Chiến đấu sự trì hoãn trong chiến dịch marketing bằng việc hợp lý hóa quy trình.

Chiến đấu sự trì hoãn trong chiến dịch marketing bằng việc hợp lý hóa quy trình.

Các nhà quản lý hoặc giám đốc marketing luôn biết được sự tồn tại song song của những nhân tố gây trì hoãn chu kỳ marketing của công ty. Dù cho những nhân tố đó có là sự thiều hụt các quy trình xuyên suốt, quyền sở hữu không rõ ràng  với các nhiệm vụ và yêu cầu của dự án, hoặc sự thất bại trong giai đoạn phê duyệt, những nút thắt hay còn gọi là những nút cổ chai này có thể đe dọa đến thành công và tiến độ thực hiện của dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến 3 nút thắt phổ biến trong marketing, bao gồm quy trình khách hàng. Chúng tôi cũng đề cập đến những giải pháp có thể giúp quy trình của bạn được xuyên suốt và đảm bảo mỗi dự án được quản lý và phê duyệt đúng thời gian

Những vấn đề phát sinh trong quy trình marketing

Nếu các quy trình yêu cầu phê duyệt không được xác định và tổ chức rõ ràng, các dự án marketing và các yêu cầu có thể bị trật khỏi kế hoạch trước khi bắt đầu. Không có gì là lạ khi bộ phận marketing phải nhận rất nhiều yêu cầu tiếp thị từ nhiều hướng khác nhau

Hiện thực cho thấy nều không có một quy trình hợp lý và tâp trung vào yêu cầu, bộ phận marketing trong doanh nghiệp sẽ không thể phân loại và xác định được từng quy trình khi chúng đến từ rất nhiều nơi. Nhứng yêu cầu không rõ ràng như vậy có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng và khiến các maketer tốn rất nhiều thời gian trong việc phải hỏi đi hỏi lại để triển khai một cách chính xác nhất.

Hơn nữa, một quy trình lộn xộn có thể dẫn tới kết quả ưu tiên không rõ ràng, các sản phẩm, nội dung không đáp ứng đúng yêu cầu, và nghiêm trọng hơn, tất cả các yêu cầu sẽ trở nên mất kiểm soát và thất bại.

Hơn thế nữa, vấn đề này có thể gây căng thẳng đối với mối quan hệ của các bộ phận và ảnh hưởng đến tinh thần của tổ chức. Chính vì vậy, việc thiết lập những quy trình hợp lý là vô cùng cần thiết, vừa để nắm bắt mọi thông tin cần thiết, vừa giúp cho đội ngũ marketing có thể quản lý những yêu cầu mà họ nhận được.

Làm cách nào để hợp lý hóa quy trình tiếp thị

Cách dễ dàng nhất để khiến các quy trình yêu cầu của bộ phận marketing được diễn ra hiệu quả là triển khai nó trong hệ thống quản lý vận hành hoặc hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp, giúp các quy trình được tự động hóa. Với EZ-BPM, việc tạo ra những yêu cầu trở nên vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Các phòng ban có thể lựa chọn loại quy trình trong mục chiến dịch marketing. Mọi thành viên trong tổ chức có thể tạo yêu cầu bằng cách điền thông tin vào các trường trong mẫu.

Hơn thế nữa, việc triển khai nền tảng quản lý quy trình tự động như EZ-BPM sẽ đảm bảo mọi yêu cầu bao gồm các dữ liệu có sẵn hoặc được các marketer thêm vào có thể được truyền đi và chiền khai nhanh nhất có thể.

Làm cách nào để chiến đấu với sự trì hoãn trong các quy trình Marketing

Những quy trình khách hàng và những yêu cầu không xác định chắc chắn sẽ làm tổn thương đến năng suất tiếp thị. Ngoài ra, những trì hoãn đó cũng phổ biến trong quy trình sản xuất và quy trình giao hàng. May mắn thay, chúng đều có thể được giải quyết chỉ với một nền tảng duy nhất – giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp.

Hãy cùng tạo ra các dự án thành công

Ví dụ, yêu cầu của một thành viên trong công ty được gửi đi, đội ngũ marketing sẽ chạy lại dự án một cách máy móc trong quá trình vận hành hàng ngày của họ. Trong một diễn biến khác, nhóm marketing sẽ tiếp nhận yêu cầu của phó giám đốc. Trong khí đó, họ cũng tiếp nhận đồng thời yêu cầu gửi mail tiếp thị từ bộ phận chăm sóc khách hàng. Việc tiếp nhận những thông tin lộn xộn không có cùng chung form mẫu có thể dẫn đến việc không xác định rõ ràng chủ sở hữu, thời gian hoàn thành, kỳ vọng thực tế và thậm chế là có thể chậm deadlines.

Giải pháp cho vấn đề này là thiết lập một form quy trình cho những yêu cầu được lặp đi lặp lại. Với EZ-BPM, các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng tạo ra quy trình yêu cầu tiếp thị từ mẫu quy trình có sẵn. Các mẫu quy trình này cho phép liệt kê những thông tin cần cho dư án, xem xét giai đoạn triển khai, thời gian thực hành các bước và ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện yêu cầu.

Thúc đẩy quy trình phê duyệt

Nút thắt khác trong marketing đến từ quy trình phê duyệt, có thể bị trì hoãn bời nhiều cách khác nhau. Trong nhiều trường hợp, các nhà quản lý có thể cảm nhận được công việc sẽ không bao giờ được hoàn thành xong vì khối lượng công việc cần phê duyệt quá  nhiều. Trong nhiều trường hợp, các phê duyệt có thể bị bỏ sót hoặc bị lãng quên, hoặc người phê duyệt có thể không rõ thời hạn cho một phê duyệt cần thiết.

Vấn đề này sẽ được giải quyết bằng giải pháp EZ-BPM, công cụ giúp thiết kế quy trình phê duyệt tự động đảm bảo tất cả nội dung và yêu cầu của họ nhận được sự chấp thuận mà họ cần. Với EZ-BPM, dù các marketer không có kiến thức về công nghệ, họ vẫn có thể dễ dàng đính kèm tài liệu vào quy trình,  tự động hóa quy trình, chỉ định người thực hiện và nhiều hơn thế nữa. Quan trọng nhất, các trưởng bộ phận sẽ nhận được thông báo tự động gửi đến qua mail khi có nhiệm vụ mới, xác định được thời gian cần làm thông qua SLA, tránh trường hợp bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào.

risk management copy 3