3 Lý do khiến cho nhân viên của bạn không thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc
mai quynh November 3, 2020 Quản Trị

Hãy suy nghĩ lần cuối cùng mà bạn có 1 dự án lớn đang đến kỳ hạn phải hoàn thành. Bạn có tập trung 100% vào dự án đó và hoàn thành một cách tốt nhất hay không? Hay bạn phải chia nhỏ quỹ thời gian của mình cho những công việc ưu tiên, các công việc hành chính và công việc theo nhu cầu của đội ngũ của bạn hay không?

Nếu bạn không thể tập trung tối đa vào dự án của mình, đừng lo lắng, vì đây không chỉ là vấn đề của một mình bạn mà còn là vấn đề của hầu hết tất cả mọi người, những người không thể tập trung tối đa vào công việc thật sự của họ trong hơn vài tiếng mỗi ngày.

Tất cả mọi người, từ CEO đến những trợ lý hành chính mới, gặp rắc rối trong vấn đề tận dụng thời gian. Đây không chỉ là vấn đề của nhân sự – đây là vấn đề của con người.

Vấn đề nhân sự cũng làm tăng thêm vấn đề tài chính. Sự phí phạm thời gian và thiếu sự gắn kết giữa nhân viên thu về một khoản chi phí lớn năng suất bị mất mỗi năm. Chi phí ngày càng gia tăng khi mô hình doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và số lượng nhân viên càng nhiều hơn.

Nhân viên đang dần bị quá tải thông tin

Thông tin quá tải xảy ra khi có rất nhiều dữ liệu mà não bộ của họ không thể xử lý tất cả chúng. Điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến lực lượng lao động.

Nhân viên trong các doanh nghiệp có thể bị tấn công hàng ngày bởi khối lượng thông tin mà họ nhận được quan email, thông báo ứng dụng và từ internet. Và quan trọng nhất là khối lượng thông tin mà họ cần cho công việc của họ. Khi việc quá tải diến ra, khả năng của nhân viên để giải quyết nhiệm vụ và tạo ra quyết định nhanh chóng, thông minh bị giảm xuống.

“Việc quá tải thông tin giảm đi kiến thức, hiệu suất của nhân viên, là nguyên do giảm mức độ thấu hiểu, mức độ tập trung bị xâm phạm và giảm khả năng cải tiến”, theo nghiên cứu của Basex

Email là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc quá tải thông tin.

Việc kết nối nhanh chóng có vẻ như sẽ thúc đẩy năng suất, nhưng trong một khoảng thời gian dài, nó sẽ gây nguy hại đến khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên. Và đừng nghĩ rằng, đây chỉ là vấn đề của nhân viên cấp dưới. Một khảo sát của Flock tìm ra rằng những quản lý cấp cao có nguy cơ trải qua vấn đề quá tải thông tin cao hơn.

Đây có phải là stress không thể tránh được trong môi trường làm việc hiện đại không ? Hãy hy vọng nó không phải.

Đây không phải là sự lười biếng – những người trong một tổ chức thường phải chịu đựng việc quá tải thông tin thường là những người làm việc tốt nhất. Não bộ của con người chỉ có thể giải quyết một khối lượng thông tin nhất định mỗi ngày. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng, nhân viên của bạn có thể tập trung tối đa vào các thông tin quan trọng nhất.

Mọi người đang đấu tranh đề tìm ra ý nghĩa trong công việc lặp đi lặp lại

Tất cả mọi nhân viên đều muốn làm những công việc ý nghĩa, những công việc giúp họ có thể tận dụng tài năng và khả năng của họ. Một công việc ý nghĩa không chỉ giúp họ kiếm thêm thu nhập cho bản thân, đó là điều cần thiết để nhân viên có thể dụng võ, vận dụng khả năng của bản thân để hoàn thành tốt công việc.( Đây cũng chính là nhân tố quyết định xem nhân viên đó có muốn ở lại với doanh nghiệp trong một thời gian dài hay không)

Theo nghiên cứu của Deloitte, “Talent 2020: Surveying the Talent Paradox from the Emloyee Perspective”, chỉ ra rằng một mối tương quan chặt chễ với những nhân viên cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa với dự định làm việc lâu dài tại tổ chức

Bên cạnh tầm quan trọng vô cùng rõ ràng củ một công việc có ý nghĩa, nghiên cứu về năng suất toàn cầu bởi Unit4 chỉ ra rằng “ trung bình, nhân viên văn phong dành khoảng 552 tiếng một năm (69 ngày làm việc) để hoàn thành những công việc hành chính hay những công việc lặp đi lặp lại”

Công việc lặp đi lặp lại chính là sự đối lập của công việc ý nghĩa. Nó tiêu tốn sức lực, thời gian của nhân viên cho một công việc nhàm chán, không thỏa mãn, làm giảm sức mạnh của họ.

Theo Sheryl Kovach, chủ tịch và CEO của Kandor Group, khi nhân viên không cảm thấy thử thách, họ thường cảm thấy nhàm chán, và khi nhân viên cảm thấy nhàm chán, động lực của họ bị sụt giảm. Mức độ cam kết của họ với tổ chức bắt đầu bị ảnh hưởng.”

Những nhân viên không thể gắn kết với một công việc ý nghĩa thì không thể gắn kết với công việc của họ.

Cái giá phải trả cho sự thiếu gắn kết chính là sự nghỉ việc, vắng mặt và thiếu hụt năng suất. Và đó là chi phí đầu tiên phải trả cho nhân viên làm những công việc có giá trị thấp.

Khi nhân viên không thể sử dụng năng lực và sự sáng tạo của họ vào công việc, công việc của họ cũng sẽ bị trì trệ.

Để gắn kết nhân viên và chuyển đổi sự tập trung của họ đến với những công việc có giá trị hơn, các tổ chức cần phải tìm cách đề giải quyết những công việc lặp đi lặp lại.

Con người đang tiêu tốn thời gian để xử lý “Multitasking” mà hộ không nhân ra điều đó

Khi hầu hết chúng ta đều nghĩ ràng chúng ta có thể làm hiệu quả nhiều công việc cùng một lúc, con người thực chất không thể làm được “multitasking”

Thứ mà chúng ta đang gọi là Multitasking trên thực tế là sự thay đổi ngữ cảnh công việc – tập trung toàn bộ sự tập trung từ nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng. Chúng ta có vẻ trong rất năng suất khi làm việc như vậy, nhưng trên thực tế nó đang khiến chúng ta rời xa năng suất hơn

Việc thay đổi ngữ cảnh là một trong những nhân tố ẩn và vô cùng nguy hiểm ảnh hưởng đến năng suất nhân viên. Nó không chỉ gây tổn thất năng suất, mà nó còn ảnh hưởng tiêu cực đến trí tuệ, sự tập trung của nhân viên trong một thời gian dài.

Một sự thật đáng buồn rằng bạn không thể di chuyển giữa các nhiệm vụ một cách nhanh chóng khi bạn đang trong trạng thái “multitasking”.

Khi bạn di chuyển nhiệm vụ – để kiểm tra một công việc gián đoạn, kiểm tra email, hay giải quyết công việc khẩn cấp – nó chiếm gấn như nửa giờ đồng hồ để quay trở lại sự tập trung cho công việc ban đầu.

Multitasking và sự gián đoạn liên tục gây tổn hại đến nhân viên bằng nhiều cách như tăng áp lực, giảm tinh thần và khả năng sáng tạo của nhân viên. Điều đó, tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của nhân viên trong cả khoảng thời gian ngắn lẫn thời gian dài, tác động đến tinh thần và sức khỏe của họ.

Đây chỉ là một sự thật hiển nhiên: không ai chiến thắng khi nhân viên không có môi trường mà họ cần để tập trung cho những ưu tiên mà không có sự gián đoạn và sao nhãng.

Làm cách nào để bạn có thể khắc phục những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất nhân viên.

Cái giả phải trả cho việc quá tải thông tin, công việc lặp đi lặp lại, và multitasking chiếm quá nhiều sự tập trung của mọi người. Tất cả vấn đề và giải pháp đều xảy ra trong môi trường này. Khi con người có thể làm việc theo cách mà họ mong muốn, họ có thể nhận được rất nhiều lợi ích từ đó.

Nhưng để có thể tạo ra môi trường làm việc như vậy, các tổ chức cần suy nghĩ lại cách mà họ làm việc. Dưới đây là một vài phương pháp đơn giản để có thể bắt đầu:

Tạo ra các nguyên tắc để chống lại sự quá tải thông tin

Chúng ta đều mong muốn sẽ có một cách để cắt giảm thông tin tấn công nhân viên. Nhưng hiện nay, đều không có phương pháp, một phương pháp được coi là hiệu quả trong thời gian gần đây là tạo ra khuôn khổ để xử lý các thông tin đó.\

Vì sự quá tải email là một trong những yếu tố to lớn ảnh hưởng đến năng suất nhân viên, đây là nơi tốt nhất để bắt đầu giải quyết.

Dưới đây là một số cách để giúp ngăn ngừa việc quá tải thông tin từ email:
• Tạo ra nhưng nguyên tắc cho email: Những nguyên tắc như khi nào (và khi nào không) thêm một người vào trong email hoặc lựa chọn tính năng Reply all để cắt giảm số lượng lớn email. Khuyến khích nhân viên để viết những email mang tính hành động để đồng nghiệp có thể xử lý một cách hiệu quả.
• Tạo ra những nguyên tắc ưu tiên. Giúp cho nhân viên hiểu ra làm cách nào để ưu tiên hóa những công việc quan trọng thay vì đánh mất sự tập trung của họ vào những nhiệm vụ cấp thiết nhưng không quan trọng (như việc phản hổi email nhanh chóng)
• Tận dụng những công cụ để hệ thống hóa quản lý email.Từ những sự tự động hóa đơn giản đến những nền tảng tự động toàn diện , có rất nhiều cách để sử dụng công nghệ để giảm nhẹ tinh thần cho nhân viên của bạn

Gia tăng những công việc ý nghĩa và giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại

Mọi nhân viên cảm thấy vui mừng hơn nếu họ có thể xóa bỏ những công việc lặp đi lặp lại. Nhưng điều đó không thể xảy ra, thay vì đó, bạn có thể chiến đấu với ảnh hưởng tiêu cực từ nó. Để làm được điều này, bạn cần phải giảm thiểu khối lượng công việc lặp đi lặp lại và gia tăng số lượn công việc có ý nghĩa.

• Xây dựng tính đa dạng trong công việc của nhân viên. Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân vuên có khả năng thay đổi tần suất công việc lặp đi lặp lại sẽ không cảm thấy nhàm chán và bực bội một cách nhanh chóng. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy tự do khi thay đổi thời gian thực hiện nhiệm vụ.
• Sửa đổi quy trình doanh nghiệp. Những quy trình không có hiệu quả sẽ dẫn tới công việc lặp đi lặp lại. Xem xét lại quy trình tổ chức cụa bạn để nhìn vào khổi lượng công việc, thời hạn của hệ thống và những yếu tố dư thừa. Nhờ đó, những công việc lặp đi lặp lại sẽ tự nhiên được giảm thiểu.
• Tự động hóa công việc.Nhân viên đang bị mắt kẹt trong việc đảm nhận những công việc nhàm chán, nếu công việc đó diễn ra cả ngày sẽ khiến họ cảm thấy mình như một con robots. Vậy tại sao không thêm những phần mềm tự động để giải quyết những công việc lặp lại đó? Tự động hóa công việc sẽ giúp cho nhân viên tập trung vào công việc có ý nghĩa, thử thách hơn, sự gắn kết nhân viên cũng được cải thiện.

Nhấn mạnh những suy nghĩ thấu đáo hơn là multitasking

Multitaking làm rạn nứt sự chú ý và ngăn cản nhân viên làm những công việc mà họ mong muốn. Để sửa chữa những tổn thất từ những trạng thái công việc khiến nhân viên bị phân tâm này, bạn sẽ cần thay đổi văn hóa multitasking của công ty bằng một nhiệm vụ tập trung.

• Hãy để cho nhân viên cảm thấy ổn khi từ chối: Họ cảm thấy không sao khi không trả lời email ngay lập tức; cảm thấy không sao khi đóng cửa không gian làm việc; cảm thấy không sao khi đặt phòng hội thảo nếu học cần thực hiện một dự án có giá trị cho doanh nghiệp. Những nhân viên được trao quyền thiết lập ranh giới là nhân viên có thể tập trung.
• Ưu tiên tập trung thời gian vào những công việc quan trọng. Khuyến khích thiết lập ranh giới là không đủ. Các lãnh đạo cần phải tạo ra văn hóa nhấn mạnh công việc quan trọng hơn là trạng thái bận rộn. Những nhân viên sẽ không thể theo đuổi những công việc quan trọng nếu công ty khen thưởng những nhân viên trong trạng thái “sẵn sàng” thay vì những nhân viên thiết lập ranh giới.
• Ưu tiên giao tiếp rõ ràng. Nếu lãnh đạo gây quá tải nhân viên với nhiều dự án và không thiết lập quy tắc cho sự ưu tiên, nhân viên đó sẽ không thể tránh khỏi tình trạng multitask. Thay vào đó, hãy tạo ra những kỳ vọng và sự ưu tiên rõ ràng. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy biết ơn với sự chú tâm tốt hơn.

Đã đến lúc để suy nghĩ lại công việc

Chúng ta cần đánh giá lại cách thực hiện công việc. Hệ thống hiện tại của các doanh nghiệp – từ việc mở kế hoạch công việc đến đảm nhận email – thường vận hành ngược lại với môi trường hoạt động giúp nhân viên thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Bằng việc suy nghĩ lại cách tiếp cận của tổ chức để hoạt động và thay đổi văn hóa ủng hộ nhân viên, họ có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận hành.

Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên được trao quyền để tạo ra kết quả, khả năng tốt nhất. Trong môi trường này, họ không phải là những người bị động.

EZ-BPM có thể giúp gì cho doanh nghiệp của bạn?

Với nền tảng quản lý quy trình tự động, các bước trong từng quy trình vận hành, từ những thủ tục hành chính đơn giản như đặt phòng, đặt xe đến chu trình tuyển dụng, onboarding và hoạt động phê duyệt, hợp đồng, chính sách doanh nghiệp, đều được triển khai tự động đến các bên liên quan. Người tạo quy trình sẽ không phải mất thời gian để soạn thảo, gửi và đôi khi giải thích email cho các bên, giảm thiểu tối đa lượng công việc giấy tờ và dành thời gian, sự tập trung cho những dự án quan trọng khác.

Không những vậy, nhân viên có thể theo dõi toàn bộ công việc vận hành của mình, lịch sử giữa các bước, tìm ra nút thắt để từ đó cải thiện quy trình.

Nguồn: Kate McDaniel