Tối Ưu Hóa Quy Trình Vận Hành

Hầu hết mọi công ty hiện nay đều ý thực được rẳng quy trình doanh nghiệp chính là chìa khóa dẫn tới thành công cạnh tranh. Họ cũng biết nhận ra những quy trình này là trung tâm để đạt được khách hàng, giữ chân khách hàng trong một khoảng thời gian dài, cũng như giảm thiểu chi phí vận hành. Để đạt được điều đó, công ty cần phải nỗ lực không ngừng nghĩ ra các giải pháp để xác định, giảm thiểu khối lượng giấy tờ trong quy trình. Thông thường, bước tiếp theo là cử các chuyên gia về quy trình đi phân tích và tối ưu hóa các quy trình công ty. Lợi ích của công việc này là bạn sẽ có những nhân lực tốt nhất để cải thiện toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, có hai nguyên nhân chính tại sao cách tiếp cận này chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn:

• Những chuyên gia này có nhiệm vụ và nghĩa vụ rõ ràng trong công ty – để họ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình xuyên suốt tổ chức chỉ có thể diễn ra trong một thời gian ngắn. Điều này không thể giúp đạt được mục tiêu “Phát triển liên tục” để gặt hái và duy trì khả năng cạnh tranh.
• Cách tiếp cận này tác động đến việc tạo ra sự tối ưu hóa cho toàn bộ quy trình. Nghĩa là các tiếp cận là đòn bảy to lớn không dễ dàng được nhận ra, nhưng cách tiếp cận nỗ lực tối ưu hóa quy trình không nhất thiết phải cung cấp ROI tốt nhất, cung cấp sự đầu tư về thời gian và những nhân sự cốt lõi.

Vì vậy, từ nhận thức vận hành tổng quát, tiến hành cân nhắc quy trình nào nên được tập trung để nỗ lực tối ưu hóa hơn đơn giản là cách tiếp cận tốt nhất. Tuy nhiên, làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng bạn đang đưa ra những quyết định ưu tiên sáng suốt.

Bên cạnh đó, các công ty thường sử dụng khoảng thời gian đáng kể để phát triển các mô hình Chiến Lược và Mục Tiêu, thậm chí là sự bù đắp để đạt được những mục tiêu đề ra. Như việc tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp, những mục tiêu này thường được đo lường bởi bối cảnh cạnh tranh với mục tiêu thu hút khách hàng mới, tăng khả năng giữ chân khách hàng và giảm chi phí phát sinh. Thông thường, hệ thống BI đươc áp dụng để hỗ trợ theo dõi các chỉ số hiệu suất (“KPI”) nhằm mục đích so sánh kết quả với mục tiêu ban đầu. Tuy nhiên, với cách tiếp cận này, khi chỉ số đo lượng KPI nằm ngoài phạm vi tối ưu, những người đưa ra quyết định thường bị những hạn chế sau:

– Thông thường rất khó để nói rõ quy trình nào hiệu quả kém để áp dụng kế hoạch hành động.
– Khó khăn hơn nữa là đề cập cá nhân nào sẽ thực hiện nhiệm vụ nào

Điều thường xuyên xảy ra là trực giác doanh nghiệp phụ thuộc vào việc tạo ra kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Đôi khi việc này thật sự hiệu quả, nhưng có những lúc thậm chí cả những người đưa ra quyết định có nhiều hiểu biết nhất có thể bỏ sót sự tinh tế trong việc phát hiện ra trực tiếp những vấn đề.

Quản Lý Hiệu Suất Quy Trình – những lợi ích to lớn

Thứ mà chúng ta nhìn thấy của việc vận hành tốt là sự kết hợp của hai quy tắc cung cấp trực tiếp những lợi ích của việc giải quyết vấn đề thực sự, trong khi tạo ra một quy trình không ngừng cải tiến. Chúng tôi gọi phương pháp này là Quản Lý Hiệu Suất Quy Trình.

Bằng việc tạo ra mô hình doanh nghiệp bao gồm cả Chiến Lược và Mục Tiêu song song với chỉ số KPI để đo lường thực tế, kết hợp với quy trình tổng quan (cũng như các đối tượng hỗ trợ như việc tận dụng nguồn tài nguyên trong công ty), chỉ số KPI có thể tích hợp với việc xác định quy trình và năng lực tối ưu hóa( bao gồm cả việc phân bổ trọng trách trong quy trình). Các biểu đố và phân tích báo cáo được tạo ra để theo dõi giá trị KPI thực tế – so sánh với mục tiêu ban đầu. Nhờ đó, khi KPI nằm ngoài phạm vi, bạn chỉ cần đơn giản nhấn chuột để quyết định quy trình nào là vấn đề, đối tượng nào chịu trách nhiệm cho việc sử lý vấn đề đó. Kết quả cho thấy người đưa ra quyết định có nhiều thông tin qua trọng để có thể ưu tiên sự nỗ lực trong việc Tối Ưu Hóa Quy Trình Doanh Nghiệp.

Lưu ý rằng, phương pháp này độc lập với quy trình mà đã được tự động hóa toàn bộ vì các quy trình doanh nghiệp quan trọng đều cần đến sự can thiệp của con người. Những lợi ích mà cách tiếp cận này mang lại bao gồm:
– Phương pháp và các nỗ lực tối ưu hóa quy trình có thể gắn chặt vào chiến lược và mục tiêu doanh nghiệp
– Vấn đề được phát hiện ngay trong ngữ cảnh của quy trình cho phép nhanh chóng phân tích vân đề và triển khai kế hoạch hành động cũng như phân bổ trách nhiệm
– Các mô hình có thể phát triển ở các tầng mức độ khác nhau, cho phép ngày càng chi tiết hơn để xác định các vấn đề quan trọng
– Các mục tiêu hoạt động có thể được điều chỉnh và phản hồi ngay lập tức. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể nhận ra đâu là thứ cần cải thiện để đạt được những mục tiêu mới. Điều đó cũng giúp cho doanh nghiệp hình thành văn hóa không ngừng phát triển trong công ty.
– Thông tin báo cáo có thể được triển khai theo từng vai trò trong tổ chức, cho phép những nhân sự truy cập vào đúng thông tin yêu cầu.

Mô hình chính xác + Nhân sự năng lực = Kết quả tuyệt vời

Kết luận, có được hệ thống và mô hình phù hợp cho phép bạn biết được chính xác vị trí để bắt đầu Tối Ưu Hóa Quy Trình Doanh Nghiệp. Với một nền tảng Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp toàn diện, doanh nghiệp cũng có thể nhận được công cụ Quản Lý Quy Trình Vận Hành trong tầm tay, bạn có thể tận dụng những nhân sự năng lực nhất, tạo cho họ quỹ thời gian quý báu để thực hiện chiến dịch cốt lõi trong công ty.