11 Bước cải thiện quy trình vận hành

Nếu một quy trình vận hành bị lỗi, doanh nghiệp cần phải nhanh chóng tiến hành rò xét và sửa chữa, nếu không, rất nhiều hệ lụy có thể xảy ra. Việc sửa chữa một thứ gì đó đem lại cảm giác hưng phấn và sự tập trung cao độ, việc sửa chữa quy trình cũng không phải là một ngoại lệ. Không những vậy, một quy trình sau khi được cải thiện và nâng cấp sẽ tạo ra sự thỏa mãn trong việc triển khai vận hành, các cá nhân sẽ có thêm động lực để làm việc với một nền tảng hiệu quả

Tuy vậy, mọi thành viên trong doanh nghiệp vô cùng bận rộn với công việc hàng ngày để rồi họ không thể dành thời gian cho việc rò tìm và sửa chữa các quy trình kém hiệu quá. Điều đó khiến cho việc tiến hành trở nên ngày càng khó khăn hơn khi công việc cải thiện quy trình đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan.

Các tổ chức thường tìm kiếm các nền tảng tự động hóa quy trình như một giải pháp để loại bỏ lượng công việc giấy tờ, nâng cao hiệu suất, tăng hệ số ROI trong khi phát triển sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. Tuy nhiên, có thể không phải việc số hóa quy trình có thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu không có cách tiếp cận có hệ thống, việc ném công nghệ vào một vấn đề nào đó không thể giải quyết vấn đề.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn chia nhỏ các bước để xử lý quy trình lỗi. Những bước này khi áp dụng vào có thể giúp bạn tối ưu hóa và hợp lý hóa quy trình, giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng cho những công việc ý nghĩa.

Đừng quên bao gồm những đối tượng liên quan trong từng bước nếu không bạn có thể không đạt được kết quả như ý muốn.

1. Xác định quy trình vận hành lỗi

Trừ khi bạn biết được chỗ nào xảy ra sai sót, làm cách nào bạn có thể xử lý những lỗi sai đó?

Khách hàng không hài lòng, những hoạt động cần quá nhiều thời gian và không đạt được kết quả đề ra, nhân viên không thỏa mãn công việc, sự đổ lỗi giữa các phòng ban đều là nhân chứng cho sự không hiệu quả của quy trình

2. Thiết lập mục tiêu

Một điều rất quan trọng là phải xác định và thiết lập mục tiêu mà bạn muốn đạt được sau khi sửa chữa quy trình lỗi. Đó có thể là hiệu suất và tốc độ công việc? Đó có thể là sự hài lòng của khách hàng hoặc đạo đức nhân viên? Một mục tiêu rõ ràng giúp bạn lựa chọn cách tiếp cận đúng đắn nhất để sửa chữa quy trình.

Với một mục tiêu được thiết lập – hãy cùng tiến hành các bước tiếp theo.

3. Xác định những bên liên quan

Xác định những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp trong quy trình. Hiểu được những gì họ cần và thiết lập vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân đó.

4. Triển khai và đo lường

Sau khi bạn xác định được những quy trình lỗi và thiết lập mục tiêu, bạn sẽ cần phải hiểu mọi thứ về quy trình. Một vài thứ cần được cân nhắc để đo lường :

1. Vấn đề của quy trình là gì?
2. Quy trình được tạo ra từ lúc nào? Và mục tiêu ban đầu của quy trình là gì?
3. Tại sao nó được thực hiện theo cách đó?
4. Có vấn đề nào được báo cáo trước đó không? Đã có biện pháp nào được triển khai chưa?
5. Những bước nào trong quy trình không được can thiệp vào? Tại sao?

Hãy nhớ rằng bạn có thể phát hiện ra một vài bước trong quy trình, hoặc có thể là cả quy trình được loại bỏ vì chúng không đóng góp gì cho công việc vận hành, chúng chỉ tồn tại vì chúng luôn tồn tại trong văn hóa công ty mà thôi.

Tập hợp tất cả mọi người liên quan đến quy trình và thu thập các đòng góp mà có thể giúp đỡ bạn. Bạn sẽ xác định được những bước nào cần phải chú ý đến và những bước nào không thể động tới.

5. Thiết lập các nguyên tắc thiết kế lại

Những nguyên tắc giúp bạn có được giải pháp thích hợp để sửa chữa các quy trình lỗi. Trong khi các tổ chức có thể thành lập nguyên tắc riêng của họ, một vài nguyên tắc cốt lõi bao gồm:
• Tập trung vào kết quả kỳ vọng, không phải những bước trung gian
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bước
• Giảm thiểu những công việc lặp lại
• Giữ số lần kiểm tra và đánh giá ở mức tối thiểu
• Chuẩn hóa quy trình
• Loại bỏ các điểm tắc nghẽn
• Thiết lập các quy trình phụ cho các trường hợp ngoại lệ
• Loại bỏ các khối lượng dữ liệu và giữ cho dữ liệu liên quan đến quy trình nằm trong hệ thống trung tâm
• Giảm thiểu rủi ro

6. Hoạch định quy trình vận hành mới

Lưu ý rằng việc hoạch định, thiết kế sơ đồ quy trình là bước quan trọng nhất, nó sẽ không hiệu quả cho đến khi bạn theo dõi những bước trước đó.

Ý tưởng ở đây là để xác định từng bước trong quy trình lỗi và để thêm càng nhiều chi tiết càng tốt. Những chi tiết về việc kích hoạt quy trình, mỗi bước trong quy trình, những thành viên chịu trách nhiệm cho các bước đó, các dòng luân phiên trong quy trình, nơi diễn ra các bước, các công cụ được sử dụng trong quy trình,…

Sử dụng công cụ giúp bạn đi đúng hướng.

Khi bạn hoạch định quy trình xong, cố gắng để xác định các rắc rối nằm ở đâu.  Xác định các bước xảy ra các điểm tắc nghẽn và không hiệu quả gây cản trở mục tiêu của quy trình

Khi bạn thực hiện, bạn sẽ hiểu được bước nào là điểm lỗi. Bạn cũng sẽ xác định những bước không cần thiết trong quá trình nhận ra vấn đề chính xác là gì.

Từ đây, các bước để thiêt kế lại một quy trình lỗi trở nên dễ dàng hơn.

7. Thiết kế lại quy trình

Bạn có thể làm gì khác? Áp dụng nguyên tắc thiết kế để vẽ lại quy trình. Bạn có thể loại bỏ một vài bước và xác định lại chúng. Có thể thêm các thông báo tự động đến với những người thực hiện các bước tiếp theo sau khi hoàn thành bước trước. Bạn có thể tự động hóa bất kỳ chỗ nào bạn cảm thấy là cần thiết.

8. Nhận sự trợ giúp được cho là cần thiết

Đây có thể là sự trợ giúp từ câc công cụ hoặc sự trợ giúp đến từ nguồn lực con người (hoặc cả hai). Có rất nhiều nền tảng và các chuyên gia kỹ thuật trong vấn đề tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Bạn có thể nhận được sự trợ giúp để thiết kế lại các quy trình lỗi. Bạn có thể bỏ tiền ra cho những sự trợ giúp khi chắc chắn rằng nó xứng đáng.

Cân nhắc lựa chọn của bạn để nhận được công cụ, nền tảng mới. Xác định những hạn chế của công cụ? Biết được giá của chúng?

9. Triển khai đào tạo

Một nhiệm vụ quan trọng khác là đảm bảo người dùng cuối cùng của quy trình nắm bắt mọi thông tin về cách thức hoạt động của quy trình đó. Họ cần phải được cung cấp những tài liệu đào tạo cần thiết để có thể hiểu thật sự về quy trình, vai trò và trách nhiệm của họ trong quy trình mới. Bước này thông thường có thể bị bỏ quyên những điều đó sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả khi thích nghi với quy trình mới.

10. Tiến hành quy trình mới

Những điều cuối cùng mà bạn cần phải thực hiện là tiến hảnh triển khai những gì mà bạn đã chuẩn bị, nhưng đừng tiến hành quá nhanh. Có rất nhiều người sử dụng quy trình, bạn sẽ không muốn làm phiền họ với một quy trình mới. Hãy tiến hành chậm rãi, sau đó, bắt đầu thử nghiệm quy trình đó. Đừng ngóng chờ một kết quả hoàn mỹ ngay từ lần đầu tiên. Bạn cần phải tiến hành quy trình trong môt nhóm nhỏ. Sau đó, từ kết quả đề ra, bạn có thể cải thiện hoặc triển khai quy trình cho tất cả người dùng.

11. Không ngừng cải thiện

Khi bạn thiết kế lại một quy trình lỗi, bạn luôn phải nhớ rằng việc không ngừng nâng cấp, cải tiến quy trình là một cuộc chiến dài hạn. Nếu chỉ tối ưu hóa hay thử nghiệm một lần là không hiệu quả. Khi quy trình có càng nhiều người dùng, các vấn đề mới cần phát sinh. Vì vậy mà luôn cần phải có đội ngũ để luôn kiểm tra, rò xét các quy trình không rõ ràng, tự động hóa những gì có thể và loại bỏ những điểm tắc nghẽn.

Làm theo những bước trên để sửa những quy trình lỗi sẽ giúp bạn giảm thiểu nguồn lực và tiết kiệm thời gian. Chúng tôi khuyên bạn nên xử lý từng quy trình trong từng khoảng thời gian nhất định thay vì tiếp cận cùng một lúc.

Tạo ra danh sách các bước như trên để dễ dàng theo dõi và triển khai.

Kết luận

Các quy trình lỗi dẫn tới việc thiếu hiệu quả trong công tác vận hành, gây mất kiểm soát giữa các nhân viên, khiến cho khách hàng không hài lòng. Để sửa những quy trình đó cần phải có sự tiếp cận có hệ thống, tạo ra kết quả như kỳ vọng.

EZ-BPM, một giải pháp Quản Lý Quy Trình doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong từng bước để xác định và cải thiện những quy trình mới. Cho dụ doanh nghiệp của bạn theo mô hình nào hay hoạt động trong lình vực nào đi chăng nữa, các chuyên gia EZ-BPM sẽ giúp bạn sửa chữa, tự động và tối ưu hóa quy trình theo nhu cầu của bạn! Hãy cùng kết nối với chúng tôi để dùng thử ngay hôm nay.

risk management copy 3