Làm cách nào để thuyết phục lãnh đạo tự động hóa tổ chức ?
mai quynh November 5, 2020 Chuyển đổi số

Hãy thử tưởng tượng bạn có 30 phút trước lãnh đạo để thuyết phục họ đầu tư vào phần mềm tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Bạn đã chuẩn bị đầy đủ mọi thứ và được sự ủng hộ nhiệt tình từ các đồng nghiệp. Yếu tố đầu tiên giúp bạn thành công là luôn tư duy để chứng minh cho lãnh đạo thấy doanh nghiệp của họ đang cần được cải tiến, phát triển chứ không phải  bạn đang ủng hộ một dự án IT nào đó . Việc doanh nghiệp có thể theo kịp hoặc vượt xa đối thủ, đứng vững trong cuộc chiến chuyển đổi số đều nhờ vào nền tảng mà bạn sẽ giới thiệu.

Trước tiên, hãy tập hợp những ví dụ từ những công ty đi trước để khơi gợi nguồn cảm hứng cũng như tham khảo sự thành công của họ để chứng mình cho các nhà lãnh đạo thấy quy trình tự động đang dần trở thành “ động lực thúc đẩy năng suất” cho các doanh nghiệp hiện nay.

Tuy nhiên, đưa những ví dụ về các doanh nghiệp đã sử dụng nền tảng là chưa đủ vì bạn không có đủ trình độ để phân tích về tình hình tài chính của một doanh nghiệp khác cũng như sự hiểu biết thị trường bằng cấp trên. Nhưng, đây mới là điều mà các nhà lãnh đạo của bạn quan tâm nhất, và chắc chắn, họ sẽ hỏi trong quá trình bạn giới thiệu về nền tảng. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị sẵn một bản kế hoạch tài chính cụ thể, biến khoản đầu tư của họ thành lợi nhuân.

Bài viết này sẽ giúp bạn tập trung vào phương pháp thuyết phục và khi nào nên thuyết phục lãnh đạo của bạn trong vấn đề tự động hóa doanh nghiệp.

Làm cách nào để thu hút giám đốc, đặc biệt là giám đốc tài chính cho dự án tự động hóa.

Bước đầu tiên trong việc thuyết phục tự động hóa với lãnh đạo là phải biết được tâm lý của giám đốc đó.  Điều quan trọng là phải hiểu giám đốc của bạn nhìn từ góc độ nào khi đưa ra quyết định đầu tư. Để hiểu được điều này tốt hơn, hãy cùng nhìn vào nền tảng của từng lãnh đạo, vì chúng ảnh hưởng đến tiêu chí quyết định của họ:

• Những lãnh đạo xuất thân là kiểm soát viên hoặc có nền tảng kế toán sẽ có xu hướng nghĩ về chính sách tuân thủ và rủi ro của chương trình
• Những lãnh đạo đến từ phía vận hành của tổ chức sẽ nghĩ cách để đưa hiệu quả vào trong toàn bộ doanh nghiệp
• Những lãnh đạo xuất thân từ phòng kế hoạch hoặc phân tích tài chính sẽ muốn kiểm tra dữ liệu được sử dụng trong các giả định và kiểm tra áp lực các biến trong mô hình lợi tức đầu tư (ROI)

Bất kể CFO của doanh nghiệp có xuất phát điểm từ phòng ban nào, họ đều quan tâm tới việc tăng trưởng doanh thu, hạn chế chi phí và rủi ro. Khi bạn  gắn kết với bất kỳ lãnh đạo nào, bạn cần phải trình bày thật tốt về khung đầu tư của nền tảng tự đông hóa đó.

Khi nào cần thu hút lãnh đạo

Tự động hóa là vấn đề của toàn doanh nghiệp. Hiếm khi một nhà lãnh đạo là người quyết định duy nhất. Đây là một quyết định quan trọng đi kèm khoản đầu tư lớn nên sẽ phải có tầm 10 người đưa ra quyết định.

Có  3 giai đoạn mà bạn với tư cách một người thuyết phục có thể trải qua khi kết nối với lãnh đạo. Bắt đầu với việc tạo ra nhận thức và sau đó điều phối hỗ trợ chương trình cho toàn bộ doanh nghiệp  để đạt được sự tán thành.

Hãy luôn tin tưởng vào chính mình. Giá trị mà bạn mang lại cho tổ chức sẽ vô cùng lớn, bạn sẽ nhận ra điều này khi hiểu thấu, đi sâu vào từng giai đoạn thuyết phục.

Bạn là người có khả năng tạo ra kế hoạch ngân sách mà thậm chí nó chưa từng tồn tại. Và không ai có thể tốt hơn bạn khi trả lời các câu hỏi được đặt ra tại 3 giai đoạn đó.

Hãy hướng tới 3 chân trời giá trị

Luôn có hiểu nhầm về nền tảng tự đông hóa quy trình doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo luôn mong muốn ROI sẽ được tính toán nhanh chóng sau khi nền tảng đó được triển khai với một vài quy trình chọn lọc. Từ đó sẽ dẫn đến việc các nhà lãnh đạo sẽ chỉ tập trung về chỉ số ROI mà không để ý đến những lợi ích đầu tiên mà nền tảng mang lại cho các bên liên quan. Điều đó khiến cho giải pháp BPM có thể ngừng hoạt động, hoặc tệ hơn, hoàn toàn không thành công. Việc tự động hóa doanh nghiệp không thể một sớm một chiều tạo ra lợi nhuận, Nó sẽ mất thời gian nhưng sẽ tạo ra cho doanh nghiệp giá trị lâu dài, bền vững.

Những người có cách thuyết phục thành công sẽ thiết lập tầm nhìn về việc chuyển đổi kỹ thuật số đối với mọi nhân viên ngay từ khi bắt đầu. Sau đó, họ cung cấp lộ trình kèm theo các cột mốc thời gian của từng giá trị mà nền tảng mang lại. Do đó, lãnh đạo có thể có quyết định đúng đắn và triển khai nguồn lực  hoặc công việc trong từng giai đoạn đầu tư một cách cẩn trọng hơn

Để có thể thuyết phục một cách hiệu quả nhất, hãy cùng nêu ra 3 nhóm người liên quan được lợi ích từ việc triển khai nền tảng BPM. Nếu bạn có thể tiếp cận được từng nhóm đối tượng liên quan và nền tảng BPM có thể tạo ra giá trị ở từng cấp độ người dùng, quá trình thuyết phục có thể thực hiện mục tiêu tiếp theo

Các doanh nghiệp đầy  tham vọng thường bắt đầu theo cách này để giúp họ trở nên  lớn mạnh hơn từ việc quan tâm đến lợi ích của các nhóm đối tượng sau:

Nhóm người sở hữu quy trình theo diện rộng cải thiện chất lượng và sự tuân thủ đối với những quy trình phức tạp, được triển khai xuyên suốt mọi phòng ban, đơn vị doanh nghiệp, mọi vị trí khác nhau. Công việc này được bắt đầu từ những quy trình đơn giản.

Nhóm người sở hữu dịch vụ của tổ chức nhóm người là khách hàng cũng như đối tác của tổ chức được hưởng lợi khi doanh nghiệp sử dụng nền tảng BPM. Tất cả các quy trình kết nối với đối tác và khách hàng đều được triển khai trong khoảng thời gian tối ưu.                                                                             

Đơn vị lãnh đạo của doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ chức năng trong phòng ban và gia tăng năng suất của từng nhân viên

Những tham vọng này được hỗ trợ bởi mô hình tư động hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, yêu tố trên vẫn chưa đủ để thuyết phục nhà lãnh đạo đồng ý khi sử dụng giải pháp quản lý quy trình tự động.  Cùng đón chờ xem phần tiếp theo để theo dõi trọn vẹn phương pháp thuyết phục đó.

Theo dõi phần 2 Tại đây