Định kiến về phần mềm quản lý quy trình của doanh nghiệp nhỏ

Rào cản lớn nhất để các doanh nghiệp nhỏ và vừa đồng ý lựa chọn phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp đến từ chính bản thân họ. Một quy trình vận hành của doanh nghiệp nhỏ thường tương đối đơn giản, không cần đến sự tham gia của quá nhiều nhân sự và các thông tin, dữ liệu, điều khoản kèm theo.

Một số công ty khác lo lắng rằng, với hạn chế của đội ngũ kỹ thuật, lập trình, họ không đủ khả năng để triển khai và sử dụng những phần mềm, ứng dụng phức tạp.

Tuy nhiên, hiểu được điều này, một vài nền tảng quản lý quy trình như EZ-BPM được thiết kế dựa trên nhu cầu của mọi tập khách hàng. Chúng tôi không những cải thiện hoạt động của các doanh nghiệp lớn mà còn có thể gia tăng giá trị của các doanh nghiệp nhỏ

Một vài lý do khiến những tổ chức nhỏ luôn do dự, chần chừ khi lựa chọn phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp.

Hầu hết những doanh nghiệp nhỏ luôn bỏ qua đến những lợi ích to lớn mà một hệ thống quản lý quy trình hiệu quả đem lại. Họ sẽ thường tập trung đến việc những gì họ nhận được không tương xứng với những khoản đầu tư mà họ đã bỏ ra. Họ lo lắng rằng mình sẽ chỉ tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc cho một phần mềm mà họ nghĩ không đem được lợi ích gì cho họ.

Tuy nhiên, không có một doanh nghiệp nào là quá nhỏ để có thể tận dụng một phần mềm quản lý quy trình vận hành. Thậm chí với một công ty chỉ với 6 thành viên, tổ chức đó vẫn cần phải có hệ thống tài chính, bộ phận bán hàng và phòng HR,…

Rất nhiều doanh nghiệp lớn đã thành công sử dụng công cụ quản lý quy trình đều tin rằng, phần mềm BPM tác động tích cực đến văn hóa và vấn đề quán lý của họ ngay từ khi bắt đầu. Ngoài ra, để tạo nên lợi thế cạnh tranh, nền móng vận hành vững chắc, việc sở hữu một phần mềm quy trình quản lý thông minh là vô cùng quan trọng.

Làm cách nào để những doanh nghiệp nhỏ nhận được những lợi ích từ phần mềm quản lý quy trình ?

Ba nhân tố sau đây sẽ trả lời cho câu hỏi ở phía trên

Giá trị thông tin

Những lãnh đạo của doanh nghiệp nhỏ luôn phải sẵn sàng để chia sẻ thông tin và nắm bắt mọi thông tin của tổ chức. Họ sẽ dùng những thông tin đó làm cơ sở để vận hành tổ chức của mình một cách tốt hơn. 

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp như EZ-BPM sở hữu những quy trình tự động, giúp công tác quản lý trở nên dễ dàng hơn. Tất cả các đầu việc đều tự động chuyển đến người đứng đầu, các đầu việc đều được hệ thống, hiển thị trực tiếp trên màn hình, được phân loại rõ ràng. Nhờ vào tính năng đó mà quản lý sẽ không cần tốn thời gian lục tìm lại các email, trả lời nhân viên.

phan mem quan ly quy trinh

Mục đích của phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp là phá vỡ những rào cản từ hệ thống, liên kết toàn bộ tổ chức trên cùng một nền tảng, phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp. 

Những doanh nghiệp nhỏ thường không có những thử thách này vì cầu trúc tổ chức của họ thường nhỏ và đơn giản, không bị phân chia thành từng cấp khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp càng nhỏ, họ sẽ càng dễ dàng lĩnh hội được tầm quan trọng của quy trình xuyên suốt, các công việc được triển khai từ đầu đến cuối.

Tầm quan trọng của quản lý tự thân

Trước khi một doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm quản lý quy trình, việc phân tích, đánh giá của lãnh đạo là vô cùng cần thiết.

Ví dụ, sự thiếu hiệu quả của một quy trình xử lý đơn hàng khách hàng trong một thời gian dài để lại rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Những người vận hành doanh nghiệp luôn kiểm tra lại từng bước để tìm ra từng lỗi sai trong quy trình của họ. 

 Rất nhiều người trong số họ nói rằng, “ chúng tôi vẫn luôn làm như thế, nhưng cách này sẽ không bao giờ hiệu quả trong tương lai. Có thể nhận ra việc quản lý hiệu quả ngay từ đầu sẽ tạo ra rất nhiều lợi ích, nhất là khi công ty ngày cảng mở rộng và đơn giản hóa nhiều vấn để trong tương lai. Khi một quy trình bán hàng được khắc phục kịp thời, việc triển khai hàng trăm đơn hàng tiếp theo sẽ được kiểm soát toàn diện.

Chúng tôi luôn khuyên các khách hàng là doanh nghiệp nhỏ nên tập trung vào triển khai các quy trình từ đầu đến cuối và thiết lập mục tiêu cải thiện quy trình trong tương lai. Và sau đó họ sẽ dễ dàng xác định được những khó khăn để đạt được mục tiêu của họ. Với EZ-BPM, quản lý và các thành viên liên quan có thể theo dõi từng quy trình, thông số SLA được thiết lập trong từng bước giúp phát hiện ra điểm tắc nghẽn để tìm ra biện pháp khắc phục kịp thời.

Dễ dàng sử dụng

Với nền tảng EZ-BPM, chúng tôi có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng, triển khai nền tảng. Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ không cần tốn chi phí cho chuyên gia IT vì họ sẽ được đăng ký dịch vụ trọn gói. 

 Tất cả những công tác liên quan đến bảo trì, nâng cấp hệ thống đều do chuyển gia EZ-BPM đảm nhận. Hơn thế nữa, phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp của chúng tôi được triển khai trên nền tảng Sharepoint Online, người dùng chỉ cần truy cập vào trang web từ bất kể mọi thiết bị, sử dụng linh hoạt mọi lúc, mọi nơi.

Quan trong nhất, gói dùng thử miễn phí giúp khách hàng tự do trải nghiệm những tính năng của nền tảng. Sau khi hết hạn dùng thử, nếu khách hàng có nhu cầu triển khai, các chuyên gia EZ-BPM sẽ thiết kế lại cấu hình của mọi quy trình theo đúng nhu cầu, mô hình, cơ cấu của doanh nghiệp.

Kết luận

Còn rất nhiều lý do tiềm ẩn khác có thể chứng minh việc sở hữu một phần mềm quản lý quy trình là vô cùng quan trọng. Lời khuyên của chúng tôi với những doanh nghiệp nhỏ rằng: Mặc dù họ không cần sử dụng phần mềm quản lý quy trinh ngay từ đầu , tuy nhiên, họ chắc chắn sẽ phải cân nhắc đến vấn đề đó ngay khi doanh nghiệp đó bắt đầu trở nên chuyên nghiệp hóa.

risk management copy 3