Tự Động Hóa Quy Trình Tài Chính – Kế Toán

Mọi thứ bạn cần biết về giải pháp tự động hóa quy trình tài chính – kế toán. Lý do và cách để vận hành những quy trình đó

Chúng ta đều biết rằng bộ phần tài chính-kế toán là xương sống của mọi tổ chức doanh nghiệp. Cũng như vậy, trong mọi lĩnh vực, sự hiệu quả trong vấn đề tài chính giúp doanh nghiệp phát triển và thành công. Tuy nhiên, nếu không có sự hỗ trợ của các nền tảng không code BPM (nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp) , việc tạo ra hiệu quả tài chính trở nên vô cùng khó khăn. Các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực đang dần khai phá lợi thế của nền tảng không code này để tự động hóa quy trình tài chính của họ. Các doanh nghiệp sẽ chỉ mất một vài ngày để tự động các quy trình, giúp các kế toán viên loại bỏ sự mệt mỏi của việc tính toán và nhập số liệu thủ công.

Bạn có biết

Theo báo cáo của Accenture Finance 2020, tự động hóa quy trình tài chính có thể loại bỏ tới 40% các công việc giao dịch của kế toán viên. Khi hầu như một nửa công việc của họ được tự động, các thành viên trong bộ phận kế toán-tài chính có thể giành thời gian tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, nghiên cứu để đưa ra những quyết định sáng suốt, phân tích dữ liệu và quản lý hoạt động.

Thế nào là tự động hóa quy trình tài chính không cần code ?

Tự động hóa quy trình tài chính không code là việc vận dụng các ứng dụng không cần mã để tự động các nhiệm vụ liên quan đến tài chính như lập báo cáo, quản lý hóa đơn, yêu cầu thanh toán,… Thực hiện những công việc đó mà không cần đến sự can thiệp của con người.

Những giải pháp này vừa tự động hóa các thao tác thủ công, vừa tích hợp, tuân thủ với hệ thống tài chính của bạn.Tự động hóa quy trình tài chính có thể bao gồm thu thấp tài liệu (đính kèm trực tiếp các tài liệu vào trong quy trình, xác thực dữ liệu, tự động tính toán, và nhiều thao tác khác hỗ trợ cho bộ phận tài chính.

Với các nền tảng không code đó, mọi kế toán-tài chính viên có thể bỏ qua những công việc thủ công nhàm chán diễn ra hàng ngày, lặp đi lặp lại để tập trung vào nhiều nhiệm vụ, dự án có giá trị cho công ty.

Tự động hóa quy trình tài chính cho giúp bạn thực hiện những công việc sau để giành thời gian cho các quyết định mang tính chiến lược khác.

• Xây dựng và tự động hóa quy trình để tránh việc chậm trễ trong thanh toán
• Hợp thức hóa quyết định giải quyết các khoản phải thu
• Lưu trữ, so sánh các thông tin chiết khấu từ các nhà cung cấp khác nhau
• Tìm ra nguyên nhân, loại bỏ các hoạt động tài chính không hiệu quả

Bạn có thể nhận được gì tự việc tự động hóa quy trình tài chính?

Hãy cùng nhìn vào những gì mà những quy trình tài chính tự động có thể giúp gì trong việc kết hợp thúc đẩy sản phẩm và dịch vụ.

Rõ ràng, sự thúc đẩy trong dịch vụ và sản phẩm có thể chuyển đổi doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đi tới thành công. Tuy nhiên, ta vẫn phải hiểu và phân biệt được những yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ và sản phẩm này.

Cùng nhìn vào cách mà những quy trình tài chính tự động có thể thể thúc đẩy dịch vu và các quy trình liên quan đến việc cung cấp chúng cho khách hàng.

1. Quản lý ngân sách

Trước đây việc xin ngân sách và quản lý ngân sách là một công việc vô cùng cồng kềnh. Bộ phận tài chính-kế toán sẽ nhận những yêu cầu xin ngân sách qua mai. Họ sẽ phải tập hợp lại thành những bản báo cáo dưới dạng excel sau đó gửi cho cấp trên để xin phê duyêt. Công việc này có thể tiêu tốn đến vài ngày hoặc vài tuần, đôi khi còn xảy ra sai sót trong việc nhập lại dữ liệu, việc tìm kiếm và lưu trữ thông tin cũng vô cùng cồng kềnh.

Tự động hóa quy trình tài chính kế toán giúp các tài chính, kế toán viên có thể dự trù những khoản phải chi trong những quý sắp tới thông qua một nền tảng duy nhất. Không những vậy, họ cũng tự động thu thấp các yêu cầu về ngân sách của mọi phòng ban trong doanh nghiệp. Mọi yêu cầu về ngân sách sẽ được tự động lưu lại để tiếp tục theo dõi trên hệ thồng. Các quy trình xin ngân sách diễn ra tự động, nhiệm vụ được vận chuyển đến các bên liên quan theo đúng thời gian quy định.

2. Quản lý các đơn đặt hàng

Việc tập hợp các dự liệu liên quan đến các đơn đặt hàng lên trên bản tính không phải là một công việc thú vị và đôi khi cũng không tránh khỏi những nhầm lẫn không đáng có. Không những vậy, việc chậm trễ khi xử lý các đơn đặt hàng có thể làm gián đoạn quy trình vận hành của nhiều phòng ban khác.

Tạo ra một quy trình phê duyệt các đơn đặt hàng tự động có thể đảm bảo mọi thông tin về giá trị đơn hàng mà bộ phận tài chính-kế toán nhận được đều chính xác. Không những vậy, các email nhắc việc được tự động gửi đến, giúp họ có thể xử lý yêu cầu theo thời gian quy định, hạn chế khả năng chậm trễ và bỏ sót.

3. Quản lý hóa đơn và các khoản phải thu

Hóa đơn từ khắp các phòng ban trong công ty trở nên quá nhiều để xử lý.

Vì vậy, hợp thức hóa quy trình quản lý hóa đơn kết hợp với việc tự động hóa giúp bộ phận kế toán-tài chính dễ dàng xác minh và phê duyệt. Việc đồng bộ thông tin hóa đơn từ bộ phận kinh doanh giúp tránh xảy ra sai sót, nhầm lẫn về con số. Quan trọng nhất, các tài chính-kế toán viên sẽ không bỏ sót bất kỳ khoản thanh toán nào nhờ vào các thông báo qua email về những hóa đơn còn đang pending.

4. Quản lý hợp đồng

Tuy việc xử lý các hợp đồng với khách hàng hầu hết thuộc tránh nhiệm của phòng kinh doanh. Tuy nhiên, bộ phận kế toán-tài chính cũng có trách nhiệm không hề nhỏ. Căn cứ vào đây, họ sẽ kiểm soát được các khoản phải thu từ đấy đảm bảo dòng tiền cho công ty. Việc yếu kém trong quản lý hợp đồng có thể tạo ra trách nhiệm tài chính rất lớn cho công ty.

Với nền tảng tự động hóa quy trình, mọi phê duyệt về hóa đơn sẽ được chuyển đổi tự động cho phòng kế toán tài chính. Ngoài ra, việc đính kèm bản scan hợp đồng vào quy trình giúp họ dễ dàng theo dõi và tìm kiếm khi cần thiết.

5. Quản lý các khoản phải chi

Đảm bảo các hóa đơn và biên bản nghiệm thu từ các nhà cung cấp được thanh toán chính xác, đúng hạn chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Với quy trình tự động hóa các khoản chi, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi hóa đơn được trả theo thời gian quy định, tránh trường hợp trùng thanh toán, tránh các thao tác giấy tờ thủ công và đảm bảo uy tín công ty trong mắt các nhà cung cấp.

6. Quản lý các chi phí phát sinh của nhân viên

Trong một ngày, phòng kế toán-tài chính phải xử lý rất nhiều yêu cầu thanh toán từ mọi phòng ban trong doanh nghiệp.

Cho phép nhân viên tạo ra các yêu cầu thanh toán từ một nền tảng duy nhất. Bất cứ thanh toán nào như chi phí đi lại, chi phí văn phòng phẩm, chi phí công tác, đều có thể được gửi trên một quy trình phê duyệt duy nhất mọi lúc, mọi nơi, trên tất cả các thiết bị, giảm thiểu việc gửi mail, tin nhắn thủ công. Nhờ vào sự tự động hóa, các lỗi sai từ quy trình thủ công có thể giảm thiểu tối đa.

Bây giờ, hãy cùng nhìn xem Quy Trình Tài Chính Tự Động Không Cần Mã Hóa giúp doanh nghiệp chuyển đổi như thế nào.

1. Dành thời gian cho các sáng kiến chiến lược

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kế toán, quản trị và vận hành, giúp nhân viên có thể giải phóng thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, đội ngũ của bạn có thể tạo ra hiệu quả trong công việc. Với sự tự động hóa quy trình tài chính, các kế toán-tài chính viên có thể giảm thiểu chi phí vận hành, tạo sự tập trung để đưa ra các chiến lược tăng trưởng cho doanh nghiệp.

2. Đảm bảo tính nhất quán giữa mọi nhân viên

Trong quá trình làm việc, từng nhân viên sẽ có những phong cách làm việc khác nhau – thậm chí khi họ thực hiện những nhiệm vụ giống nhau. Một ứng dụng quy trình quản lý giúp tất cả nhân viên thực hiện các nhiệm vụ nhưng vẫn đảm bảo tính tuân thủ, sự đồng bộ trong quy tắc làm việc. Không những vậy, các quy trình tự động có thể đảm bảo sự thống nhất giữa các phòng ban, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi sai và lỗ hổng thông tin.

3. Đo lường rủi ro

Rủi ro tài chính, nếu không được đánh giá, sẽ khiến bạn trả giá bằng cả một công ty. Chúng ta đều biết sự nguy hiểm của việc không phân tích rủi ro. Với một quy trình tự động hóa quy trình tài chính hiệu quả, các nhà quản có thể thực sự truy cập vào những thông tin một cách chính xác và đúng thời gian của toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, việc phân quyền truy cập giúp cho thông tin được bảo mật tối đa. Những báo cáo, thống kê từ các quy trình giúp các nhà quản lý có thể đánh giá được tình hình vận hành, tìm ra được nút thắt và từ đó cải thiện chúng.

4. Bắt kịp xu hướng, thay đổi toàn cầu

Việc chuyển đổi công nghệ số hiện nay ảnh hưởng đến toàn bộ các doanh nghiệp trên khắp thế giới. Nếu có thể dễ dàng thích ứng với sự thay đổi này,  doanh nghiệp có thể tăng khả năng cạnh tranh và giành được lợi thế.

5. Nắm bắt cơ hội

Tự động hóa quy trình tài chính không phải là một kết thúc tốt đẹp cho doanh nghiệp mà là khởi đầu của một môi trường phát triển hơn. Sự tự động hóa trong bộ phận tài chính không những mang đến lợi ích từ sự đổi mới mà con là sự chuyển đổi đầy giá trị, thúc đẩy những tiến bộ công nghiệp tới toàn bộ tổ chức.

Làm cách nào để bắt đầu quy trình tài chính tự động

• Thiết lập cấu hình quy trình tiêu chuẩn
Bắt đầu xác định các bước trong quy trình tài chính và thiết kế mô hình cơ sở. Lúc này bạn có thể nhìn trực tiếp những gì sẽ diễn ra trong quy trình và đâu là chỗ cần cải thiện. Khi bạn đã hoạch định được những gì mà quy trình của bạn cần, bạn có thể bắt đầu đo lường những công cụ giúp bạn tạo ra phiên bản số của quy trình tài chính-kế toán.
• Tạo ra form quy trình trên nền tảng
Phát triển form quy trình tài chính theo nhu cầu của bạn, thời gian thực hiện các bước, ai sẽ là người phụ trách.
• Đo lường chất lượng.
Khi đã phổ biến quy trình với tất cả các thành viên trong tổ chức, lúc này, bạn có thể cho họ dùng thử bản demo, thu thập các feedback để từ đó cải thiện quy trình, tạo ra một hệ thống quy trình hoàn hảo nhất.

Kết Luận

Để có thể biết được rõ những thành công đem lại khi tự động hóa quy trình tài chính, cách đơn giản nhất là bạn có thể tự trải nghiệm và cảm nhận được nó. Với EZ-BPM, chúng tôi sẽ hỗ trợ các khách hàng doanh nghiệp dùng thử nền tảng và áp dụng thủ trực tiếp trên toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.

Các chuyên gia luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Chúng tôi sẽ giúp bạn thiết kế quy trình theo đúng nhu cầu, giúp toàn bộ nhân viên có thể sử dụng được quy trình mà không cần đến việc mã hóa.

risk management copy 3