Cách quản lý xung đột trong đội ngũ khi phải làm việc từ xa
mai quynh October 30, 2020 Quản Trị

Việc xung đột trong môi trường làm việc là không thể tránh khỏi. Không những vậy, việc quản lý những xung đột đó ngày càng khó khăn hơn khi họ không thể lúc nào cũng ở gần nhau để trực tiếp trao đổi. Thậm chí, trong thời đại Covid hiện nay cũng như xu hướng làm việc xa văn phòng đang dần phổ biến, các thành viên trong nhóm hoặc giữa các nhóm đều không có mặt tại tổ chức, khiến cho việc nắm bắt thông tin, nhiệm vụ trở nên phức tạp, không thể cùng nhau bảo đảm năng suất, khiến cho rủi ro ngày càng cao hơn. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm được những nguyên nhân xảy ra xung đột kèm theo những biện pháp giúp ngăn chặn xung đột xảy ra, và khi nó xảy ra, cần phải quản lý những xung đột đó thế nào.

4 Nguyên nhân hình thành nên sự xung đột giữa các nhóm ảo

1. Khoảng cách giao tiếp

Việc truyền đi thông điệp giữa các nhóm, các thành viên trong nhóm tưởng chừng là một công việc tương đối dễ dàng khi có nhiều phương tiện hỗ trợ như Video Calls, tin nhắn, emails. Nhưng có đảm bảo được rằng thông điệp và nhiệm vụ mà họ truyền đạt có thực sự chi tiết và đầy đủ khiến cho các thành viên hay các bộ phận khác nắm rõ được yêu cầu hay không.

Trên thực tế, việc trao đổi qua mail, tin nhắn cũng khiến cho thông tin dễ bị mất kiểm soát. Tưởng tượng được rằng, một ngày, họ không chỉ làm 1 công việc với một nhóm, mà còn phải giao tiếp với nhiều nhóm, nhiều thành viên khác nhau để thực hiện vài nhiệm vụ cùng lúc. Khi đó, giao tiếp bằng email, tin nhắn thực sự tốn thời gian. Thậm chí, họ sẽ phải gửi đi gửi lại nhiều lần để giải thích rõ hơn về nhiệm vụ cũng như thông tin được chuyển đi. Sự chậm chễ và phức tạp trong việc truyền đạt thông tin cũng khiến cho nhiệm vụ trở nên không rõ ràng, không được sự thống nhất của các bên, xung đột cũng sẽ xảy ra từ đây.

2. Xung đột giữa các cá nhân

Sự đa dạng trong cá tính giữa các thành viên cũng có thể coi là điểm lợi của nhóm vì họ sẽ có những quan điểm, những sàng kiến khác nhau. Tuy nhiên, việc đó cũng sẽ gây nên sự hiểu lầm và đụng độ giữa những ý kiến. Việc trao đổi thông tin và nêu ý kiến là không hề sai. Tuy nhiên, nếu các luồng công việc hay các quy trình không có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng, hệ thống thông tin sẽ bị chồng chéo, mối quan hệ giữa các thành viên dần trở nên ngày càng căng thẳng hơn.

3. Sự khác nhau về phong cách làm việc

4 loại hình phong cách làm việc sẽ quyết định cách mà các cá nhân trong đội ngũ hoàn thành công việc như thế nào. Một người triển khai và làm công việc nhanh chóng sẽ cảm thấy công việc bị đình trệ khi một thành viên khác giải quyết công việc ở trạng thái chậm rãi hơn. Phong cách làm việc có thể khác nhau tùy vào tính chất, khối lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban.  Việc chờ đợi người khác phản hồi về tin nhắn hoặc công việc cũng tạo nên sự căng thẳng.

4. Xung đột giữa các nhiệm vụ

Theo một vài định nghĩa, xung đột giữa các nhiệm vụ là xung đột giữa các vấn đề cụ thể như phân công nguồn lực , những luồng ý kiến khác nhau về cách thực hiện các bước trong quy trình cũng như chính sách, sự kỳ vọng về kết quả đạt được tại nơi làm việc, cách phán đoán và giải quyết vấn đề.

Làm cách nào để đề phòng xung đột giữa các nhóm

Vì khi các nhân viên không có mặt ở văn phòng, họ sẽ không thể biết được điều gì đang chờ đợi họ, tất cả đều rất mông lung. Muốn ngăn chặn sự xung đột trong nhóm, những chi tiết cần phải được để ý hơn nữa.

Xây dựng lòng tin để phòng tránh xung đột trong nhóm

Mức độ lòng tin với nhóm ngày càng cao thẻ các thành viên trong nhóm càng cảm thấy an toàn để lên tiếng, đặt câu hỏi hoặc đưa ý kiến mà không có sự e ngại về việc những ý kiến của họ có thể hủy hoại mối quan hệ giữa các thành viên hoặc danh tiếng”

Có một sự liên kết chặt chẽ giữa lòng tin và thành công của đội nhóm. Lòng tin giúp các thành viên trong nhóm tin được rằng những người khác có thể hoàn thành công việc đúng như những gì mà họ hứa hẹn.

Giảm yếu tố nghi ngờ sẽ tăng cường sự hợp tác và tăng cường hiệu suất công việc. Thậm chí khi các thành viên trong nhóm không có  mặt ở vị trí, việc xây dựng lòng tin sẽ giúp cho các thành viên cảm thấy gần gũi hơn để chia sẽ mỗi lo ngại, ý kiến, dự định và giúp  ngăn chặn sự xung đột trong nhóm.

Tạo ra sự thỏa hiệp trong các nhóm

Sự thỏa hiệp giúp dỡ các thành viên trong nhóm trả lời được 3 câu hỏi:
1. Loại thông tin mà bạn cần cho dự án để được triển khai?
2. Loại hình giao tiếp cần để hoàn thành công việc?
3. Làm thế nào để biết được những thành viên khác đang nghĩ gì?
Bằng việc giảm thiểu giả thiết về thông tin, sự giao tiếp và hợp tác, bạn có thể dừng việc xung đột nếu xảy ra. Khi đã xác định được nhiệm vụ và thời gian làm việc, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng giải pháp như EZ-BPM triển khai tự động các bước, các nhiệm vụ trong quy trình.

Duy trì văn hóa công ty khi làm việc xa

Không nghi ngờ khi văn hóa làm việc của đội ngũ sẽ thay đổi khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn sẽ không đánh mất giá trị và thông lệ công ty.

Để giữ các thành viên trong nhóm được kết nối về mặt tinh thần, bạn nên cân nhắc những thay đổi hoạt đông và phương thức hợp tác cho không gian làm việc từ xa.

 Với EZ-BPM, việc trao đổi giữa các thành viên trong nhóm đều tuân theo những yêu cầu, theo sự phân quyền được thiết lập sẵn trong nền tảng.

Chia sẽ không gian làm việc từ xa

Sử dụng không gian làm việc từ xa để ngăn chặn sử thiếu quản lý xung đột giữa các nhân viên.

Giải pháp EZ-BPM giúp chia sẻ tài liệu, quản lý luồng công việc, giao tiếp thuận tiện với tính năng bình luận, và còn nhiều tính năng nữa chỉ trong một công cụ duy nhất. Sự chia sẽ không gian làm việc như vậy giúp giảm thiểu xung đột trong nhóm.  

Cải thiện sự giao tiếp để ngăn chặn xung đột trong nhóm

Trong một không gian làm việc ảo, việc giao tiếp quá mức có thể là một điều tốt. Những thành viên trong đội ngũ nên gửi những thông tin câp nhật trong quy trình và xác nhận với các thành viên trong nhóm để kiểm tra thông tin có được nắm băt hay không.

Để giao tiếp hiệu quả khi thực hiện nhiệm vụ, doanh nghiệp cần phải có một công cụ thích hợp. Sử dụng nền tảng quản lý quy trình vận hành như EZ-BPM, các thành viên trong đội ngũ có thể truy cập vào nhiệm vụ và các dự án từ mọi thiết bị một cách dễ dàng. Các thông tin đều được triển khai đồng bộ đến các thành viên. Không những vậy, tính năng bình luận giúp các thành viên trao đổi linh hoạt.

Giải quyết các vấn đề ngay lập tức

Xung đột không bắt đầu khi những từ ngữ giận dữ và những tiếng nói lớn bùng nổ. Nó bắt đầu từ những khác biệt nhỏ nhất trong nhóm.

Nếu các nhà lãnh đạo phát hiện những vấn đề hay nhận những báo cáo, họ không nên phớt lờ nó. Họ cần phải chủ động hiểu nơi mà các thành viên trong nhóm đang gặp rắc rối và một lãnh đạo gỡ được những rắc rối đó như thế nào. Tình huống xấu ngày càng leo thang một cách nhanh chóng và bạn sẽ không muốn giải quyết những xung đột mà bạn có thể ngăn chặn ngay từ lúc đầu.

Chăm sóc đến từng thành viên trong nhóm

Mức độ lo lắng xảy ra rất cao với thành viên. Mọi thành viên trong nhóm đều cần để ý hơn so với lúc đầu. Việc đăng thông tin, bình luận công khai sẽ không khả quan, Nhưng tin nhắn riêng đến các thành viên trong nhóm sẽ hiệu quả hơn và giúp các thành viên cảm thấy tốt hơn rất nhiều