Tại Sao 70% Sáng Kiến Cải Tiến Quy Trình Đều Không Thành Công

Tại Sao 70% Sáng Kiến Cải Tiến Quy Trình Đều Không Thể Triển Khai Thành Công

“ Nếu không có sự thay đổi, sẽ không có đổi mới, sáng tạo và động cơ để phát triển. Người bắt đầu thay đổi sẽ có cơ hội tốt hơn để kiểm soát những thay đổi khó tránh khỏi”

– Nhà Vật Lý Học William Pollard

Tìm hiểu để phòng tránh sai lầm thường dễ mắc phải trong nhưng sáng kiến đổi mới quy trình chính là một cách chủ động của doanh nghiệp để duy trì lợi thế trong thời buổi đầy cạnh tranh như hiện nay.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, bước đầu tiên để cải tiến quy trình bắt đầu từu việc nhìn nhận lại tổ chức của mình và xác định quy trình nào cần được nâng cấp nhiều nhất. Sau đó họ sẽ tiến hành tìm cách làm giảm sự va chạm với những quy trình hiện có và thực hiện tốt hơn.

Bất chấp một vài thành tích có thể đo lường được ngay từ ban đầu hoặc được sự khuyến khích của lãnh đạo, tiến trình đối với sáng kiến ​​cải tiến đó đang dần thất bại. Các đội ngũ thực hiện dự án sẽ dần ít gặp nhau hơn và cuối cùng là giải tán . Trong vòng vài tháng, ngay cả những kế hoạch đã hoàn thành cũng trở nên quá khó để duy trì.

Thật không may, các ý tưởng cải tiến quy trình làm việc thường thất bại nhiều hơn so với những gì mọi người đã mong đợi. Nghiên cứu của McKinsey và công ty cho thấy 70% các chương trình thay đổi phức tạp, có quy mô lớn đều thất bại. Bất kể lĩnh vực hay quy mô của bạn có như thế nào, phần khó khăn nhất của cải tiến quy trình vận hành không phải là tìm ra những việc cần làm. Mà là tìm ra cách để thực hiện chúng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá bốn sai lầm cần tránh khi giải quyết một sáng kiến ​​cải tiến quy trình và giúp xác định nơi mà đội ngũ của bạn nên tập trung sự chú ý và nguồn lực của mình

1. Xu hướng cải tiến quy trình phức tạp

Việc bắt tay vào kế hoạch cải tiến quy trình đôi khi vô cùng thú vị.

Ngay cả trước khi kế hoạch được đưa ra, các chuyên gia đã có thể nhanh chóng giải thích những gì họ cần làm và cách thức thực hiện. Các bước bổ sung nhanh chóng được thêm vào quy trình xử lý — không ngừng mở rộng dựa trên những nỗ lực cải tiến trước đó của tổ chức.

Khi vội vàng tạo ra những thay đổi hoặc sửa chữa một hệ thống đang bị lỗi, chúng ta thường mắc sai lầm quá mức khi dựng lên giải pháp từ một kế hoạch nghe có vẻ khả thi . Nếu không có sự hiểu biết vững chắc về cách tiến hành, sự nghi ngờ về chất lượng và công thức thay đổi sẽ xảy ra. Mọi người sẽ ít có xu hướng hành động hơn. Và không có gì được hoàn thiện trọn vẹn

Mặc dù hầu hết các sáng kiến ​​cải tiến có thể yêu cầu một sự thiết lập vô cùng quan trọng về lỗi tư duy và hành động thực tiễn, nhưng tốt nhất là hãy đơn giản hóa quy trình của mình. Ngay cả khi việc đó sẽ cần phải hy sinh mức độ chính xác nhất định hoặc tuân thủ tuyệt đối đến các bước trong kế hoạch ban đầu.

Đối với doanh nghiệp, đơn giản hóa có nghĩa là xem xét kỹ hơn ý tưởng ​​cải tiến quy trình một cách tổng thể, xác định yếu tố nào là quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước.

2. Thiếu quyền sở hữu và trách nhiệm đối với kế hoạch tổng thể

Nếu một sáng kiến ​​cải tiến quy trình dường như đã đủ đơn giản, hãy thử bắt tay vào kế hoạch ngay.

Tạo động lực, sáng kiến cải tạo quy trinh của bạn và đội ngũ được chấp thuận để đầu tư thời gian và tiền bạc vào đó . Một phương pháp đầy hứa hẹn được đưa vào thực tiễn để cải thiện quy trình. Ngay sau đó, các nhóm dự án được tập hợp. Nhân viên được đào tạo để thực hiện các ý tưởng cải tiến công việc đã thống nhất.

Các kế hoạch cuối cùng cũng được thực hiện. Nâng cao quy trình dường như không thể tránh khỏi.

Khi bắt đầu một sáng kiến ​​cải tiến quy trình, giải pháp thường do người có thẩm quyền ra quyết định. Đôi khi, chủ sở hữu quy trình được chỉ định các bước cụ thể để cải tiến chúng.

Những lần khác, các khía cạnh chính của ý tưởng cải tiến quy trình được để lại cho người tạo ra quy trình đó.

Sự thiếu vắng trách nhiệm trong sáng kiến ​​cải tiến có thể sẽ để lại vấn đề vô cùng nghiêm trọng.

Trước khi một kế hoạch cải tiến được triển khai, hãy đảm bảo toàn bộ thành viên trong nhóm đồng ý với sự cải tiển này. Từ đó, cung cấp cho họ bối cảnh để xem các quy trình độc riêng lẻ được liên kết với nhau như thế nào.

3. Thiếu khả năng trong việc thay đổi và điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết

Không phải mọi ý tưởng cải tiến quy trình đều hoàn hảo. Trên thực tế, sự thay đổi đến từ kỳ vọng khi đo lường tiến trình triển khai, nhận ra sai sót và tiếp tục tiến về phía trước

Nhưng không may, bản chất con người sẽ biến mọi chuyện đi theo hướng khác. Rất nhiều quy trình nằm trong kế hoạch được triển khai xuyên suốt mà không cần đánh giá lại. Điều này xảy ra nếu mục tiêu của quy trình đó phù hợp với mục tiêu của công ty. Nếu là nhà lãnh đạo, chúng ta nên đo lường chỉ số hiệu suất của mình để điều chỉnh cho phù hợp.

Với mỗi giai đoạn triển khai sáng kiến, đảm bảo việc review lại dự án sẽ xảy ra. Bằng cách này, bạn sẽ có được những trang bị tốt nhất để nhận ra điểm gây tắc nghẽn và sự thiếu hiệu quả trong kế hoạch tổ chức. Điều này cũng cung cấp cơ hội cho các bên liên quan sửa chữa lỗi sai của mình.

Hãy nhớ vận hành với một mức độ khiêm tốn. Thừa nhận lỗi sai mình đang có và cố gắng vượt qua những thử thách, đảm bảo mọi kế hoạch diễn ra thành công.

4. Thất bại trong việc thảo luận chi tiết kế hoạch với những người còn lại

Để cải tiến kế hoạch thành công, tất cả mọi cá nhân đều cần hiểu sâu sắc những giá trị của sáng kiến đó – từ lãnh đạo, chủ nhân quy trình và các nhân viên liên quan.

Nhưng thật không may, rất nhiều ý tưởng quy trình đều được tiến hành mà không cần sự thấu hiểu về kết quả kỳ vọng từ các đối tượng tham gia. Nếu không có sự tập trung vào mục đích, nó sẽ trở nên ngày càng khó khăn để sản sinh ra kết quả hoặc duy trì nhiệt huyết của kế hoạch đó.

Và lúc đó, bạn sẽ liên tục hỏi mọi thứ đang sai ở đâu.

Nó đơn giản không phải duy nhất một lỗi sai. Thực tế, thất bại khi cải tiến quy trình đến từ nhiều lỗi sai, thường xảy ra ngay cả khi bạn cảm thấy sáng kiến cải tiến của bạn đang được triển khai hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự giao tiếp tốt với tất cả mọi người về kế hoạch của bạn, hãy hoạch định nó một cách trực quan.

Khi tất cả thành viên trong nhóm có thể nhìn được bức tranh tổng quan, hiểu được vai trò của họ trong quy trình, sẽ dễ dàng hơn để khám phá ra nơi nào có tiềm năng để sàng lọc, loại bỏ và hợp tác.

Cho dù bạn thuộc phòng ban nào, cho dù bạn đang tiến hành một quy trình phê duyệt hợp đồng mua hàng hay một quy trình tuyển dụng. Các chuyên gia EZ-BPM sẽ hỗ trợ bạn xây dựng và triển khai những sáng kiến phát triển quy trình.

EZ-BPM cũng tạo sự khả thi khi giúp bạn truy cập tức thì vào nền tảng, dễ dàng cập nhật và thay đổi để tối ưu hóa vận hành quy trình – kết nối với việc lưu trữ dữ liệu và thông tin trong một nền tảng duy nhất.

Cải tiến mọi quy trình doanh nghiệp với EZ-BPM ?

EZ-BPM cung cấp cho khách hàng con đường trực quan nhất để nâng cấp mọi quy trình vận hành. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn theo sát, hỗ trợ khách hàng từ khi lên kế hoạch, đến khi triển khai và nâng cấp. Với EZ-BPM, công việc sẽ được tự động chuyển đến đúng cá nhân theo đúng thời gian quy định. Rút ngắn thời gian, gỡ bỏ mọi nút thắt và tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên.

Không những vậy các doanh ngiệp cũng có thể đưa việc triển khai sáng kiến thành quy trình bài bản, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà các chuyên gia EZ-BPM sẽ thiết kế cấu trúc quy trình cho phù hợp nhất.

risk management copy 3