Onboarding: Cách để gây ấn tượng mạnh với nhân viên mới thay vì tạo ra sự nhàm chán
mai quynh October 1, 2020 Nhân sự

Onboarding: Làm cách nào để gây ấn tượng mạnh với nhân viên mới thay vì tạo ra sự nhàm chán

Nguồn : Linkedin (Tiến sĩ: John Sullivan)

Khi bạn khảo sát nhân viên hiện tại sau khi họ trải qua quy trình onboarding truyền thống, họ thường không may trả lời rằng “ đây là một trải nghiệm khá tẻ nhạt và thường không để lại bất cứ ấn tượng nào”. Vì nó tập trung vào những chính sách, video khô khan, các thủ tục ký và điền giấy tờ.

Các nhà quản lý nhân sự thường cho rằng việc onboarding chỉ là tác động nhỏ đến với doanh nghiệp, và hiệu suất vận hành. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên với dữ liệu khảo sát được từ BCG rằng onboarding chỉ xếp sau quy trình tuyển dụng . Thực tế, doanh nghiệp khi triển khai tốt có thể kỳ vọng đạt được gần gấp đôi mức tăng trưởng doanh thu và tỷ suất lợi nhuận của công ty, so với các công ty khác khi triển khai quy trình onboarding ở mức trung bình.

 Các nhà lãnh đạo nên để ý hơn đến việc onboarding vì hầu hết những nhà tuyển dụng từ các thương hiệu lớn như Google, Facebook, IBM, EY và Zappos đều chuyển đổi phương pháp onboarding của họ để có được những tác động tích cực đến với công ty.

Một doanh nghiệp đã chứng minh được rằng khi họ tạo ra một quy trình onboarding hiệu quả, họ sẽ nhận được chỉ số ROI cao hơn gấp 10 lần so với chỉ số ROI từ phương pháp onboarding truyền thống. Không những vậy, nó còn cải thiện trực tiếp những yếu tố trong doanh nghiệp như thời gian mà nhân viên mới dần quen với công việc và giúp họ cân bằng năng suất, duy trì ý định tiếp tục làm việc.

Nếu bạn là một nhà lãnh đạo vận hành và bạn không cảm thấy quen với phương pháp tích cực này, bài viết sẽ tiết lộ vô số những phương pháp từ những doanh nghiệp xuất sắc mà chắc chắn bạn sẽ cần đến chúng. Những phương pháp này bao gồm việc game hóa, đưa ra người hướng dẫn, kéo dài thời gian, áp dụng công nghệ vào onboarding và bắt đầu hoạt động onboarding trước ngày làm việc đầu tiên.

Lợi ích từ những chương trình onboarding xuất sắc

1. Cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên mới

The Recruiting Roundtable từ Linkedin, chương trình onboarding hiệu quả có thể cải thiện năng suất của nhân viên lên tới 11.5%. Hiểu được cách để tạo động lực cho nhân viên mới vô cùng quan trọng giúp tạo ra hiệu suất cá nhân. Các tổ chức nhận ra rằng bạn có thể tăng động lực và hiệu suất của nhân viên bằng việc đơn giản yêu cầu họ xác định những động lực liên quan hoặc không liên quan đến yếu tố tiền bạc.
Việc có một cá nhân mới không vui vẻ với công việc có thể làm tổn thương đến vấn đề vận hành của cả đội ngũ, vì vậy, hãy đảm bảo nhân viên mới không cảm thấy chán nản trong việc chấp nhận công việc mới.
Nếu một nhân viên mới đưa ra sáng kiến cho công ty thì điều đó thực sự rất quý giá bởi vì họ sẽ có cái nhìn mới về công ty và có được quan điểm của người ngoài cuộc. Một quản lý khách sạn tại Joie Vivre Hotels cổ vụ các nhân viên đang trong quá trình onboarding chia sẻ góc nhìn của họ để giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng lẫn gia tăng sự hài lòng của nhân viên

2. Việc giữ chân nhân viên mới có thể trở nên hiệu quả với sự đa dạng trong các phương pháp onboarding

Đa só những phương pháp onboarding truyền thống thường được diễn ra chỉ đúng vào một ngày duy nhất. Phương pháp đó thường có tác động không lớn trong việc giữ chân nhân viên vì 4% người mới đến sẽ quyết định đi hay ở lại trong ngày đầu tiên (Nguồn: A Gostick và C Elton). Tuy nhiên, nếu các nhân viên mới tham gia vào một quy trình onboarding có cấu trúc, 66%  trong số họ có khả năng ở lại công ty trên 3 năm (Nguồn: DOL)

May mắn rằng, có rất nhiều yếu tố mà bạn có thể thêm vào quy trình onboarding của mình để giữ chân nhân viên. Wipro, tạo ra một quy trình onboarding tập trung vào việc tìm ra và nhần mạnh những ưu điểm của nhân viên mới. Sau 6 tháng, 32% trong số những người mới đến không có ý định rời đi, tỷ lệ này cao hơn so với việc áp dụng phương pháp truyền thống thông thường.

Gia hạn thêm thời gian onboarding tác động to lớn đến ý định thôi việc của nhân viên vì nó cung cấp nhiều thời gian hơn cho việc đào tạo, chia sẻ thông tin và trả lời câu hỏi.

L’Oréal đã bỏ ra 2 năm cho quy trình onboarding. [email protected] là một chương trình học tập trực tuyến trong vòng 2 năm với thông tin bao gồm các giá trị vận hành, chiến lược, công cụ và nguồn lực cần thiết để tạo ra thành công. Facebook yêu cầu 6 tuần cho chương trình onboarding của họ, Rackspace và Zappos đưa ra chương trình onboarding kéo dài 4 tuần. Nhắm mục đích giảm thiểu tỷ lệ thôi việc sớm, các nhà tuyển dụng nên đảm bảo rằng nhân viên của họ hài lòng với nhiệm vụ đầu tiên mà họ được giao. Facebook ( dành cho tất cả nhân viên ) và Cisco( dành cho những người mới tốt nghiệp đại học) cho phép nhân viên mới sau khi hoàn thành xong quy trình onboarding sẽ được lựa chọn đội ngũ mà họ muốn gia nhập.

Và cuối cùng hãy hỏi nhân viên mới ” tại sao họ lại nghỉ công việc trước” trong quá trình onboarding , điều đó sẽ cho phép người quản lý hiểu được những yếu tố khiến họ nghỉ việc để phòng tránh hoặc cải thiện.

3. Những hoạt động trước ngày onboarding có thể gắn kết nhân viên mới ngay lập tức

Nếu bạn muốn nhân viên của mình bắt đầu một việc gì đó với một tinh thần thoải mái nhất, điều quan trọng là giảm thiểu áp lực trong ngày đầu tiên đi làm trước khi bắt đầu quy trình hoạt động gắn kết.

Trước khi bắt đầu ngày đầu tiên, Ernst & Young cung cấp một cổng thông tin onboarding bao gồm tour online. Trong tour đó, các thông tin về doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ, đưa họ qua quá trình onboarding và trả lời họ những câu hỏi mà những người trước đó thường đặt ra.

Tại MasterCard, ngay sau khi ứng viên mới trúng tuyển, họ sẽ nhận được email chào mừng bao gồm các liên kết video của công ty và truy cập vào trang web nơi họ có thể “cập nhật thông tin việc làm, tải ảnh lên profile, đọc về các cơ hội học tập và hoàn thành các thủ tục giấy tờ để đăng ký quyền lợi, thuế và thông tin tài khoản ”. Người quản lý cũng có thể trực tiếp chọn các công cụ và không gian văn phòng mà họ sẽ cần trên phương tiện online, vì vậy, mọi thứ đã được sẵn sàng chuẩn bị cho ngày đi làm đầu tiên của nhân viên mới.

Succeeding @ IBM cung cấp chương trình học và đào tạo trước ngày đầu tiên. Từ đó,  80% trong số những nhân viên mới ít có quyết định rời đi hơn trong năm đầu tiên.

Bằng việc sử dụng một các tiếp cận cực kỳ tích cực, một ngân hàng tại New Zealand còn thậm chí gửi gói preboarding với danh thiếp, máy tính mới và thiết bị di động đến không gian làm việc của nhân viên. Mục đích là để gây ấn tượng với nhân viên mới và những đồng nghiệp của họ.

4. Quy trình onboarding có thể cải thiện quy trình tuyển dụng và nâng cao hình ảnh của người quản lý

Onboarding có thể đóng một vai trò quan trong để cải thiện quy trình onboarding. Bắt đầu bằng việc khảo sát nhân viên mới về quy trình tuyển dụng mà họ vừa hoàn thành. Hỏi họ những yếu tố nào khiến họ đồng ý với lời mời, những phần nào hoạt động tốt và những phần nào cần cải thiện.

Các doanh ngiệp thường sử dụng việc onboarding nhằm tập hợp tên tuổi của những nhân viên xuất sắc từ công ty trước của người mới đến.

Và cuối cùng, quan trọng là phải nhận ra rằng những người bạn và đồng nghiệp thân cận của họ ở công ty trước sẽ hỏi họ cảm nhận về môi trường mới như thế nào. Đồng nghĩa với việc nếu bạn tạo ấn tượng tốt, việc onboarding có thể giúp những nhà quản lý phát ra thông điệp doanh nghiệp của họ là một môi trường tuyệt với để làm việc.

Dưới đây sẽ là những ví dụ mạnh mẽ của một quy trình Onboarding hiệu quả.

Tiến sĩ John Sullivan đã thuyết phục các doanh nghiệp chia sẻ về các phương pháp Onboarding tuyệt vời của họ. Những phương pháp này sẽ được liệt kê ngay sau đây.

onboarding 4

1. Game hóa có thể làm cho quy trình Onboarding ít tẻ nhạt hơn

Quy trình Onboarding truyền thống với các video, bài giảng, bài đọc mở rộng và các thủ tục giấy tờ dường như vô tận, tạo ra sự buồn tẻ. Tuy nhiên, việc chuyển đổi các yếu tố onboarding thành một trò chơi cạnh tranh với phản hồi tức thì có thể giúp thu hút sự chú ý của nhân viên mới.

Các công ty như Rackspace đưa những trò chơi, tiểu phẩm, trang phục, âm nhạc và tiệc liên hoan vào quá trình onboarding. Và công ty công nghệ Bazaarvoice đưa nhân viên mới tham gia vào trò chơi tìm kiếm đồ vật giúp họ hòa nhập nhanh hơn vào văn hóa và tiếng nói của doanh nghiệp.

Biết được sở thích của đa số nhân viên, Arrow Electronics đã phát triển một trò chơi máy tính tích hợp tương tác có tên “Văn hóa để thành công”. Những người mới vào có thể chọn từ trò chơi về “kiến thức cơ bản về ngành nghề, lịch sử doanh nghiệp và văn hóa công ty” và sau mỗi trò chơi, họ sẽ nhận được feedback để biết được họ có là tốt hay không

2. Nghiên cứu của Google cho thấy rằng việc nhắc nhở người quản lý tuyển dụng sử dụng ngày đầu tiên để khiến người mới vào tăng hơn 25% hiệu suất.

Hầu hết các tổ chức chỉ có thể đoán rằng những nhân tố onboarding nào có thể đo được sự khác biệt. Tuy nhiên, nhóm phân tích của Google đã dẫn đầu trong việc kiểm tra yếu tố nào có tác động tích cực nhất đến năng suất của nhân viên mới.

Khiến nhân viên mới theo kip tốc độ công việc của đồng đội là yếu tố vô cùng công quan trọng trong onboarding. Trong cuốn sách “Quy tắc làm việc”, Google đã tiết lộ một thông báo nhắc nhở đơn giản qua email dến người quản lý có thể giảm thời gian ổn định năng suất nhân viên mới lên tới một tháng, giảm 25%.

Email nhắc việc cho quản lý sẽ bao gồm 5 đầu việc quan trọng mà họ cần thực hiện:

1. Thảo luận về vai trò và trách nhiệm của người mới tới
2. Liên kiết nhân viên mới với các đồng nghiệp trong hệ thống
3. Giúp nhân viên mới xây dựng mạng xã hội trong công ty
4. Thiết lập việc đăng ký giới thiệu mỗi tháng trong 6 tháng đầu
5. Tạo ra những cuộc trao đổi thoải mái, cởi mở.

3. Giúp nhân viên mới hiểu được mục tiêu của cả nhóm, các ưu tiên và thước đo thành công

Phiên bản onboarding của doanh nghiệp phải bao gồm sứ mệnh chung và các mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, phiên bản onboarding của từng bộ phận có thể giúp người mới tuyển dụng hiểu ngay trọng tâm , các ưu tiên và văn hóa đội ngũ mà họ trực tiếp làm việc.

Bạn có thể giúp những người mới đến hiểu được các ưu tiên chính bằng cách cho họ thấy các mục tiêu của bộ phận cũng như các chỉ số hiệu suất chính của họ. Người quản lý có thể giúp thành viên của mình hiểu được phong cách quản lý, để tăng sự phối hợp khi làm việc.

4. Giúp họ biết được mục tiêu cá nhân, tiêu chí đánh giá và con đường sự nghiệp

Những người mới đến sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm công việc của họ và cách đánh giá hiệu suất làm việc thông quan bảng KPI cá nhân, chính sách thưởng và tuyên dương công việc.

Những người quản lý cũng có thể giúp nhân viên mới hiểu “cách thức đưa ra quyết định” cũng như vị trí mà họ có thể đạt được trong tương lai, nhờ vào việc đưa ra lộ trình sự nghiệp, những yếu tố để thăng cấp và những nguồn lực nội bộ có thể giúp họ phát triển sự nghiệp.

5. Giúp họ hiểu và đánh giá cao những tác động của công việc

Nếu nhân viên mới ngay lập tức biết “tại sao” công việc của họ lại quan trọng và những ảnh hưởng của chúng, giúp họ có nhiều khả năng làm việc hiệu quả và tập trung hơn.

Các nhà quản lý nên củng cố tinh thần nhân viên khi bắt đầu quy trình tuyển dụng, đảm bảo nhân viên của mình hiểu tầm quan trọng của họ và họ ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất của cả nhóm, sản phẩm và khách hàng của công ty.

Ảnh hưởng của họ có thể được đóng dấu nếu những nhân viên mới có thể đi theo đúng hướng, vì vậy họ có thể gặp trực tiếp đồng nghiệp và khách hàng để hiểu hơn cách những người khác sử dụng và phụ thuộc vào kết quá đầu ra.

6. Giao cho họ một mentor hoặc người hướng dẫn

Cung cấp cho nhân viên mới với một người cố vấn hoặc hoặc một đồng nghiệp có thể hỗ trợ họ, giúp họ lấy lại được năng suất. Theo chương trình Buddy Hire Program của Google, hầu hết các Nooglers (nhân viên mới) đều được cung cấp một người cố vấn để giúp họ đẩy nhanh tiến độ trở thành một nhân viên hiệu quả.

Chương trình Đại sứ Xanh Hoàng gia của IBM cung cấp cho nhân viên mới một đồng nghiệp có kinh nghiệm trong 30 ngày để giúp họ nhanh chóng thích nghi với công việc tại công ty. Ngoài 30 ngày này, IBM có một nhóm cộng tác tình nguyện được gọi là “cộng đồng cơ sở” tiếp tục giúp những người mới này thích nghi được với công ty.

Qualcomm cung cấp cho các newbie một nhân mentor trong suốt 1 năm.

7. Bổ sung chương trình off-boarding có thể giúp bạn tái tuyển dụng những nhân viên đã nghỉ việc tại công ty

Phương pháp onboarding nâng cao tại các công ty như DaVita cho phép tất cả những người mới tuyển dụng biết ngay từ đầu rằng mặc dù công ty muốn bạn ở lại trong suốt sự nghiệp của mình, nhưng họ hiểu rằng điều này có thể không thực tế. Và kết quả là, nếu cuối cùng bạn phải nghỉ việc, họ muốn bạn duy trì liên lạc với hy vọng để một ngày nào đó bạn có thể trở lại( 15% những nhân viên đã quay trở lại công ty)

Để tăng khả năng này, như một phần của quy trình thôi việc, doanh nghiệp cũng thêm vào offboarding. Một lần nữa, điều này nhắc nhở nhân viên rằng nếu họ nghỉ việc, họ sẽ được hoan nghênh trở lại, khuyến khích nhân viên giữ liên lạc trong những năm làm việc tiếp theo.

8. Sử dụng các phân tích để cải thiện quy trình onboarding

Trong môi trường cạnh tranh tuyển dụng và duy trì nhân viên như hiện nay, một quy trình xuất sắc và hoàn hảo luôn được đặt lên hàng đầu. Mục tiêu chất lượng không thể đạt được nếu như những quyết định onboarding không được dựa trên cơ sở dữ liệu.

Một trong những cách tốt nhất để liên tục cải thiện chương trình onboard là khảo sát các nhân viên mới sau khi trải qua quá trình onboard từ 1, 6 hoặc 12 thàng. Sử dụng dữ liệu khảo sát đó để đánh giá những chương trình đã hoạt động, những yếu tố cần phải cải tiến và những yếu tố cần dược bổ sung. Hơn nữa, các doanh nghiệp cũng cần đo lường phương pháp onboarding của đối thủ để có thể duy trì tính cạnh tranh.

EZ-BPM có thể giúp gì cho bạn?

Những chuyên gia EZ-BPM sẽ làm việc trực tiếp với nhà quản lý để cho ra đời quy trình Onboarding phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp. Chúng tôi triển khai dịch vụ thiết kế quy trình tự động giúp mọi kế hoạch tiếp nhận thành viên được diễn ra bài bản, đảm bảo nhiệm vụ sẽ được chuyển giao tự động đến tất cả các bên liên quan theo đúng thời gian đề ra. Vừa giúp các nhân sự chịu trách nhiệm tối ưu hóa công việc , vừa giúp ứng viên mới cảm thấy hài lòng với phong cách vận hành của doanh nghiệp.

risk management copy 3