5 Bước Giúp Cải Thiện Quy Trình Onboarding
mai quynh September 30, 2020 Nhân sự

5 Bước Giúp Cải Thiện Quy Trình Onboarding

 

Việc cải thiện quy trình onboarding rất dễ khiến cho các chuyên gia nhân sự rơi vào tình trạng chán nản, không hài lòng với công việc, nhất là khi họ bị hạn chế về mặt công nghệ, không thể tự động hóa công việc.

Chuyển đổi quy trình onboarding một cách hiệu quả có thể tiết kiệm được thời gian và năng lượng của các nhân sự phụ trách, để họ có thể tập trung vào các chiến dịch quan trọng khác.

Hơn thế nữa, vấn đề duy trì chương trình Onboarding cần phải thuận tiện, dễ dàng, giúp cho đội ngũ nhân sự có thể triển khai công việc onboarding, offboarding và vận hành cùng một lúc.

Khi quy trình trở nên đơn giản, thống nhất và hiệu quả sẽ gây dựng được ấn tượng tốt cho nhân viên mới và giữ chân những nhân viên xuất sắc.

5 buoc cai thien quy trinh onboarding

Dữ liệu từ công ty tư vấn BCG chỉ ra rằng quy trình onboarding ảnh hưởng nhiều hơn so với với những gì mọi người thường nghĩ – quy trình này đứng thứ hai chỉ sau tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng. Thực tế, nếu bạn làm tốt, bạn sẽ mang lại cho doanh nghiệp gấp đôi doanh thu và nâng cao khả năng phát triển.

Onboarding, từ trước đến nay, được coi là một thủ tục nhàm chán và quy tắc dành cho các nhân sự mới, bao gồm trình chiếu videos, trainning về chính sách, điền thông tin giấy tờ,..

Giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp bằng việc cải thiện quy trình Onboarding

Quy trình onboading cần tiến hành hiệu quả vì nó tác động trực tiếp đến tinh thần, hiệu suất hoạt động của nhân viên và ảnh hưởng đến các mục tiêu của doanh nghiệp.

Những chương trình onboarding hiệu quả có thể nâng cao hiệu suất hoạt động của nhân viên lên 11.5%. Trong số đó, 4% trong số những thành viên mới cân nhắc đến việc có ở lại hay không ngay trong ngày đầu tiên làm việc tại công ty, theo Recruiting Roundtable.

Quy trình Onboarding có thể sẽ khác nhau giữa từng tổ chức vì họ có nhu cầu và mục tiêu khác nhau. 

 Dưới đây sẽ là năm bước  cơ bản để giúp bạn xây dựng nên quy trình onboarding tối ưu – một trong số đó sẽ khiến bạn tạo hứng thú cho nhân viên mới, thúc đẩy khả năng làm việc và cho bạn cơ hôi tốt nhất đễ giữ chân họ.

onboarding 4

Một kế hoạch Onboarding hiệu quả bao gồm 3 yếu tố trên

Bước 1: Tự động hóa quy trình

Như đã đề cập từ trước, một quy trình onboarding thông thường có thể sẽ rất khô khan. 

Nếu bạn có thể tự động hóa các quy trình, san sẽ đông đều trách nhiệm đến đúng đối tượng, bạn sẽ giúp cho nhân viên mới giảm đi gánh nặng, giải thoát các công việc mang tính nguyên tắc cho chính đội ngũ của bạn

Khi mới đi làm ngày đầu tiên, không một ai thích ngồi yên một chỗ chỉ để điền thông tin cá nhân. Khi quy trình onboarding được tự động hóa, các phòng ban sẽ chủ động gửi các văn bản cho nhân viên mới trước ngày đi làm đầu tiên.

Nhờ vậy, khi đến công ty, những thủ tục giấy tờ đã được hoàn thành xong và bộ phận nhân sự có thể tập trung vào những yếu tố thú vị hơn trong quy trình onboarding

Bước 2: Làm những công việc đặc biệt cho nhân viên của bạn

Bạn mong muốn ứng viên mới biết được những gì mà họ cần, không những có thể khiến họ cảm nhận được rằng họ thật may mắn khi được làm việc tại đây mà còn cảm nhận được doanh nghiệp mà họ làm việc cũng thật may mắn khi được đồng hành cùng họ.

Trước ngày làm việc, công ty có thể gửi thư chào mừng đến thành viên mới. Là thư bao gồm những lời chào đón, quy trình làm việc hay những kỳ vọng của công ty.

Một vài công ty như Smartsheet, còn gửi những phần quà nhỏ cho họ. Một món quả chứa đầy niềm vui bao gồm một tờ note nhỏ từ những người phỏng vấn, socola, một chiếc cốc và thẻ nhân viên.

Những công việc này tuy nhỏ nhưng cũng là nguồn cổ vũ tinh thần to lớn. Giúp thành viên mới có được ấn tượng tích cực và đề cao giá trị của họ với doanh nghiệp.

Bước 3: Giảm bớt lo lắng, căng thẳng trong ngày đầu đi làm

Dưới đây sẽ là một vài tips nhỏ để giúp bạn có thể giảm bớt lo lắng của nhân viên trong ngày đi làm đầu tiên, loại bỏ mọi căng thẳng mà họ gặp phải khi bắt đầu một công việc mới.

• Thông báo cho lễ tân hoặc an ninh tòa nhà về nhân viên mới để khiến họ được chào đón nhiệt tình trong ngày đi làm đầu tiên, hoặc có thể cử nhân sự ra tiếp đón , hướng dẫn họ cách để đến được vị trí mà họ cần. Tránh trường hợp bị lạc đường, hoặc không rõ về cách đi lại.
• Giới thiệu nhân viên mới với phòng ban mà họ sẽ làm việc.
• Cung cấp cho họ thông tin để họ nắm được liên hệ của tất cả mọi người.
• Động viên những nhân sự còn lại giới thiệu bản thân họ
• Lựa chọn nơi phỏng vấn để giới thiệu qua về văn hóa công ty và công việc mới.
• Rủ nhân sự mới ăn trưa cùng team để tăng sự gắn kết.
• Chuẩn bị chỗ ngối, thiết bị làm việc cho họ trước khi họ đến.

Tuy những thủ tục này không quá lớn lao, nhưng chúng có thể đảm bảo rảng những nhân viên mới cảm thấy được cháo đón khi đến văn phòng và bắt đầu một vai trò mới.

Bước 4: Tăng tương tác

Khi bạn đã giúp nhân viên mới hòa nhập được với công ty, bây giờ là lúc để tăng tính tương tác của họ với tổ chức.

Trò chơi hóa (Gamification) chính là xu hướng mới trong ngành nhân sự hiện nay, rất hiệu quả trong việc giữ chân nhân viên mới ngay từ quá trình Onboarding.

Có những công ty sẽ áp dụng trò chơi, âm nhạc và yếu tố giải trí tại ngày đầu tiên. Nhưng có những công ty, triển khai công việc này từ 2 đến 4 ngày.

Hơn cả việc hình thành nên văn hóa công ty, trò chơi hóa giúp nhân viên bước ra khỏi quy trình onboarding với một ấn tượng sâu sắc và hiểu biết trọn vẹn những điều được mong chờ

Bước 5: Giúp họ hiểu được điều gi sẽ mang lợi thành công

Bước cuối cùng để cải thiện quy trình onboarding là cung cấp một quy trình để tiết lộ mục tiêu của nhân viên mới.

Theo nghiên cứu của Global HR Research (GHRR), điều đầu tiên mà ứng viên mới quan tâm trong quá trình onboarding chính là vai trò của họ sẽ phải làm gì và họ cần làm những gì để thành công.

Giúp họ hiểu được những ưu tiên chính trong ngày đầu tiên. Mặc dù đây có thể coi là một công việc tốn nhiều sức lực hơn một chút, hãy đưa ra cho họ một cái nhìn tổng quát để họ có được nền tảng kỳ vọng vào vai trò của mình:

• Đưa cho chọ mục tiêu của phòng ban hoặc đội ngũ và thống kê KPI


• Đưa cho họ xem KPI của từng cá nhân


• Nhóm trưởng hoặc cấp trên sẽ nói về phong cách quản lý nhân viên


• Nói rõ về kế hoạch thưởng hoặc biên bản tuyên dương kèm theo hiệu suất của từng cá nhân xuất sắc.


• Cung cấp cho họ con đường tổng quan về cơ hội thăng tiến, sự nghiệp, bạn sẽ cung cấp cho họ những nguồn lực nào để giúp họ thành công

.
• Cuối cùng, giúp họ hiểu được các quyết định của cấp trên được triển khai thế nào trong tổ chức.

Khi những yếu tố này được triển khai cùng nhau trong quy trình Onboarding, đội ngũ của bạn sẽ là những người đứng đằng sau để đảm nhiệm công tác hậu kỳ để khiến mọi thứ được diễn ra suôn sẻ, phân công ai sẽ đảm nhận công việc gì trong quy trình đó.

Ai sẽ chịu trách nhiệm quy trình Onboarding

Thông thường trong một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ phải làm việc với một nhóm gồm 2-3 người để onboard nhân viên mới – những người này cũng đồng thời đảm nhận nhiều dự án khác.

Khi một quy trình trở nên hợp lý, nó sẽ giúp toàn bộ hệ thống được triển khai tốt hơn vì tất cả mọi người đã biết rõ ràng công việc mà mình cần phải thực hiện. Một quy trình onboarding sẽ được quản lý bới 4 nhóm nhân sự với các vai trò khác nhau: HR, IT, quản lý của nhân viên mới và những người thuộc phóng ban với nhân viên mới đó.

Trách nhiệm phòng nhân sự

• Tập hợp tất cả những công việc giấy tờ liên quan, cung cấp tài liệu đào tạo về chình sách và tự động hóa tất cả quy trình pháp lý

• Tổ chức để thúc đẩy tinh thần nhân viên (có thể một lá thư nhỏ hay một phần quà chào mừng)

• Trả lời tất cả các câu hỏi về vấn đề đền bù, thưởng hoặc cổ phần của công ty

• Đảm bảo nhân viên mới hòa nhập được với văn hóa công ty

Trách nhiệm phòng IT

• Quản lý việc thiết lập, đào tạo nhân viên mới sử dụng thiết bị và phần mềm của công ty
• Tích hợp vân tay, bảo mật.

Trách nhiệm của người quản lý

• Tập hợp tất cả KPI, những quy trình làm việc của phòng ban
• Cung cấp cái nhìn tổng quảt về phong cách quản lý của mình
• Cung cấp cái nhìn tổng quan về mục tiêu, cấu trúc và kì vọng của công ty

Trách nhiệm phòng ban

• Bảo đảm nhân viên mới thích nghi với văn hóa của phòng ban nơi mình làm việc
• Tạo sự thân thiện, cung cấp hỗ trợ và trả lời những câu hỏi mà nhân viên mới đặt ra.

EZ-BPM có thể giúp được gì cho bạn

Những chuyên gia EZ-BPM sẽ làm trực tiếp với nhà quản lý để cho ra đời quy trình Onboarding phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp. 

Chúng tôi triển khai dịch vụ thiết kế quy trình giúp mọi kế hoạch tiếp nhận thành viên được diễn ra bài bản, đảm bảo nhiệm vụ sẽ được chuyển giao tự động đến tất cả các bên liên quan theo đúng thời gian đề ra. Vừa giúp các nhân sự liên quan tối ưu hóa công việc , vừa giúp ứng viên mới cảm thấy hài lòng với phong cách vận hành của doanh nghiệp.