3 câu hỏi nên được cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm tự động hóa quy trình doanh ngiệp

3 câu hỏi nên được cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm tự động hóa quy trình doanh ngiệp

Không còn thời điểm nào tốt hơn để các doanh nghiệp có thể đón đầu xu hướng tự động hóa như thời điểm hiện tại. Việc để các công ty tự triển khai các quy trình tự động tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Khi đó, họ sẽ cần đến sự trợ giúp của các chuyên gia trong lĩnh vực hoặc tiếp nhận giải pháp từ các nhà phát triển phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp bên ngoài. Đây cũng chính là thời điểm mà các công ty công nghệ đang thao túng internet , và công cụ tìm kiếm Google để PR cho sản phẩm tự động hóa quy trình doanh nghiệp. 

Cũng chính vì vậy, khi bạn tìm kiếm từ khóa liên quan đến chủ đề này, Google sẽ hiển thị vô số kết quả về lý do tại sao: “ Tự động hóa quy trình lại quan trọng đến với doanh nghiệp như vậy. Những yếu tố nào nên cân nhắc trước khi lựa chọn giải pháp tự động hóa quy trình”. Bài viết dưới đây sẽ giúp cho cân nhắc đến các câu hỏi để lựa chọn cho mình nền tảng quản lý quy trình phù hợp..

Chi phí bỏ ra có lớn hơn lợi ích nhận được hay không?

Hãy luôn nhớ một điều rằng việc tự động hóa quy trình luôn cần đến sự đầu tư về chi phí. Chi phí ở đây không chỉ là chi phí để có được giải pháp mà còn là những chi phí ẩn phát sinh.

• Chi phí đào tạo
• Chi phí tư vấn
• Chi phí hỗ trợ
• Chi phí phát sinh trong thời gian ngừng hoạt động nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra
• Chi phí mất đi khi quy trình tự động hóa diễn ra không hiệu quả.

Đây vẫn chưa phải là một danh sách đầy đủ. Trong khi có quá nhiều lý do để tự động hóa quy trình doanh nghiệp của bạn, nếu chi phí bỏ ra nhiều hơn lợi ích nhận được, bạn nên cân nhắc lại quyết định của mình và tìm những giải pháp phù hợp hơn.

EZ-BPM trả lời bạn

Chúng tôi cam kết đưa ra mức giá hợp lý nhất phù hợp với từng loại hình và nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, khách hàng không phải trả thêm bất kỳ chi phí khác như đào tạo hay tư vấn. 

Liệu có quá rắc rối đối với việc vận hành doanh nghiệp hay không?

Chúng ta đang sống trong thời đại mà tư duy nguyên tắc ảnh hưởng trực tiếp đến sự tiếp nhận của con người. Khi một tổ chức bắt đầu tự động hóa quy trình, những người tiếp cận giải pháp mà ở đây là các nhân viên sẽ là những người dùng chính trong doanh nghiệp của bạn. Một điều vô cùng quan trọng khi sử dụng giải pháp là giúp cho người dùng cảm thấy tiện lợi và thoải mái hơn chứ không phải cảm thấy khó khăn khi sử dụng. 

Đôi khi, việc lựa chọn công cụ có thể gây bất lợi cho mục đích chung vì chúng quá khó để triển khai và thao tác. Không những mất thêm chi phí đào tạo mà còn khiến cho việc training của nhân viên diễn ra liên tục, gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Vì vậy, nếu giải pháp đó không trực quan để sử dụng hay các nhân viên không yêu thích nó, ý tưởng này sẽ trở nên không phù hợp đối với doanh nghiệp của bạn.

EZ-BPM trả lời bạn

Nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp của chúng tôi tập trung vào người dùng phổ thông. Chúng tôi giúp các nhân viên tạo ra quy trình tự động, quản lý, nâng cấp mà không cần code. Ngoài ra, chỉ cần tốn vài phút giới thiệu, các nhân viên của doanh nghiệp đã có thể dễ dàng thao tác trên nền tảng. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và trả lời các câu hỏi của khách hàng.

Tự động hóa quy trình có loại bỏ đi các yếu tố con người hay không?

Điều quan trọng nhất khi bắt đầu tự động hóa quy trình là bạn phải xác định được mức độ sử dụng của nó. Trong rất nhiều trường hơp, doanh nghiệp thường có xu hướng quên đi rằng con người mới chính là những nhân tố mà họ cần phải lưu ý, bất kể mô hình được sử dụng là B2B hay B2C. 

Vì vậy, rất nhiều trường hợp cần đến sự phán đoán và tư duy của con người, việc tự động hóa quy trình hoàn toàn không phù hợp. Tự động hóa các công việc vận hành hàng ngày, các quy trình lặp đi lặp lại có thể được cân nhắc. Tuy nhiên, những quy trình tiếp xúc với khách hàng là những quy trình không đủ tiêu chuẩn để tự động hóa.

Bạn nên hạn chế sử dụng những giải pháp tự động hóa quy trình khiến bạn ít tập trung hơn vào khách hàng.Đây cũng là điều quan trọng mà bạn phải cân nhắc trước khi đầu tư thời gian, tiền bạc và nguồn lực vào tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Bạn phải nhận ra lợi ích đầy đủ của nó trước khi quyết định sử dụng.

EZ-BPM trả lời bạn

Như đã nói phía trên, nền tảng chúng tôi tập trung vào trải nghiệm người dùng. Chúng tôi không mặc định khách hàng sử dụng những quy trình tự tạo sẵn. Thay vào đó, chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế quy trình dựa trên nhu cầu của khách hàng. Tùy vào tính chất vận hành cũng như văn hóa của doanh nghiệp, các doanh nghiệp sẽ có những quy trình phù hợp nhất, vừa giúp tự động hóa quy trình vận hành, vừa giúp nhân viên cảm nhận được việc làm chủ môi trường công việc.

risk management copy 3