Những quy trình nào của doanh nghiệp nên được tự động hóa

Những quy trình nào doanh nghiệp nên tự động hóa

Câu hỏi “Quy trình vận hành nào doanh nghiệp cần phải tự động”  đang rất phổ biến trong những ngày gần đây, câu hỏi đó giúp doanh nghiệp có thể đo được mức độ cần sử dụng giải pháp quản lý quy trình vận hành. Tuy nhiên, để đo được mức độ này tương đối khó khăn. Những doanh nghiệp đang chậm thích nghi với thay đổi hiện nay, mong muốn tìm ra những giải pháp tốt nhất để vượt qua khủng hoảng, trở lại với quỹ đạo ban đầu. 

Khi mà cuộc khủng hoảng do Covid-19 khiến nhân viên phải làm việc tại nhà, các tổ chức đã nhận ra sự thiếu hụt trong chất lượng quy trình và hiệu quả công việc khi mọi nguồn nhân lực trong công ty áp dụng phương pháp thủ công. Với những nhân viên không có mặt ở văn phòng, họ sẽ không thể làm việc hiệu quả nếu thiếu những giấy tờ cần thiết, mọi quy trình và công việc vận hành sẽ bị ngưng chệ. Cũng từ cuộc khủng hoảng Covid và nhu cầu làm việc linh hoạt của nhân viên mà các doanh nghiệp đang dần tìm đến những nền tảng giúp tự động hóa và quản lý quy trình doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ nên bắt đầu từ đâu ? Những quy trình nào nên được tự động hóa.

Nhân sự

1. Onboarding nhân viên mới

Tham gia vào một tổ chức mới mang đến cảm giác lo lắng và hồi hộp mà bất kỳ nhân viên nào trong những ngày đầu đi làm đều phải trải qua.  Tự động hóa quy trình onboarding biến những cảm giác đó trở nên thú vị và mang đến ấn tượng tích cực ban đầu

Một nhân viên có thể dễ dàng điều hành công việc nếu họ nhân được những hỗ trợ hiệu quả của các thành viên trong công ty. Một quy trình tự động, không cần giấy tờ là những gì bạn cần với các tính năng như sau:

Sự tự động giữa các bước được chuyển đến các cá nhân có nhiệm vụ
Xác định rõ thời gian hoàn thành
Thông tiên nhân viên mới được đồng bộ trong quy trình
Thông tin được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm

2. Xin thôi việc

Mẫu xin nghỉ việc không nhất thiết phải là những mẫu giấy tờ thông thường mà sẽ được thay thế bằng mẫu quy trình tự động. Mọi yêu cầu, review, phê duyệt và từ chối đểu xảy ra trên cùng một nền tảng. Người thiết lập form quy trình có thể thêm các tính năng khác như điều chỉnh và hủy bỏ đơn xin giúp nhân viên dễ dàng điều chỉnh cũng như thay đổi ý kiến. Một số tính năng cần có như

Đơn xin nghỉ việc online
Tùy chỉnh ngày tháng xin nghỉ hoặc hủy bỏ yêu cầu khi quy trình đang diễn ra
Khả năng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, trên các thiết bị.

3. Quy trình Offboarding

Mọi nhà quản trị đều mong muốn triển khai các quy trình offboarding càng trơn tru càng tốt. Một quy trình tách rời yêu cầu sự tự động trong công việc để tạo ra sự rõ ràng ổn định cho cả nhân viên lẫn tổ chức. Khi doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình, họ phải cân nhắc đến một số yếu tố sau
Các quy trình phải rõ ràng đến tất cả phòng ban
Đính kèm thông tin và tài liệu quan trọng
Các bên liên quan có thể gửi bình luận và feedback trực tiếp trên quy trình

4. Quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Quản lý thời gian biểu của nhân viên một cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và vô cùng nhàm chán. Mọi quy trình xin nghỉ phép của nhân viên đều được lưu trữ trong hệ thống, từ đó tạo ra căn cứ chính xác để xét lương, giúp giảm thời gian nhập và tìm kiếm dữ liệu.

Tài chính

5. Phê duyết chi phí phát sinh

Việc quản lý chi phí yêu cầu đến các nhiệm vụ như tiếp nhận yêu cầu thanh toán chi phí, review yêu cầu, xử lý các yêu cầu.

Trao cho nhân viên sự tự do để truy cập vào hệ thống và quản lý yêu cầu giúp loại bỏ vấn đề đau đầu trong việc xử lý quy trình. Không những vậy, nó còn giúp tiết kiệm thời gian bằng việc loại bỏ những sự can thiệp thủ công giữa các bước.

Sales

6. Quản lý mối quan hệ với khách hàng

Để biến quy trình trở nên đơn giản, dễ dàng, tất cả mọi thứ bạn cần là một nền tảng tập trung. Một nền tảng giúp mọi công việc của bộ phận kinh doanh được tự động hóa từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Lưu trữ thông tin khách hàng, phê duyệt báo giá, tiến hành tri ân, áp dụng ưu đãi. Việc tự động hóa những công việc này giúp bộ phận sales cảm thấy có nhiều năng lực hơn, dễ dàng kiểm soát công việc, gia tăng những chiến lược giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

IT

7. Quản lý yêu cầu hỗ trợ.

Việc quản lý yêu cầu dịch vụ một cách thủ công có thể tạo nên sự phức tạp, mất kiểm soát đối với cả bộ phận IT cũng như mọi nhân viên trong công ty. Không những vậy, khi có quá nhiều yêu cầu, bộ phận IT có thể bỏ sót hoặc xảy ra lỗi sai trong quy trình. Trong khi một vài quy trình mong muốn thay đổi để cải thiện năng suất, một vài quy trình lại khiến họ không thể thực hiện các công việc hàng ngày. 

Tự động hóa có thể làm nên điều kỳ diệu khi hợp lý hóa tất cả những vấn đề này. Nó có thể giúp bạn bằng cách – tạo ra các quy trình được thiết kế đúng với nhu cầu của doanh nghiệp giúp triển khai các yêu cầu nhanh hơn và phân tích kết quả SLA để nâng cao khả năng hoạt động.

8. Báo cáo sự cố

Báo cáo sự cố là công việc cần phải đơn giản và thuận tiện với mọi nhân viên trong công ty. Công việc này không nên đòi hỏi các quy trình phức tạp và quy tắc. Nếu bất kỳ vấn đề nào phát sinh, những nhân viên đó nên có thể báo cáo các vấn đề đó ngay lập tức – dù họ có ở bất cứ nơi đâu hoặc sử dụng trên tất cả các thiết bị. 

Điều này giúp ngăn chặn khả năng các vấn đề biến thành khủng hoảng trong công ty. Tự động hóa quy trình giúp các vấn đề được báo cáo nhanh nhất, cùng với đó là khả năng đính kèm tài liệu giúp bộ phận IT có thể dễ dàng hình dung được và nắm bắt chi tiết vấn đề đó.

Tiếp nhận nhân tài

9. Yêu cầu tuyển dụng

Điều gì sẽ xảy ra nếu các bộ phận cần thêm nhân tài vào đội ngũ của mình? Bắt đầu từ việc phòng nhân sự tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ phòng ban cho đến việc nắm bắt mọi thông tin từ ứng viên. Những yêu cầu đó sẽ được chuyển đến bộ phận tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng tự động sẽ giúp giảm thiểu khối lượng giấy tờ và email phát sinh, cũng như thay đổi khi cần thiết.

10. Theo dõi ứng viên

Khi thông tin ứng viên được triển khai trên hệ thống, công cuộc sàng lọc và đánh giá nhân viên bắt đầu diễn ra. Email được chuyển liên tục cho các bên, các cuộc gọi được tạo ra, sự mất kiểm soát có thể diễn ra. 

Tự động hóa có thể đảm bảo việc sàng lọc, đánh giá ứng viên xảy ra một cách có hệ thống. Thông tin ứng viên sẽ được đồng bộ và bảo mật đến các bên liên quan, các thành viên tham gia công tác đánh giá luôn được thông báo qua email tự động tránh trường hợp bỏ sót thông tin.

Các thủ tục hành chính

11. Yêu cầu công tác (đặt phòng, đặt xe,..)

Một nhân viên khi được lệnh công tác có thể đưa những thông tin chi tiết về phương tiện đi lại, chỗ ở chỉ với một nền tảng tạo quy trình và một cú click chuột. Những thông tin này sau đó sẽ được tự động chuyển giao trực tiếp cho quản lý bộ phận và sau đó là phòng hành chính thực thi nhiệm vụ. Việc đặt vé và sắp xếp chỗ ở sẽ được xử lý theo đúng thời gian quy định mà không phát sinh thêm bất kỳ email hay cuộc gọi xác nhận nào.

12. Báo cáo chuyến đi và chi phí

Sau chuyến công tác, các nhân viên sẽ nộp lại báo cáo chi tiết về những sự kiện diễn ra trong chuyến đi, đồng thời nộp chi phí phát sinh kèm hóa đơn và biên lai. Quy trình tự động giúp tiết kiệm thời gian cũng như giấy tờ.

Các doanh nghiệp có thể dễ dàng tự động hóa các quy trình được nhắc đến ở phía trên nếu có trong tay nền tảng no-code. Ứng dụng quản lý quy trình doanh nghiệp EZ-BPM hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình mà không cần đến bất kỳ kiến thức nào về code. Với dịch vụ thiết kế quy trình dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia EZ-BPM sẽ tạo ra môi trường làm việc số đáng mơ ước cho toàn bộ tổ chức và nhân viên.

risk management copy 3