Số Hóa Không Gian Làm Việc
Tận dụng công nghệ để số hóa không gian làm việc: Những yếu tố cần phân tích và những gì nên được cân nhắc khi lựa chọn giải pháp công nghệ số ?

Một thập kỉ trước, điện thoại là một thứ gì đó khá xa xỉ so với rất nhiều người. Nhưng hiện nay, sự phát triển của công nghệ được hiển thị theo cấp số nhân, cùng lúc đó, smartphones trở nên thật sự cần thiết đối với từng cá nhân hiện nay. Một số công ty còn bắt buộc sử dụng phương tiện này bằng việc cung cấp cho họ các công cụ như máy tính bảng và smartphone. Sự can thiệp của công nghệ được tìm thấy ở mọi nơi trong thế giới không gian làm việc số. Dễ dàng bắt gặp những cuộc nói chuyện về công nghệ mới ở khắp mọi nơi – trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo,… Những công nghệ này đang tạo nên cơn bão trên khắp thế giới. Tuy nhiên, bao nhiêu phần trăm trong số những công nghệ mới này được ứng dụng trong văn phòng.

Bạn nên bắt đầu từ đâu? Làm cách nào để bạn có thể tận dụng được công nghệ và gia tăng sức mạnh cho doanh nghiệp? Cũng như thiết bị di động, công nghệ nào sẽ trở nên phổ biến trong môi trường làm việc số?

Suy nghĩ về công nghệ trước khi quyết định sử dụng một công cụ nào đó

Không gian làm việc hiện nay đang quen với việc sử dụng một công cụ kỹ thuật số để giải quyết mọi vấn đề doanh nghiệp. Mặc dù việc sử dụng những công cụ đó có thể đem lại được hiệu quả ban đầu, cuối cùng, doanh nghiệp đó sẽ kết thúc bằng việc sử dụng quá nhiều công cụ bị trùng lặp ở nhiều chức năng.

Cùng nhìn vào một ví dụ, đội ngũ tài chính của doanh nghiệp thường sử dụng một công cụ đặc biệt cho việc quản lý hóa đơn. Mọi chi phí đều được cập nhật ở trong công cụ này, và mọi thông tin đều được sắp xếp có tổ chức. Khoảng một vài tháng sau, bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp đó cần một hệ thống để theo dõi chi phí phát sinh khi có được một khách hàng. Một công cụ mới được đưa vào để giải quyết vấn đề của phòng kinh doanh, tuy nhiên, phòng tài chính-kế toán lại bị bỏ lại phía sau, họ không nắm bắt được thông tin về chi phí của bộ phận kinh doanh đó. Lúc này, doanh nghiệp có đồng thời cùng lúc hai công cụ có chức năng khá giống nhau – đều có thể quản lý chi phí, cả hai công cụ này đều được giám sát, duy trì và cần phí.

Khi nhìn vào chi tiết của từng công cụ kỹ thuật số, hãy cố gắng lùi một bước để nhìn được bức tranh toàn cảnh hơn. Toàn bộ tổ chức của bạn là một đơn vị được vận hành nhờ sự giúp đỡ của rất nhiều công cụ. Từng công cụ đều có mục đích sử dụng khác nhau, nhưng chúng cần làm việc song song để giúp đỡ cho doanh nghiệp đi lên. Để đảm bảo bạn khai thác tốt nhất những công cụ này, chúng không nên được cân nhắc lựa chọn chỉ để sửa chữa nhanh chóng cho một vấn đề cụ thể. Các công cụ cần được đầu tư để không gian làm việc của doanh nghiệp nhận được làn sóng công nghệ mới.

Hơn là việc đập một vấn đề nhờ việc ném vào một công cụ kĩ thuật số, hãy suy nghĩ rằng công nghệ nào sẽ giúp bạn đạt được một mục tiêu rộng lớn hơn. Công nghệ nào đã có sẵn trên thị trường? Công cụ nào bạn cần ngay lập tức? Công cụ nào vẫn đang trên đà phát triển và cải tiến? Các công cụ giải quyết nhu cầu đa chức năng như thế nào? Lọc những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định được lựa chọn của mình và tiết kiệm chi phí cho một khoảng thời gian dài.

Những công nghệ cần thiết cho không gian làm việc số.

Dưới đây sẽ là một vài môi trường làm việc công nghệ số đã tạo nên giá trị cốt lõi cho hầu hết các tổ chức. Một vài giải pháp đã ở trên thị trường trong một thời gian dài, và đã đạt đến vị trí cao nhất trong mức độ cải tiến và nhu cầu. Những giải pháp khác đang còn rất mới và cần rất nhiều chiến lược để có thể giải quyết vấn đề làm cách nào để chúng được tích hợp trong toàn bộ doanh nghiệp.

Quản lý tài liệu

Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp đang ngày một gia tăng theo sự phát triển cơ cấu, mô hình của tổ chức. Tổ chức có thể sản sinh ra khối lượng dữ liệu từ bất kỳ đâu từ hàng chục đến hàng trăm nghìn tài liệu khác nhau, bảng tính, form mẫu đến video theo từng ngày. Những thông tin về nhân viên, doanh nghiệp, khách hàng, vận hành, marketing,… nên được sắp xếp một cách có tổ chức để có thể dễ dàng truy cập và cập nhật kịp thời.

Hệ thống quản lý tài liệu trên hệ thống đám mây có thể trở thành phương tiện tốt nhất để quản lý dữ liệu. Chúng cũng có thể phục vụ cho nhiều mục đích khác ngoài mục đích quản lý dữ liệu. Chúng cũng có thể trở thành nền tảng học tập hữu hiệu của nhân viên khi họ có thể truy cập nếu họ cần. Sức mạnh của tính năng tìm kiếm trong nền tảng giúp cho việc truy cập vào mọi file dữ liệu trở nên dễ dàng hơn trong toàn bộ tổ chức. Nhân viên cũng có thể dễ dàng cộng tác với mọi dữ liệu trong nền tảng.

Hệ thống quản lý tài liệu phát triển mạnh mẽ đến mức chúng còn cung cấp tính năng phân tích tài liệu trong tổ chức.

Quản lý công việc

Sự tự động của các quy trình là yếu tố cần thiết cho những doanh nghiệp đang cố gắng trở nên linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực khi xác định quy trình tiêu chuẩn trong từng phòng ban để tự động hóa chúng. Công nghệ tự động hóa giúp tổ chức nhận được sự linh hoạt tối đa để thiết kế một quy trình mới trong khi vẫn cần kiểm soát quyền hiển thị.

Khả năng để thiết kế quy trình cho một yêu cầu người dùng cụ thể là yêu cầu thứ hai cho một nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp như hiện nay. Mọi quy trình đều có thể được theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa.

Mọi nhân viên nên có thể triển khai kế hoạch, hợp tác, quản lý và thực hiện công việc. Các nhà quản lý sẽ không cần phải đưa cho nhân viên email, giấy tờ, slide hay trang tính để giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Việc quản lý quy trình trở nên cần thiết để hoàn thành công việc.

Các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý công việc cần phải trực quan, cung cấp không gian làm việc cho nhiều đội ngũ để cùng làm việc, hành động kết hợp với sự gắn kết, giảm lỗi sai và có thể đo lường được kết quả. Những yêu cầu này có thể đáp ứng được nhu cầu bởi nhiều tổ chức. Những công cụ này có thể giúp nhân viên quản lý nhiệm vụ, dự án, và mạng nội bộ.

Để đạt được nhiều chức năng cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Những người đưa ra quyết định cần phải cẩn thận lựa chọn công cụ cung cấp hầu hết những chức năng yêu cầu. Không những tiết kiệm chi phí, mà còn giúp nhân viên gia tăng hiệu suất công việc.

Hợp tác & Giao tiếp

Mạng xã hội doanh nghiệp là một phần quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong một thời gian dài. Ngoài việc nhân viên có thể chia sẽ tin tức và những thông tin liên quan, nó còn là công cụ học tập tuyệt vời để học hỏi làm cách nào để gắn kết các nhóm, các cá nhân trong môi trường số.

Mạng xã hội cũng giúp phòng tránh sự xao nhãng tinh thần của nhân viên với tổ chức nhờ việc đăng những bài post tự động mà không cần hiển thị thông báo. Mọi nhân viên có thể tiếp nhận văn hóa công ty bằng việc hiểu và kì vọng vào nền tảng.

Yêu cầu hợp tác giữa các đội ngũ trong tổ chức ngày càng gia tăng, việc trao đổi giữa các thành viên không những được triển khai trong không gian làm việc mà còn có thể triển khai mọi lúc, mọi nơi. Các đội ngũ hiện nay đang ngày càng gắn kết và có một mạng lưới rộng lớn hơn. Trách nhiệm của lãnh đạo hiện nay là tạo ra một bầu không khí, một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Giải pháp xây dựng dựa trên sự phát triển của nền tảng không cần mã.

Ngày nay, các nhân viên đang ngày càng có nhiều quyền hạn để làm chủ và kiểm soát công việc.Tuy nhiên, muốn thực sự mang lại sức mạnh đó cho họ, nhân viên và những nhà lãnh đạo cấp trung cần có khả năng để phát triển giải pháp cho yêu cầu của họ.

Khi đội ngũ IT được mong đợi để thiết kế các công cụ, thời gian triển khai sẽ dài hơn. Họ cần phải học và hiểu được yêu cầu của doanh nghiệp trước khi thiết lập một công cụ hay một ứng dụng nào đó. Kỹ năng yêu cầu có thể được cắt giảm nếu kiến thức doanh nghiệp và sức mạnh xây dựng giải pháp nằm trong cùng một cá nhân. Doanh nghiệp có thể triển khai nền tảng low-code cho toàn bộ tổ chức, giúp các phòng ban có thể xây dựng ứng dụng của riêng họ trong nhiều trường hợp khác nhau.

dang ky dung thu