Làm thế nào để quản lý quy trình giúp doanh nghiệp đối đầu với rủi ro
mai quynh October 7, 2020 Quản Trị

Quản lý rủi ro rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp như hiện nay. Một số doanh nghiệp đang làm rất tốt công tác kết hợp cách thức quản lý rủi ro với văn hóa công ty. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung được cách mà quản lý quy trình có thể giúp doanh nghiệp đối đầu với rủi ro – và cách mà bạn có thể làm hiện nay để chuẩn bị cho các thử thách trong tương lai.

Quản lý rủi ro trong cuộc khủng hoảng

Cuộc khủng hoảng chưa từng xảy ra từ COVID-19 cho chúng ta thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của quản lý rủi ro, trong khi đưa ra một số tình huống mà ta không thể lên kế hoạch.Vậy, làm thế nào để bạn phản ứng lại với nó. Đưa ra một khung quản lý rõ ràng, chính xác bao gồm các quy trình thuộc mọi phòng ban trong tổ chức của bạn, các quy trình này đủ mạnh mẽ và linh hoạt để đối phó với bất cứ thay đổi nào sẽ diễn ra trong tương lai. Sự kết hợp mạnh mẽ các quy trình là bản chất của cách quản lý quy trình sẽ giúp bạn đối đầu với rủi ro.

Covid-19 diễn ra ngoài việc mang đến cuộc khủng hoảng về sức khỏe trên toàn thế giới. Nó còn mang theo vô số các hệ lụy và rủi ro ảnh hưởng tới mọi ngành công nghiệp, mọi công ty với cấu trúc và quy mô khác nhau. Tuy đại dịch tại Việt Nam đã được kiểm soát trong thời gian gần đây, nhưng không có nghĩa nó sẽ không tiếp tục tái phái. Ban đầu, các doanh nghiệp đã phải chứng kiến việc các nhân viên phải tuân thủ giãn cách xã hội, các doanh nghiệp phải đồng ý cho nhân viên làm việc tại nhà để bảo đảm sức khỏe trong khi vẫn phải duy trì vận hành.

Kết quả là, Covid-19 đưa tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro lên toàn bộ doanh nghiệp trên toàn thế giới, các doanh nghiệp luôn cố gắng để giảm thiểu sự tác động của cuộc khủng hoàng và tránh thất thoát tiền bạc và thời gian, tránh giảm chất lượng dịch vụ và hủy bỏ danh tiếng, trong tình trạng xấu nhất là ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên. Một hệ thống quản lý rủi ro có thể giúp bạn giảm thiểu những tác động không mong muốn đến doanh nghiệp và luôn giữ cho doanh nghiệp trong trang thái cân bằng.

Vô số các rủi ro trong các công ty hiện này

Khi chúng ta nói đến rủi ro trong môi trường doanh nghiệp, chúng ta sẽ xem xét khả năng một tình huống nào đó sẽ xảy ra và hậu quả của nó tác động thế nào đến với doanh nghiệp. Sau đó, chúng ta phát triển các biện pháp kiểm soát giúp ngăn ngừa những rủi ro đó có thể xảy ra (hoặc làm giảm thiểu thiệt hại nếu nó có thể xảy ra), đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp.

Do đó, quản lý rủi ro trở thành động lực để các doanh nghiệp giảm thiểu hậu quả mà cuộc khủng hoảng COVID-19 gây ra. Quản lý rủi ro giúp bạn xác định những tình huống xấu có thể xảy ra với doanh nghiệp  bằng các quy trình và việc thiết lập kiểm soát để giảm thiểu hậu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định chiến lược và hoạt động.

Quản lý rủi ro đảm bảo duy trì vận hành và tài chính thông qua tầm nhìn mang tính vi mô và vĩ mô tại các cấp độ khác nhau của tổ chức. Quản lý rủi ro là trụ cột của bất kỳ tổ chức nào.  Việc hiểu được làm cách nào để quản lý quy trình giúp tổ chức đối đầu với rủi ro phải là một phần của văn hóa doanh nghiệp và cần được truyền đạt đến mọi nhân viên.

Làm cách nào để quản lý quy trình có thể giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát rủi ro

Các tổ chức hiện nay luôn phải đối mặt với các loại rủi ro khác nhau, ảnh hưởng đến nhiều chức năng trong doanh nghiệp. Những rủi ro này được chia thành 4 nhóm cụ thể trong doanh nghiệp bao gồm: tài chính, vận hành, tuân thủ, nhân viên. Dưới đây sẽ là hướng dẫn ngắn gọn về cách mà quản lý quy trình giúp bạn kiểm soát được từng loại rủi ro:

Rủi ro tài chính

Những rùi ro này thường liên quan đến sự phụ thuộc về mặt tài chính, những quy trình tạo ra tính thanh khoản trong dòng tiền của bạn như quy trình mua hàng đến thanh toán, quy trình giải quyết các khoản cần thu. Rất nhiều doanh nghiệp đã phải chịu tác động về mặt tài chính từ cuộc khủng hoảng Covid -19, doanh nghiệp của bạn có thể là một trong số đó. Dự đoán các rủi ro tài chính và mô hình hóa chúng có thể là những bươc khởi đầu đầu tiên, tuy nhiên quản lý quy trình (cụ thể hơn là khai thác tối đa lợi ích của việc tự động hóa quy trình) giúp bạn xác định bất cứ lỗ hỏng hoặc những nút thắt liên quan đến khía cạnh tài chính của doanh nghiệp.

Việc khai thác các quy trình tự động có thể khám phá ra các yếu tố tác động nhiều nhất đến dòng tiền nội bộ của bạn.

• Việc thanh toán giữa doanh nghiệp của với nhà cung cấp có đúng hạn không ?
• Doanh nghiệp của bạn có thu được các khoản tiền đúng hạn không ?
• Thời gian mà bạn xử lý tất cả các thanh toán mất bao lâu ?

Một hệ thống quản lý quy trình hiệu quả có thể đưa bạn các thông tin cần thiết để nhận ra những rủi ro có thể xảy ra tại các quy trình chính của bộ phận tài chính. Khi đó, các quy trình được tự động hóa có thể đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẽ có các biện pháp kiểm soát phù hợp (VD: người chịu trách nhiêm phê duyệt, giám sát, người quản lý và thông báo tự động ) để đảm bảo bạn có thể có sự chuẩn bị cho tình huống xấu nhất

Rủi ro vận hành

Những rủi ro này thường liên quan đến các thủ tục vận hành trong doanh nghiệp. Cùng lấy ví dụ về một tổ chức mà chuỗi giá trị của họ bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng COVID-19. Công ty này phụ thuộc vào một nhà cung cấp chính để sản xuất hàng hóa của họ. Nếu nhà cung cấp này không bao lâu nữa có thể đảm báo họ có đủ nguồn cung ứng, khi đó toàn bộ tổ chức sẽ gặp phải rắc rối lớn.

Đây là rủi ro mà các giải pháp phòng ngừa phải được xác định trước trong trường hợp xảy ra các vấn đề không mong muốn: quản lý hàng hóa, thông tin của các nhà cung cấp khác với sản phẩm tương đương cần được lưu trữ và đưa vào quy trình đánh giá, phê duyệt. Phải đảm bảo rằng các giải pháp này có thể hoạt động chính xác khi cần thiết và cách để đảm bảo điều này là có một quy trình rõ ràng, dễ hiểu, được kết nối với toàn bộ tổ chức. Xây dựng quy trình dự phòng có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro gián đoạn và ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi giá trị của bạn.

Rủi ro tuân thủ

Quản lý rủi ro chắc chắn phải được liên kết với rất nhiểu quy định và điều khoản khác nhau mà các hoạt động của bạn cần được tuân theo. Thậm chí trong một cuộc khủng hoảng, việc giữ cho các cơ quan quản lý hài lòng cần phải là ưu tiên hàng đầu. Với các nền tảng quản lý quy trình phù hợp, bạn có thể đảm bảo các quy trình được tự động tiến hành mà vẫn đảm bảo tuân thủ.

Bằng cách so sánh thời gian hoạt động thực của một quy trình với thời gian được thiết lập trước cũng như cách thức hoạt đông của nó, các vi phạm về mặt tuân thủ có thể được phát hiện ngay lập tức. Cách tiếp cận này cũng đưa bạn những phân tích và báo cáo về mặt tuân thủ thời gian một cách tự động,  thay vì lập báo cáo thủ công như lúc trước. Điều này giúp từng rủi ro và những biện pháp quản lý liên quan trở nên rõ ràng với những các nhân liên quan, giúp họ theo dõi và ứng phó với những rủi ro đó.

Rủi ro nhân sự

Các doanh nghiệp cần duy trì số lượng nhân viên để vận hành trong khi cân nhắc đến sự an toàn của họ. Bạn cũng có thể bổ sung các kĩ năng của nhân viên để thực hiện công việc hàng ngày của họ một cách hiệu quả, theo các quy tắc được thiết lập trong doanh nghiệp. Các cấu trúc quy trình được triển khai từ trước giúp các nhân viên có thể tự động hóa các quy trình của mình, tạo ra hiệu quả vận hành to lớn trong thời kì khủng hoảng như hiện nay. Hơn thế nữa, việc này giúp giải phóng nhân viên khỏi các công việc rườm rà để họ có thể tập trung vào các chiến lược ứng phó với ảnh hưởng của các cuộc khủng hoảng.

Quản lý rủi ro và tuân thủ chỉ trong 5 bước

Quản lý quy trình giúp bạn kiểm soát rủi ro, và EZ-BPM đưa ra giải pháp để giúp bạn quản lý quy trình một cách hiệu quả. Chúng tôi giúp bạn thiết kế những khung quy trình vận hành, dễ dàng triển khai, đảm bảo có thể kiểm soát lâu dài để duy trì tuân thủ và giảm thiểu rủi ro trong doanh nghiệp của bạn.
Chúng tôi đưa bạn 5 bước để quản lý quy trình, giúp bạn phòng tránh các rủi ro sẽ xảy ra .
1. Xác định nhu cầu thiết lập
2. Các chuyên gia hỗ trợ thiết kế khung quy trình
3. Triển khai đến toàn bộ nhân viên
4. Thực hiện và tiến hành đo lường
5. Sửa đổi và nâng cấp quy trình

risk management copy 3