Lợi ích đến từ các quy trình rõ ràng

Tại sao cần phải có các quy trình rõ ràng và lợi ích mà chúng đem lại?

Nếu bạn nhìn vào sự tiến hóa của quy trình doanh nghiệp số 15 năm về trước, chủ đề về liên quan đến quy trình đã được thường xuyên kiểm tra.  Các tài liệu liên quan đến quy trình cho thấy mọi quy trình rõ ràng, dễ hiểu đều khiến cho tổ chức đi đến thành công.

Khi việc số hóa diễn ra vào năm 2006, nhiều công ty đã không coi giải pháp kỹ thuật này là nhu cầu cấp thiết mà chỉ nhìn nhận như một thứ gì đó phù hợp với một nhóm doanh nghiệp hoặc ngân hàng. Đây chính là sai lầm to lớn.,

Chỉ khi 2 năm sai, toàn bộ cách tiếp cận kinh doanh đã thay đổi. Từ doanh nghiệp vừa và nhỏ cho tới các doanh nghiệp lớn bắt đầu nhìn thấy được giá trị từ việc chuyển đổi các quy trình kém hiệu quả thủ công sang tự động hóa, công nghệ hóa.

Tuy nhiên, dữ liệu số được lưu trữ và xử lý trong các văn bản Word. Khi các quy trình được nâng cấp, các tài liệu liên quan không phải lúc nào cũng được update hoặc sửa đổi.

Không những vậy, việc quản lý những thay đổi thủ công cần rất nhiều thời gian và những nguồn lực có giá trị mà công ty có thể sử dụng ở những chiến lược phù hợp hơn.

Số liệu hóa quy trình một cách rõ ràng

Trước hết ta phải hiểu số liệu hóa quy trình là gì.

Số liệu hóa quy trình là những báo cáo, phân tích liên quan đến quy trình đang được triển khai, để từ đó có thể nhìn lại chất lượng và tối ưu hóa quy trình đó.

Sau hơn một thập kỉ, lưu trữ những tài liệu hết hiệu lực liên quan đến quy trình tạo ra vấn đề cho rất nhiều tổ chức. Đây có thể là một khía cạnh tạo nên những ý tưởng sai lầm.

Trên thực tế, với một công nghệ quản lý quy trình rõ ràng, doanh nghiệp của bạn sẽ không cần đến sự can thiệp của các chuyên gia để duy trì sự rõ ràng và hoạch định quy trình.

Đối với nhiều nhân viên, việc thiết kế quy trình được nhìn nhận như một sự phức tạp và không thể quản lý. Với những nền tảng quy trình tự động, các nhà sở hữu doanh nghiệp không cần thiết phải hiểu ngôn ngữ đằng sau những quy trình đó, hoặc cần phải đào tạo dài hạn để có thể triển khai.

Một điều vô cùng quan trọng là các quy trình cần phải được hiểu bởi mọi nhân viên. Bằng cách cung cấp những công cụ dễ sử dụng, các cá nhân có thể hiểu rõ hơn mọi quy trình của họ và cùng tìm ra cách để cải thiện những quy trình đó.

Tiến hành những quy trình rõ ràng trong tổ chức của bạn

Với EZ-BPM, bạn có thể trao sức mạnh cho nhân viên để quản lý quy trình của họ mà gặp bất kỳ trở ngại nào về mặt kỹ thuật. Tất cả thành viên trong doanh ngiệp có thể dễ dàng số hóa công việc của họ, tạo ra mô hình quy trình trực quan, dễ dàng công tác với đông nghiệp trong môi trường làm việc và liên tục tối ưu hóa quy trình.

Tạo ra một văn hóa không ngừng phát triển

Nếu bạn đang muốn liên tục tối ưu hóa các quy trình doanh nghiệp của mình, rất có thể bạn sẽ bắt gặp các thuật ngữ “Quản lý tinh gọn” và “Six Sigma – Phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh “. Mặc dù ban đầu những chủ đề này có vẻ khó khăn, nhưng nếu bạn nắm rõ các điểm chính, việc áp dụng các phương pháp này trở nên rất đơn giản.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu đặt nền móng cho việc quản lý quy trình tối ưu nếu bạn làm theo mười bước từ chu trình Six Sigma ‘DMAIC’ – quy trình cải tiến.

• Xác định
• Đo lường
• Phân tích
• Cải thiện
• Kiểm soát

Những bước này nghĩa là gì và bạn làm thể nào  đê bạn có thể kết hợp chúng trong tổ chức của bạn?  Thực tế, phương pháp – DMAIC nghĩa là bạn nên:

1. Thiết lập việc tối ưu hóa quy trình như là văn hóa vận hành
2. Phân chia trách nhiệm
3. Xác định và ưu tiên những quy trình cốt lõi
4. Lưu trữ và tài liệu hóa quy trình chính
5. Trực quan hóa cách để cải thiện quy trình
6. Đào tạo nhân viên về quy trình của bạn
7. Liên tục duy trì quy trình và cập nhật chúng

Áp dụng chiến lược cải tiến quy trình doanh nghiệp vào quy trình của bạn theo các viết tắt là “PDCA” – plan (lên kế hoạch), do (làm), check (kiểm tra), và act (hành động)

• Plan: Mục tiêu của các quy trình?
• Do: Những gì cần làm để đạt được mục tiêu và các để bạn đạt được nó?
• Check: Bạn có quản lý được kêt quả mà bạn muốn có được hay không?
• Act: Bạn cần phải làm gì hơn thế nữa?

Hãy bắt đầu tối ưu hóa quy trình

Công cụ như EZ-BPM không những dễ dàng để quản lý quy trình mà còn tài liệu hóa, tạo ra sự rõ ràng để tất cả nhân viên có thể hiểu những gì đang diễn ra trong tổ chức

Phía trên, bạn có thể nhìn thấy quy trình tuyển dụng được tối ưu hóa bằng chiến lược 6 – sigma (Phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh). Bạn có thể nhìn thấy sơ đồ quy trình rõ ràng, trực quan và dễ dàng để thực hiện như thể nào.

Với EZ-BPM, bạn có thể không những thiết kế quy trình của mình mà còn có thể tài liệu hóa bằng cách thiết lập báo cáo, biểu đồ, trạng thái quy trình. Sự kết hợp giữa việc thiết kế các quy trình đơn giản và số liệu hóa chúng tạo ra khả năng cho tất cả nhân viên để theo dõi quy trình và liên tục thay đổi, tối ưu hóa chúng.

risk management copy 3