Các chỉ số năng suất: Chúng là gì và hoạt động như thế nào?

Các chỉ số về năng suất mang lại sự đo lường chính xác về hiệu quả hoạt động của mọi quy trình vận hành doanh nghiệp.

Chỉ số năng suất là công cụ thường được áp dụng trong quản lý doanh ngiệp, để đánh giá hiệu suất hoạt động và hiệu quả của quy trình doanh nghiệp. Chúng cũng là công cụ đo lường một vài nguồn lực mà công ty thường dùng để mang lại sản phẩm, dịch vụ cụ thể.

chi so nang suat

Photo by Ryland Dean on Unsplash

Thông qua kiểm soát quy trình hiệu quả, dữ liệu đáng tin cậy và luôn được cập nhật, chỉ số năng suất xác định và khắc phục những vấn để tiềm ẩn, bất cứ sự bất thường nào trong các hoạt động của tổ chức, ngăn chặn và để phòng việc đánh mất khách hàng cũng như bản thân của doanh nghiệp đó.

Chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động như thế nào

Một điều quan trọng của chỉ số đo lường hiệu suât nằm ở sự đánh giá và định lượng chính xác của danh sách như “nhân viên sản xuất bán được bao nhiêu sản phẩm và mang lại số lượng dịch vụ bao nhiêu cho khách hàng”. 

Một phương pháp lý tưởng là luôn sử dụng chúng cùng với chỉ số đo lường chất lượng, tạo ra mục tiêu lý tưởng cho sự phát triển và tăng trưởng của tổ chức

Chỉ số năng suất cơ bản hoạt động như sau: đầu tiên nó sẽ thiết lập chỉ số tiêu chuẩn cho quy trình để đo lường, sau khi kết quả hoạt động của quy trình xuất hiện, bước cuối cùng là so sánh hai chỉ số đó để tìm ra giải pháp phù hợp.

Điều quan trọng cần phải nắm được nền tảng của các quy trình trong công ty để thiết lập chỉ số hiệu suất.

Hiệu quả quy trình được hình thành từ chính những chỉ số năng suất đó

Không như kết quả được đo bằng chỉ số chất lượng, luôn luôn là kết quả phần trăm, chỉ số năng suất chỉ ra chính xác tỷ lệ giữa hai đơn vị đo lường: một để đo lượng nguồn lực được áp dụng và một để đánh giá sản phẩm đầu ra.

Một điều rất quan trọng cho các nhà quản lý và những chuyên gia liên quan đến quy trình là xác định và đánh dấu chi tiết tất cả tính năng trong quy trình đó, đặc biệt nhất là hiệu suất của từng cá nhân, nếu không thì kết quả đo lường được không tương thích với thực tế, và tất cả các kế hoạch, hiệu suất, tăng trưởng của công ty có thể bị tổn hại.

Nắm bắt được tính chất của từng quy trình công ty cũng là một việc vô cùng cần thiết vì sản phẩm đầu ra của nó cũng chính là nguồn lực đầu vào của một quy trình tiếp theo.

Ví dụ, quy trình phê duyệt đơn hàng của khách hàng chính là nền tảng cho quy trình tri ân khách hàng, vì khách hàng trong quy trình tri ân khách hàng bắt nguồn từ khách hàng sở hữu số lượng hóa đơn nhất định từ quy trình phê duyệt ban đầu.

Thấu hiểu và quản lý các quy trình hiệu quả từ việc sử dụng nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp.

Tính năng quan trong của một giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp ngoài việc có thể tự động hóa những hoạt động trong quá trình vận hành, giải thoát nhân viên ra khỏi khối lượng giấy tờ, email, và những công việc thủ công khác. 

Các chuyên gia của chúng tôi cũng hiểu được tầm quan trọng của việc đảm bảo chất lượng, thời gian của từng nhiệm vụ trong doanh nghiệp. Vì vậy, các chuyên gia EZ-BPM đã cho ra đời tính năng đành giá, đo lường chất lượng của từng bước trong quy trình nhờ vào việc thiết lập hệ số SLA.

Cùng nhìn một vài ví dụ đánh giá chất lượng quy trình thông qua hệ số SLA

chi so hieu suat

Đây chính là lịch sử phê duyệt quy trình xin nghỉ phép của nhân viên trong công ty. Trong lịch sử, ta có thể nhìn thấy số liệu được điền ở cột SLA là 8. Nghĩa là thời gian để người tiếp thực hiện công việc là 8 giờ làm việc ( thời gian trong chỉ số năng suất SLA ở đây được tính bằng số giờ hành chính).

Phần SLA thực tế (chính là tổng thời gian bắt đầu khi người đó tiếp nhận công việc đến khi người đó hoàn thành cuả mình) . Nhìn vào ví dụ phía trên, tại bước TBP – trưởng bộ phận phê duyệt. Có SLA thực tế là 7.86 nghĩa là trưởng bộ phận phê duyệt trong khoảng 7 giờ số 86 phút . việc theo đúng thời gian yêu cầu.

Khi so sánh giữa kết quả SLA mặc định với SLA thực tế, ta thấy được trưởng bộ phận đã thực hiện công việc trong thời gian quy định. Tuy nhiên, ở bước HCNS- hành chính nhân sự phê duyệt. có chỉ số SLA thực tế là 20.74.

Từ đó ta có thể thấy được bộ phận nhân sự đã không đạt yêu cầu khi xử lý công việc. Chỉ số này giúp các bên biết được công việc đang còn tồn đọng ở đâu, nguyên nhân nào gây nên việc trì hoãn công việc của toàn quy trình, giúp cho bộ phận nhân sự điểu chỉnh để thực hiện công việc theo đúng thời gian yêu cầu.

Tùy vào từng nhu cầu cũng như tính chất hoạt động của từng tổ chức, mà mỗi một doanh nghiệp sẽ được cài đặt chỉ số năng suất khác nhau. Từ đó, tất cả các thành viên liên quan đến quy trình có thể trực tiếp theo dõi được kết quả làm việc, tìm ra được nút thắt và đưa ra được giải pháp phù hợp.