Phương pháp 5W2H: Phương pháp thiết kế quy trình

Phương pháp 5W2H: Phương pháp thiết kế quy trình

Phương pháp 5W2H được coi là phương pháp lập kế hoạch công việc hoặc một dự án cụ thể, tuy nhiên, đây có thể là công thức tiền đề để tạo nên một quy trình vận hành xuyên suốt các phòng ban trong công ty. 

Đây cũng chính là công cụ quản lý dễ dàng triển khai và sử dụng nhất.

Vậy 5W2H là gì? 5W2H chính là sự kết hợp của các chữ cái và số, đây là cấu trúc của một kế hoạch tiêu chuẩn để xác định từng bước khi lập kế hoạch, thiết kế quy trình .

Trong tình hình thế giới đang ngày càng cạnh tranh như hiện nay, tất cả các hoạt động cũng như việc kết nốii nội bộ cần phải được diễn ra một cách linh hoạt và nhanh chóng. Một sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn tới những tổn thất vô cùng lớn.

Đó cũng là điều dễ hiểu khi phương pháp 5W2H được ứng dụng để làm rõ những câu hỏi khi quy trình doanh nghiệp triển khai trong công ty.

Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về cách vận dụng 5W2H cũng như một vài ví dụ từ khái niệm này.

Tại sao được gọi là phương pháp 5W2H?

Khi mới tiếp xúc định nghĩa này, bạn có thế thấy tương đối phức tạp và khó hiểu. Nhưng đừng lo lắng, vì mọi thứ hoàn toàn ngược lại.

Bạn có biết 5W2H là gì không?

Dễ hiểu thôi! Đây chính là 7 chữ cái tương ứng với bảy câu hỏi được đặt khi thiết lập kế hoạch, thiết kế quy trình. 5 từ bắt đầu bằng W và 2 từ bắt đầu bằng H.

• What? – Cái gì?
• Why? – Tại sao?
• Where? – Ở đâu?
• When? – Khi nào?
• Who? – Là ai?
• How? – Bằng cách nào?
• How much? – Bao nhiêu?

Bảng dưới đây sẽ giải thích ngắn gọn cho từng câu hỏi.

What? – Cái gì? Cái gì sẽ hoàn thành xong? Công việc, các bước, mô tả hoạt động
Why? – Tại sao? Tại sao cái đấy cần hoàn thành? Sự biện minh, lý do
Where? – Ở đâu? Hoàn thành ở đâu? Địa điểm
When? – Khi nào? Khi nào sẽ hoàn thành xong? Thời gian, deadline
Who? – Ai? Công việc sẽ được hoàn thành bởi ai? Trách nhiệm trong công việc
How? – Bằng cách nào? Kế hoạch được hoàn thiện như thế nào? Phương pháp, quy trình
How much? – Bằng cách nào? Cần bao nhiêu thời gian, tiền bạc để hoàn thành dự án Chi phí, thời gian, kinh nghiệm

Mỗi một bước trong ma trận 5W2H đề cập đến những câu hỏi khác nhau, tuy nhiên những câu hỏi đó không tách biệt mà mang mối quan hệ tương hỗ.

Khi trả lời được, bạn có thể biến việc lập kế hoạch, thiết kế quy trình trở nên dễ dàng, hiệu quả.

Nói ngắn gọn hơn, đây trính là một công cụ quản trị. Nhờ vào tính đơn giản của nó, mà phương pháp này được sử dụng cho mọi mô hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ và vừa cho đến những doanh nghiệp lớn. Đây cũng chính là tiêu chuẩn thực hiện hành động và triển khai các luồng công việc, từ việc lập thời gian cuộc họp cho đến việc triển khai những dự án phức tạp.

Và bạn có biết phương pháp 5W2H bắt nguồn từ đâu không? Câu trả lời chính là Nhật Bản! Một đất nước luôn hướng đến sự cẩn thận, tỉ mỉ và cầu toàn.

Dưới đây là cách để sử dụng phương pháp 5W2H một cách chính xác nhất.

Các quản lý thường hỏi trực tiếp hoặc gián tiếp những nhân sự liên quan đến công việc nhóm, đánh giá năng lực của họ trong công việc bằng một trong các phương pháp như brainstorming. Tuy nhiên, 3 vấn đề vô cùng cần thiết để có thể sử dụng phương pháp này một cách chính xác:

• Luôn luôn chú tâm đến nguyên nhân của mọi vấn đề, không phải là những ảnh hưởng bắt nguồn từ những vấn đề đó. Từ đó, cố gắng không ngừng để tìm ra giải pháp dứt điểm thay vì những giải pháp để xử lý tạm thời.
• Các giải pháp được thực hiện thông qua phương pháp 5W2H cần phải trực quan nhất có thể, tránh tình trạng gây nên những tác dụng phụ đòi hỏi phải có thêm hành động để ngăn chặn.
• Đừng bao giờ hài lòng với ý tường ban đầu: đề cử thêm một vài cách tiếp cận nữa đối với nhiều tình huống khác nhau, giúp bạn gia tăng lựa chọn và phạm

Câu trả lời cho từng câu hỏi cho phương pháp 5W2H

Việc trả lời câu hỏi trong phương pháp 5W2H có thể đơn giản, nhưng vẫn yêu cầu một số lưu ý. Nếu câu trả lời quá mơ hồ, nhân viên của bạn sẽ không hiểu được những gì mà bạn thực sự cần. Từ kinh nghiệm của những người đã ứng dụng tốt phương pháp 5W2H, trước khi bắt đầu triển khai, các quản lý cần phải đề cập, suy xét lại kế hoạch chiến lược,  trả lời kỹ lại những câu hỏi từ vấn đề bạn cần giải quyết.

Dưới đây sẽ là một vài tips giúp bạn có thể trả lời những câu hỏi trong sơ đồ 5W2H

WHAT? – Cái gì?

Câu trả lời cho câu hỏi này liên quan đến phạm vi dự án, quy trình và nhiệm vụ cụ thể cho từng đội ngũ, thành viên.
Đầu tiên bạn có thể vẽ ra toàn cảnh dự án, giúp đỡ và đảm bảo tất cả thành viên có thể hiểu được từng ngữ cảnh của nó.
Giả sử phạm vi dự án là lập cấu hình cho quy trình tuyển dụng nhân sự, vậy những nhân sự liên quan họ sẽ phải làm những gì. Có thể là:
• Tìm kiếm ứng viên mới phù hợp với vị trí công ty
• Sàng lọc, đánh giá ứng viên

WHY? – Tại sao?

Đây sẽ là một trong những câu hỏi quan trọng nhất.

Trong mối quan hệ với quy trình, nó tạo ra ý nghĩa của quy trình đó. Vậy ở ví dụ phía trên, việc thiết kế quy trình tuyển dụng, giúp tối ưu hóa quy trình đó. Xây dựng kế hoạch để lựa chọn được những ứng viên sáng giá nhất, phù hợp nhất đối với công ty.

Đối với những quy trình khâc, câu hỏi này xác định lý do tiến hành những công việc đó.

WHERE? - Ở đâu?

Nơi mà mọi thứ sẽ diễn ra và nơi mà quy trình sẽ có hiệu lực.

Trong trường hợp một quy trình hay một dự án liên quan đến nhiều phòng ban và nhiều thành viên khác nhau, bằng câu hỏi này chúng ta sẽ trả lời được công việc sẽ được triển khai ở đâu, địa điểm mà họ có thể bàn bạc và làm việc cùng với nhau. Một trong số đó bao gồm các phương tiện để giao tiếp như Slack, Microsoft team,.. hay các công cụ quản lý quy trình tự động.

Ngoài ra, câu trả lời ở đâu còn biểu thị tới vị trí mà hành động đó sẽ có hiệu lực để nhân viên có thể hiểu rõ hơn kết quả mà nó mang lại.

Ví dụ, danh sách những ứng viên sẽ được chia sẻ trên one drive của công ty. Và những ứng viên đó sẽ ứng tuyển vào bộ phần nào?

WHEN? – Khi nào?

Việc chỉ thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của dự án, quy trình là không đủ.

Thay vào đó, hãy tạo ra một timeline cho từng hành động của quy trình. Thời gian bắt đầu và chuyển giao tiếp nhiệm vụ của từng nhân viên, từng bên liên quan trong quy trình.

WHO? – Là ai?

Rõ ràng, câu hỏi này đề cập đến ai là người chịu trách nhiệm để tiến hành những bước, từng nhiệm vụ trong quy trình. Trong một vài trường hợp, lại đề cập đến một vài nhân viên sẽ làm việc cùng nhau để thực hiện cùng một nhiệm vụ. Đây là cách hiệu quả để ngăn chặn việc hai người làm công việc giống nhau, hơn là giúp đỡ nhau cùng thực hiện công việc đó

 

HOW? – Bằng cách nào?

Để giải thích “how” cần phải đề cấp đến một vài giả thiết

Đây có thể là mô tả chi tiết cách để hoàn thành nhiệm vụ, ví dụ: tìm kiếm ứng viên bằng cách đăng thông báo lên các trang tuyển dụng, công tác với các kênh tuyển dụng uy tín để thu hút ứng viên.

Nhưng hầu hết, câu hỏi xác định phần mềm, phương pháp công cụ nào được sử dụng để hỗ trợ công việc.

Ví dụ:
• Thiết kế quy trình trên nền tảng BPM – nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp
• Phát triển kế hoạch dựa trên phương pháp 5W2H
• Triển khai các hoạt động dựa vào quy trình đã thiết kế trên nên tảng BPM
Bằng cách này, mỗi cá nhân sẽ “ cùng chung một tiếng nói” và tránh việc xung đột, trồng chéo công việc, tránh gây ra sự nhầm lẫn không đáng có.
Tưởng tượng lại trường hợp về công tác tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng gửi cho bộ phận đang có nhu cầu tìm kiếm vị trí về thông tin ứng viên. Nhưng file tổng hợp ứng viên không thể mở được ra do file không tương thích với máy tính của họ.
Nếu họ cùng thống nhất cách thức truyền tin, sự việc này sẽ không xảy ra.

HOW MUCH? – Bao nhiêu?

Chúng ta cuối cùng đã đến ngân sách dự án.

Ngoài việc xác định chi phí liên quan đến tiền bạc, một yêu tố quan trọng không kém là yếu tố thời gian. Công việc đó được hoàn thành với bao nhiêu thời gian.

Việc trả lời câu hỏi này cũng là một trong các yếu tố để xác định chất lượng quy trình.

Kết luận

Bạn đã bao giờ nghe đến công nghệ quản lý quy trình doanh nghiệp chưa? Nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp như EZ-BPM tạo điều kiện thuần lợi cho việc áp dụng phương pháp 5W2H như một cách tiếp cận để cải thiện quy trình doanh nghiệp. Các chuyên gia EZ-BPM sẽ cùng bạn trả lời từng câu hỏi để thiết kế được những quy trình tối ưu nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai tự động các quy trình đó thông qua cấu hình đã được thiết lập sẵn.

Cùng xem nền tảng EZ-BPM giúp bạn trả lời những câu hỏi trong phương pháp 5W2H như thế nào nhé…( Còn tiếp)