phù hợp tham gia vào quy trình.
• Hệ thống: Hệ thống thất bại, lỗi thời, không tương thích với phần cứng,khó sử dụng, hay thậm chí là không có hệ thống.
• Tổ chức: Mục tiêu không rõ ràng, sự phân cấp lẫn lộn, văn hóa không chính xác, sự thất bại trong phong cách lãnh đạo, thiếu hụt kế hoạch chiến lược và nhiều nguyên nhân tương tự khác.
Nếu bạn nhìn, mục đích của câu hỏi này là, phân tích nút thắt cổ chai trong quy trình, là xác đinh những lý do dẫn đến việc từng yếu tố đó tạo nên nút thắt cổ chai. Có thể là một hoặc vài yếu tố phụ thuộc vào từng tình huống.

3.Có phải sự chuyển tiếp đã tạo nên nút thắt cổ chai không?

Sự chuyển tiếp là điều hiển nhiên khi thiết kế, triển khai quy trình.

Bất cứ khi nào cần trao đổi thông tin, giữa từng người , từng phòng ban, hoặc các hệ thống, đều là sự chuyển tiếp, truyền tay. Và trong khi trao đổi thông tin, có rủi ro trong vấn đề delay hoặc hủy bỏ, đây chính là nút thắt vô cùng nghiêm trọng. Một số lý do tạo nên nút thắt giữa việc chuyền tin là khi trao đổi email, tin nhắn.

4. Có phải nút thắt cổ chai xảy ra do sự hạn chế về nguồn lực không?
Thông thường có 3 loại nguồn lực có thể không đủ cho quy trình:
1. Nguồn nhân lực: Thiếu hụt nhân sự
2. Nguồn hệ thống: Thiếu hụt sự thống nhất trong hệ thống tích hợp sự phức tạp của quy trình, và tích cực một cách chính xác
3. Thiết bị: Không đủ máy móc và thiết bị
Sau khi trả lời 4 câu hỏi và highlight từng yếu tố, bạn sẽ có một tầm nhìn rộng hơn về quy trình và từ đó có thể phân tích được nút cổ chai trong quy trình, dò tìm để đưa ra được phương án giải quyết hợp lý.