Làm cách nào để nhận ra và quản lý các phong cách làm việc khác nhau của từng nhân viên trong phòng ban
mai quynh October 30, 2020 Quản Trị

Phong cách làm việc – hãy cách mà chúng ta nhìn nhận, tái cấu trúc, tổ chức và hoàn thành công việc – là nền tảng xây dựng nên cách thức vận hành, phát triển và tạo ra nỗ lực của tổ chức hiện nay.

Nếu các thành viên trong công ty hoạt động theo cách tuyến tính, làm theo kế hoạch cho trước và đi theo hướng phân tích để hoàn thành dự án, công ty đó sẽ không bao giờ đạt được những sáng kiến mới lạ, những ý tưởng giúp công ty ngày càng đi lên. Và nếu mọi cá nhân trong tổ chức có được một bức tranh toàn cảnh, đầy chiến lược và sáng kiến tiếp cận để hoàn thành dự án và tức giận với một kế hoạch mà họ nhận ra đang vượt quá ngân sách hoặc đang chậm tiến độ. Cả hai trường hợp này, nếu hoạt động riêng lẻ, không thể hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh trong một thời gian dài.

Lúc này, hãy bắt đầu nghĩ về việc phát triển sự đa dạng trong phong cách làm việc của từng thành viên trong nhóm. Dưới đây là ba cách dễ dàng, và cũng quan trọng nhất để tìm kiếm những phong cách làm việc khác nhau trong đội ngũ của bạn.

1.Xác định luồng chảy công việc của mỗi thành viên trong nhóm

Trong trò chơi poker, mỗi một chi tiết nhỏ cũng có thể tiết lộ được rất nhiều thữ: Người chơi sẽ theo dõi xu hướng cược và sự thay đổi về từng cử chỉ để đánh giá đối thủ. Chúng ta cũng có thể phán đoán được phong cách làm việc của từng thành viên trong nhóm theo phương pháp như trên.

Để nhanh chóng xác định được phong cách làm việc của đồng nghiệp, hãy cùng suy nghĩ đến những câu hỏi dưới đây:

– Thành viên trong nhóm thường xuyên hoàn thành sớm công việc, trước thời hạn; hay chờ đợi để bắt đầu làm việc ở những giây phút cuối cùng ?
– Thành viên trong nhóm gửi một email dài như tiểu thuyết hay gửi email chỉ với một vài từ thôi ?
– Cử chỉ của thành viên trong nhóm sử dụng cử chỉ tay khi nói chuyện hay họ theo chiều hướng kiểm soát hành vi hơn ?

Quan sát các thành viên trong nhóm và nhận ra những gì mà họ đang thể hiện, cả tinh tế và công khai, sẽ giúp bạn xác định được phong cách làm việc của họ.
Theo FastCompany, trong bất kỳ văn phòng nào, bạn sẽ phân biệt được 4 kiều làm việc như sau:

• Logic, phân tích, tuyến tính và theo xu hướng dữ liệu
• Có tổ chức, tuần tự, có kế hoạch và theo xu hướng chi tiết
• Hỗ trợ, nhiệt tình, theo xu hướng cảm xúc
• Tầm nhìn rộng lớn, tích hợp và theo xu hướng sáng kiến

2. Tận dụng sức mạnh của từng phong cách công việc của các thành viên trong nhóm

Bây giờ bạn có thể nhận thức được sự khác nhau trong cách các thành viên của bạn làm việc và có thể cảm nhận được một trong bốn phong cách mà họ hướng tới. Nhờ đó, trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận có thể tận dụng những điểm mạnh đặc biệt mà từng phong cách có thể đóng góp cho phòng ban, tổ chức.

Nhóm người theo phong cách “logic, phân tích, tuyến tính và theo xu hướng dữ liệu” có điểm mạnh là phân tích dữ liệu, xử lý logic và giải quyết những vấn đề phức tạp. Họ tập trung vào việc đạt được những nhiệm vụ, mục tiêu đã được xác định từ trước, đảm bảo tất cả mọi thứ đều nằm trong ngân sách.

Nhóm người theo phong cách “Có tổ chức, tuần tự, có kế hoạch và theo xu hướng chi tiết” có điểm mạnh là thiết lập trật tự, cấu trúc của dự án, nhiệm vụ một cách hợp lý, đúng đắn. Họ không bao giờ xảy ra sai sót về lỗi đánh máy và đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng thời gian quy định.

Nhóm người theo phong cách “Hỗ trợ, nhiệt tình, theo xu hướng cảm xúc” có điểm mạnh xây dựng mối quan hệ, tạo điều kiện tương tác với cả nhóm, có sức thuyết phục và đưa ra ý tưởng. Họ sẽ đảm bảo tất cả những bên liên quan trong dự án có thể bắt kịp nhiệm vụ và đem lại cho họ cảm nhận những sáng kiến mà họ đem đến đều có ích cho tổ chức, khuyến khích thảo luận.

Nhóm người theo phong cách “Tầm nhìn rộng lớn, tích hợp và theo xu hướng sáng kiến” họ có sức mạnh trở thành một chất xúc tác cho sự thay đổi tích cực, đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề, tích hợp và tổng hợp những ý kiến khác nhau. Bạn có thể đảm bảo sự đa dạng giữa các ý kiến, và đảm bảo rằng cả nhóm không trì trệ.

3. Đảm bảo những phong cách làm việc khác nhau được kết hợp cho từng và cho tất cả dự án

Nếu thực hiện bất cứ dự án nào, các nhóm trưởng có thể đảm bảo từng phong cách làm việc khác nhau được kết hợp trong nhóm. Trên thực tế, không có một cá nhân nào có thể đại diện và bao gồm cả 4 phong cách làm việc, nhưng bạn có thể đảm bảo những tiếp cận và tư duy của họ được biểu hiện ra bằng cách hỏi:

• Mục tiêu là gì ?
• Deadline là gì ?
• Những dự liệu hoặc sự thật nào là cần thiết ?
• Làm cách nào để dự án có thể được triển khai ?
• Làm cách nào để dự án có thể hoàn thành ? Việc thiết lập kế hoạch dự án có thực sự cần thiết ?
• Các thông tin trong dự án được giao tiếp như thế nào ?
• Đối tượng liên quan đến dự an là ai ?
• Ai là người cần liên quan đến quy trình ?
• Ai có thể hỗ trợ để đạt được mục tiêu trong dự án ?
• Đâu là khoảng cách giữa thực tế và kỳ vọng trong dự án ?
• Tại sao dự án lại trở thành vấn đề đối với đội ngũ và tổ chức ?
• Những trở ngại bạn có thể dự đoán được khi bạn thức hiện dự án nào?

Trả lời những câu hỏi này để phát triển kế hoạch dự án.
Có giá trị của sự đa dạng trong phong cách làm việc của đội ngũ. Bằng việc theo dõi phong cách làm việc khác nhau của từng đồng nghiệp, tận dụng thế mạnh của từng phong cách đó, và đảm bảo tất cả những phong cách làm việc được hiện hữu trong dự án. Việc định vị các thành viên trong nhóm và tại doanh nghiệp giúp tổ chức đổi mới, phát triển và bền vững.