7 Bước Thiết Kế Và Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp

Trong quản trị, rất nhiều nhà lãnh đạo thường nói về “quy trình doanh nghiệp”, tuy nhiên, thuật ngữ này vẫn khó hiểu khi có quá nhiều định nghĩa, cách giải thích khác nhau liên quan đến nó. Để làm rõ hơn về khái niệm này, bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm một vài thông tin mà bạn cần, cách để tạo ra hiệu quả quy trình và tại sao các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu sâu về nó.

Thế nào là quy trình doanh nghiệp ?

Một quy trình doanh nghiệp bao gồm các công việc được thực hiện tuần tự bởi các thành viên tham gia để đạt được mục tiêu đề ra. Mỗi công việc khi chuyển đến người chịu trách nhiệm sẽ được coi là một bước trong quy trình. Các quy trình này sẽ được sử dụng lại nhiều lần theo tiêu chí của từng cá nhân, từng phòng ban.

Đây cũng là nên tảng ban đầu để hình thành nên những khái niệm liên quan như quản lý quy trình doanh nghiệp, tự động hóa quy trình,…

Tầm quan trọng của quy trình doanh nghiệp

Nhu cầu sử dụng quy trình và lợi thế mà chúng có được được biểu hiện vô cùng rõ ràng trong các tổ chức lớn. Các cấu trúc được thiết lập sẵn trong một chu kỳ quy trình giúp hệ thống hóa hoạt động của từng cá nhân, đảm bảo mọi nguồn lực đều được tối ưu.

Những nguyên nhân chính để có được những quy trình doanh nghiệp rõ ràng

• Xác định những công việc nào là quan trọng đối với mục tiêu của tổ chức
• Nâng cao hiệu quả
• Tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên, các bộ phận trong tổ chức
• Đảm bảo mọi trách nhiệm và tối ưu hóa nguồn lực nội bộ
• Tránh tình trạng mất kiểm soát trong vấn đề vận hành nội bộ
• Tiểu chuẩn hóa các thủ tục để hoàn thành nhiệm vụ trong doanh nghiệp

7 bước để xây dựng một chu kỳ doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu

Luôn cần phải đặt ra câu hỏi: Mục tiêu của quy trình là gì? Tại sao lại tạo ra nó? Làm thế nào để có thể biết được quy trình đó có thành công hay không?

Bước 2: Lên kế hoạch và phác họa quy trình

Những chiến lược nào cần thiết để đạt được mục tiêu? Đât có phải là lộ trình chính xác cho quy trình

Bước 3: Thiết lập hành động và phân chia vai trò cho các đối tượng tham gia

Xác định từng nhiệm vụ và từng cá nhân, bộ phận sẽ chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ đó

Bước 4: Đo lường quy trình

Chạy quy trình trong phạm vi nhỏ để thử nghiệm quy trình đó có hiệu quả hay không. Thu thập ý kiến của những người xung quanh để thấy được sự chính xác.

Bước 5: Thực hiện quy trình

Bắt đầu chạy quy trình trong môi trường thực tế. Thông báo và triển khai nội dung với các bên tham gia

Bước 6: Giám sát kết quả

Xem lại quy trình và phân tích tình trạng của chúng. Ghi lại tất cả lịch sử sử dụng quy trình

Bước 7: Lặp lại

Nếu quy trình có thể giúp từng cá nhân trong doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra, tận dụng nó cho các quy trình trong tương lai.

Một số ví dụ về quy trình doanh nghiệp

Hãy lấy ví dụ cơ bản của quy trình doanh nghiệp được triển khai tại bộ phận nhân sự. Ngay từ lúc đăng tin tuyển dụng đến khi thực hiện kế hoạch onboarding cho nhân viên mới, có rất nhiều bước liên quan trong từng quy trình. Mặc dù các bước sẽ có sự khác nhau giữa từng tổ chức, một chuỗi công việc đơn giản sẽ được hình dung như sau:

1. Phòng nhân sự đăng tin tuyển dụng
2. Rất nhiều ứng viên đăng ký vào gửi hồ sơ vào cổng thông tin
3. Trưởng phòng nhân sự lọc ra các ứng viên phù hợp nhất
4. Các ứng viên sẽ được gọi điện thông báo chuẩn bị cho vòng phỏng vấn
5. Gửi thông báo trúng tuyển đến các ứng viên được chọn
6. Trao đổi về lương, thưởng và chính sách công ty đến các nhân viên mới
7. Thư mời thử việc sẽ được gửi đi

Kết thúc quy trình này, bộ phận nhân sự sẽ chuyển đến quy trình onboarding dài hạn.

Những khía cạnh nào thật sự cần thiết cho một quy trình doanh nghiệp?

• Tính hữu hạn – Một quy trình doanh nghiệp tốt đều có điểm đầu và điểm cuối, bao gồm giới hạn các bước thực hiện
• Khả năng lặp lại – Một quy trình doanh nghiệp tốt có thể được thực hiện vô số lần tiếp theo.
• Tạo ra giá trị – Bảo đảm rằng, tất cả các bước trong quy trình đều tạo ra giá trị và sẽ không tồn tại bất kỳ bước dư thừa nào. Nói một cách khác, nếu một bước nào đó không đem lại giá trị, bước đó cần phải được loại bỏ.
• Tính linh hoạt – Một quy trình không nên quá cứng nhắc mà cần linh hoạt để có thể thay đổi. Khi việc nâng cấp đã được xác định, quy trình có thể cho phép thay đổi mà không làm ảnh hưởng tới vấn đề vận hành của các bên liên quan.

Lợi ích từ việc sử dụng nền tảng quy trình doanh nghiệp

Các giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy năng suất quy trình xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Triể khai giải pháp giúp doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích như:

Giảm thiểu rủi ro

Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp giúp phòng tránh và sửa chữa lỗi sai, các điểm gây ra tắc nghẽn từ đó giúp giảm thiểu rủi ro.

Loại bỏ các thành phần dư thừa

Việc giám sát quy trình cho phép xác định và loại bỏ những nhiệm vụ dư thừa. Triển khai phần mềm quản lý quy trình cũng giúp phát triển khả năng phân chia nguồn lực, đảm bảo từng các nhân tập trung thời gian vào những công việc quan trong hơn.

Giảm thiểu chi phí

Nâng cao tính trực quan cho quy trình, giảm sự chi tiêu lãng phí. Bằng cách này, chi phí được giữ lai và thúc đẩy quá trình tiết kiệm cho doanh nghiệp.

Nâng cao sự cộng tác

Tính minh bạch giữa các nhiệm vụ được nâng cao trong nền tảng BPM giúp việc cộng tác giữa các nhóm trong nội bộ cũng như việc kết nối với khách hàng được diễn ra trọn vẹn. Tất cả mọi thành viên tham gia quy trình đều có traqchs nhiệm thực hiện nhiệm vụ đúng thời gian quy định

Cải thiện năng suất

Khi quy trình được khuôn đúc, việc phê duyệt diễn ra nhanh hơn và thông tin được vận chuyển dễ dàng hơn. Nhiệm vụ được tự động chuyển giao mà không cần đến sự can thiệp của con người. Điều đó đã giúp thúc đẩy năng suất của toàn bộ phòng ban

Gia tăng hiệu quả

Các báo cáo và phân tích từ tổng quát đến chuyên sâu của phần mềm BPM giúp các thành viên có cái nhìn tổng quan về vận hành quy trình. Giúp các quản lý có thể đảm bảo thời gian và cấp độ chính xác.

Tăng tính tuân thủ

Với nền tảng BPM, mọi thứ đều trở nên dễ dàng và đúng phương pháp để tạo ra một quy trình liền mạch với các chính sách và tiêu chuẩn của công ty.

Cùng nhau tạo ra quy trình doanh nghiệp

Các quy trình doanh nghiệp hiệu quả sẽ tạo ra thành công vận hành cho toàn đội ngũ. Từng cá nhân sẽ có được cái nhìn rõ ràng về vai trò và nghĩa vụ của họ, giúp họ thực hiện công việc với môt cái nhìn tổng quát đến cuối mục tiêu.

Chi phí để thuê chuyên gia cho việc thiết lập quy trình doanh nghiệp sẽ được loại bỏ. Dịch vụ thiết kế quy trình doanh nghiệp của EZ-BPM sẽ biến bạn trở thành chuyên gia trong việc xây dựng các quy trình công việc của riêng bạn. Giải pháp không cần code, thân thiện với người, dùng giúp bạn thiết kế những quy trình doanh nghiệp phức tạp.

risk management copy 3