Số hóa quy trình onboarding

Hiện nay, tuy làn sóng Covid -19 vẫn chưa kết thúc, cuộc khủng hoảng vẫn đang diễn ra, nhu cầu tuyển dụng từ các doanh nghiệp vẫn không hề dừng lại. Song song với đó, khi quy trình tuyển dụng kết thúc, công việc tiếp theo mà câc chuyên gia nhân sự phải triển khai và luôn suy nghĩ làm cách nào để biến công việc đó trở nên hiệu quả hơn là quy trình Onboarding cho nhân viên mới. Nhìn từ khía cạnh của các doanh nghiệp, mục tiêu của quy trình Onboarding là khiến nhân viên mới làm quen với môi trường công việc một cách triệt để. Nhưng sâu xa hơn, khi hoạt động Onboarding diễn ra thành công, thành viên mới trong doanh nghiệp sẽ cảm thấy thêm gắn kết, là động lực để họ tiếp tục ở lại cống hiến cho tổ chức trong một thời gian dài. Từ đó, không những giúp tổ chức có được nguồn lực nhân sự chất lượng, mà còn có thể cắt giảm chi phí tuyển dụng một cách tối đa.

Tuy biết được tầm quan trọng của nó, nhưng rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang nỗ lực trong việc tối ưu hóa chúng. Tùy vào mô hình, cách thức hoạt động của tổ chức mà họ sẽ đưa ra từng quy trình Onboarding khác nhau. Đối với một vài doanh nghiệp, onboarding đầu tiên là khi nhân viên mới sẽ được gặp thành viên trong bộ phận nhân sự và một số cá nhân khác có liên quan. Đôi khi, quy trình Onboarding cũng có sự tham gia của người hướng dẫn nhân viên và sự đóng góp của thành viên thuộc phòng ban của nhân viên mới.

Với một quy trình Onboarding truyền thống, đôi khi sẽ xảy ra sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các bên tham gia cũng như sẽ xảy ra thiếu, hoặc sai sót. Khi số lượng nhân viên mới tăng, rủi ro trong quy trình cũng ngày một gia tăng dẫn tời hậu quả là mất kiểm soát các hoạt động onboarding, tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân sự thực hiện cũng như để lại ấn tượng không tốt, thiếu chuyên nghiệp của tổ chức trong mắt nhân viên mới.

Một nền tảng công nghệ số sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa và quản lý quy trình Onboarding một cách hiệu quả nhất. Việc số hóa quy trình Onboarding không có nghĩa là nhân viên mới sẽ được giao một thiết bị riêng và trách nhiệm liên quan đến họ sẽ được giao lại cho máy tính hoặc các thiết bị khác. Thực tế, một quy trình onboarding được số hóa là lúc quy trình này được nhìn nhận một cách chi tiết, nghiêm túc hơn. Nó yêu cầu từng cá nhân, phòng ban sẽ thực hiện nhiệm vụ theo mỗi bước trong quy trình, các bước được thực hiện tuần tự và được quy định hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Dưới đây, bạn sẽ hình dung được cách mà giải pháp EZ-BPM sẽ giúp bạn tự động và tối ưu hóa quy trình Onboarding

Giai đoạn 1: Xây dựng khung quy trình

Các chuyên gia EZ-BPM sẽ cung cấp cho khách hàng gói dịch vụ triển khai thiết kế khung quy trình bao gồm việc thiết lập:  Các trường để điển thông tin; Định dạng sẵn các bước ( đối tượng tham gia của từng bước, thiết lập thời gian thực hiện các bước); Vai trò của từng cá nhân tham gia. Việc thiết lập này sẽ được dựa trên nhu cầu và mong muốn của từng doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Tạo và tối ưu hóa quy trình

Từ giai đoạn này, quyền kiểm soát quy trình sẽ thuộc về doanh nghiệp. Nhân viên sẽ trực tiếp là người khởi tạo quy trình. Việc không yêu cầu về mã hóa sẽ giúp mọi nhân viên sẽ dễ dàng triển khai chỉ với việc điền các thông tin đơn giản. Dưới đây sẽ là mẫu quy trình Onboarding mà các chuyên gia EZ-BPM đã tạo sẵn. Lưu ý, đây chỉ là bản dùng thử, chúng tôi có thể thay đổi cũng như thiết kế lại cho phù hợp nhất với tiêu chí của khách hàng

Bước 1: Tạo quy trình Onboarding

Tạo quy trình Onboarding chỉ với việc nhập dữ liệu vào các trường đã được tạo sẵn.

Nhờ vào tính năng đồng bộ dữ liệu mà thông tin nhân viên mới từ quá trình tuyển dụng sẽ được chuyển một cách trực tiếp và chính xác 

Tùy từng thông tin quan trọng mà các trường sẽ bắt buộc người tạo thông tin điền đầy đủ dữ liệu của ứng viên vào trong quy trình. Người tạo quy trình có thể linh hoạt điền, lựa chọn dữ liệu theo kiểu dữ liệu được cài đặt sẵn. Từ đó, hình thành nên việc tổng hợp những kiều thông tin nhất quán. (VD: Phần họ tên sẽ được điền bằng chữ, những phần liên quan đến ngày như ngày sinh, ngày bắt đầu làm việc được thống nhất theo mẫu lựa chọn ngày – tháng – năm)

Ngoài những nhân sự được hiển thị sẵn tại các bước trong quy trình, người tạo quy trình cũng có thể gửi thông tin cho người cần thiết, để toàn bộ những bên liên quan sẽ nắm bắt được thông tin.

Việc cung cấp thông tin như vậy giảm việc truyền tin qua mail, tránh việc sai hoặc bỏ sót. Thông tin nhân sự sẽ được triển khai đầy đủ, nhất quán đến tất cả các bên có trách nhiệm trong quy trình.

Bước 2: Triển khai quy trình

Ngay từ khi bắt đầu tạo quy trình, người khởi tạo đã có thể nắm được tất cả các bước cũng như trình tự của chúng trong quy trình đó. Trách nhiệm của từng người, từng phòng ban tại các giai đoạn trong quy trình.

Kết thúc việc tạo quy trình, thông tin nhân viên mới sẽ được chuyển đến bước tiếp theo. Ngoài tính năng gửi yêu cầu đến người tiếp theo trong quy trình, người tạo quy trình cũng có thể lưu hoặc làm mới thông tin. 

Sau khi người tạo quy trình ấn nút gửi đi, ngay lập tức người phụ trách bước sau sẽ nhận được thông báo tự động qua mail.

Việc các bước được chuyển tự động cũng như người thực hiện tiếp theo nhận được thông báo giúp tiết kiệm thời gian cho các bên. Người khởi tạo quy trình Onboarding sẽ không phải gửi quá nhiều email cho các thành viên khác. Ngoài ra, các bên thực hiện sẽ không bao giờ bị bỏ sót thông tin, do thông tin được điền theo form có sẵn và được đồng bộ hóa giữa các bước. Các nhiệm vụ sẽ được thông báo kịp thời tránh tình trạng bỏ sót nhiệm vụ.

Bước 3: Theo dõi quy trình

Trên luồng trạng thái trên cùng của nền tảng, tất cả nhân sự phụ trách có thể biết được quy trình đang ở giai đoạn nào, khi quy trình được triển khai đến bước nào, bước đõ sẽ chuyển sang màu cam

Không những vậy, người khởi tạo hay những thành viên được phân quyền có thể xem chi tiết tiến độ quy trình đó thông qua lịch sử.

Nhân viên có thể kiểm soát được công việc của mình thông qua việc tất cả các quy trình được tổng hợp lại và hiển thị trực quan trên màn hình. Tính năng tìm kiếm giúp cho người dùng có thể dễ dàng phân loại thông tin khi điền vào thanh tìm kiếm những dữ liệu liên quan đến quy trình mà họ cần tìm

Từ đó, nhân viên sẽ giải quyết được những vấn đề liên quan đến quản lý giấy tờ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tránh tình trạng mất mát và rối loạn thông tin.

Bước 4: Kiểm soát chất lượng

Nhân viên kiểm soát được chất lượng quy trình của họ thông qua tính năng SLA, biết được bước nào được thực hiện theo đúng thời gian quy định, bước nào khiến quy trình bị tắc nghẽn, đình trệ. Không những vậy, việc báo cáo bằng sơ đồ cũng giúp cho nhân viên biết được chất lượng tổng quát của tất cả các quy trình mà họ thiết lập

Theo nhu cầu bảo mật dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, việc theo dõi quy trình của toàn bộ tổ chức chỉ được phân quyền cho lãnh đạo cấp cao

Khi một quy trình được kiểm soát, mọi nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể biết được những lô hổng, nút thắt trong quá trình vận hành, để từ đó tìm ra hướng giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp. 

Kết luận

Việc có được trong tay một quy trình Onboarding xuất sắc và hiệu quả không phải là nhiệm vụ ngày một ngày hai có thể hoàn thành xong. Các doanh nghiệp phải liên tục triển khai và nâng cấp quy trình để tạo ra một hệ thống Onboarding tối ưu. 

Với EZ-BPM, các chuyên gia luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ doanh nghiệp trong quá trình triển khai và nâng cấp quy trình.

risk management copy 3