Những lưu ý khi số hóa hoạt động tài chính.

Để chuyển đổi công tác tài chính cần bắt đầu từ gốc rễ của bộ phận, nó cần các quy trình phải được cải thiện và xác định lại để trở nên có hiệu suất và hiệu quả về mặt chiến lược hơn. Đây chính là một sự thay đổi văn hóa. Rất nhiều doanh nghiệp đã nhận ra thất bại trong quá trình thay đổi. Lý do một phần do họ không kết hợp được việc quản lý thay đổi tự động vào chương trình.

Con người, quy trình, dữ liệu và công nghệ

Sự chuyển đổi cần được lên kế hoạch chính xác và cần được triển khai một cách hiệu quả, có bốn nhân tố chính để tạo ra sự thay đổi để có khả năng thay đổi. Bốn nhân tố đó cần liên kết chặt chẽ lại với nhau, bao gồm: Con người, quy trình, dữ liệu và công nghệ.

Từng mảnh ghép của trong đó cần được sử dụng một cách chính xác vào một thời gian phù hợp để cân bằng ý tưởng và đạt được mục tiêu. Thông thường, một doanh nghiệp sẽ bắt đầu kế hoạch mà thiếu đi một trong số những nhân tố đó. Khi mọi thứ bắt đầu không đi đúng quỹ đạo, họ mới bắt đầu nhận ra để bù đắp vào phần thiếu, dẫn đến thất bại, hoặc đỡ hơn là hạn chế sự phát triển. Một ví dụ tiêu biểu cho sơ sót này chính là việc một công ty không kết hợp chính xác hóa đơn của họ với hệ thống quản lý.  Họ sử dụng quy trình thủ công để trích xuất báo cáo từ hệ thống thanh toán, sau đó gửi cho kế toán để phê duyệt thủ công trước khi gửi chúng đến hệ thống quản lý..

Trong khi vẫn đạt được mục đích ban đầu, tuy nhiên, công việc đó không đạt được hiệu suất, tốn rất nhiều thời gian của nhân viên và tạo ra rất nhiều rủi ro. Khi hệ thống vận hành của doanh nghiệp ngày càng lớn, họ cần sự gia tăng về số lượng nhân viên, nếu khối lượng công việc thủ công vẫn được duy trì, sẽ gây nên sự ra tăng về rủi ro và việc tích hợp, an ninh dữ liệu sẽ trở thành mối bận tâm lớn.

Thường chỉ đến khi doanh nghiệp mở rộng quy mô thủ tục công việc thì các vấn đề mới xuất hiện. Khi mà vấn đề ngày càng gia tăng, các công ty sẽ nghĩ đến việc cắt giảm nhân sự. Tuy nhiên nếu cắt giảm biên chế mà không giải quyết các vấn đề cơ bản về quy trình và công nghệ thì chỉ khiến cho mọi việc trở nên nghiêm trọng hơn mà thôi.

Khoảng cách bắt đầu xuất hiện và hiệu suất vận hành sẽ tiếp tục đi xuống, không tăng, áp lực dành cho nhân viên sẽ ngày càng gia tăng, lỗi sai cũng theo đó mà đi lên. Một biện pháp khác ngoài việc cắt giảm nhân viên là lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp có thể tối ưu – tự động hóa quy trình. Giải pháp này không chỉ giúp tăng hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ và tính chính xác.

Kết quả ở đây sẽ tạo nên không gian để lựa chọn số lượng nhân viên phù hợp đi kèm với sự tự tin trong công việc. Sử dụng dữ liệu tốt để xác định nơi hiệu quả có thể xảy ra để cải thiện quy trình một các rõ ràng, công nghệ cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một số lượng lớn chi phí.

Hiệu quả hơn khi kết hợp những yếu tố con người, quy trình, dữ liệu, công nghệ lại với nhau. Công nghệ sẽ dễ dàng hơn khi triển khai một mình, nhưng sẽ không bao giờ hiệu quả trừ khi được kết hợp với những nhân tố còn lại.

Nhằm mục đích gia tăng chỉ số ROI từ những hệ thống mới, các doanh nghiệp cần phải đo lường được cách chúng chuyển hóa quy trình, nhưng bên liên quan trực tiếp đến các quy trình đó. Một giải pháp chính xác là một giải pháp có thể phân tích cẩn thận những chi tiết nhỏ trong con người, quy trình, dữ liệu, và công nghệ và vai trò của chúng trong việc số hóa tài chính.

Bắt đầu khiêm tốn cho một mục tiêu to lớn

Sự chuyển đổi công việc tài chính là một mục tiêu dài hạn, không phải là một sự kiện một sớm một chiều. Nó liên quan đến việc tạo ra sự thay đổi trong văn hóa và sự cải tiến chiến lược trong tổ chức. Nó dựa trên sự cải tiến liên tục và niềm đam mê mãnh liệt là hướng tới quy trình hoàn hảo. Điều đó giúp cho doanh nghiệp đang dần đi tới con đường trưởng thành hơn. Nhiều lúc, giải pháp công nghệ cũng trở nên có ích nếu có một cái nhìn tổng quát để bắt đầu và duy trì cuộc hành trình đó, vẫn giữ cho mục tiêu rõ ràng.

EZ-BPM giải pháp tự động hóa và quản lý quy trình sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên con đường số hóa quy trình. Chúng tôi bắt đầu bằng việc tiến hành thiết kế khung quy trình, sau đó chúng tôi sẽ thiết lập chu kỳ báo cáo, cung cấp những thông tin chính xác đến đúng người trong tổ chức. Với những người đưa ra quyết định được cung cấp thông tin thích hợp, một nền văn hóa không ngừng phát triển sẽ được thúc đẩy và các quy trình được sắp xếp hợp lý.

Với EZ-BPM, các chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn giải phóng các thủ tục tài chính thủ công để theo đuổi giá trị và cho phép công ty sử dụng đòn bảy tài chính để hỗ trợ và hợp lý hóa định hướng chiến lược.

Sự chuyển đổi công việc tài chính trở thành một công cụ cho doanh nghiệp cần hơn những quyết định thông tin và tạo ra nguồn cung ứng tốt hơn cho mục tiêu chiến lược. Bằng cách tăng cường hiệu suất và nỗ lực đi tới những quy trình hoàn hảo, các tổ chức có thể  xây dựng mối quan hệ tốt hơn với bộ phận tài chính và vận hành, nhận ra tiềm năng mà họ đang hướng tới.

risk management copy 3