6 Lý do tại sao doanh nghiệp nên giảm thiểu lượng công việc giấy tờ
mai quynh September 28, 2020 Quản Trị

6 Lý Do Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Giảm Thiểu Lượng Công Việc Giấy Tờ

Khi điều hành một doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ luôn nhìn vào các cách tối ưu nhất để hệ thống lại quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí và tiết kiệm thời gian quý báu. Chắc hẳn rất nhiều người trong số họ đã nghĩ tới chuyện chuyển đổi số – vận hành mà không cần đến giấy tờ. Lợi ích của việc không cần đến giấy tờ trong môi trường làm việc sẽ khiến bạn vô cùng ngạc nhiên.

Lợi ích của việc giảm thiểu giấy tờ

Bên cạnh ảnh hưởng tích cực đến môi trường, Dưới đây sẽ là một số lý do giúp bạn theo đuổi giải pháp giảm thiểu giấy tờ trong công việc.

1.Tạo hiệu quả tốt hơn và giảm thiểu lỗi sai

Việc chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ thông thường lên các nền tảng số khiến việc xảy ra sai sót dữ liệu đến từ chính con người. Tưởng chừng như việc xảy ra sai sót một vài con số chỉ là những lỗi nhỏ, nhưng đôi khi, nó có thể gây ra rủi ro vô cùng lớn. Ví dụ, chị Mai phòng nhân sự nhận được yêu cầu là đặt mua 10 cái máy tính mới cho công ty. Tuy nhiên, khi gửi mail cho phòng cung ứng, chị Mai đã điền thừa một số 0 thành 100 cái. Sau khi phòng cung ứng nhận đơn hàng đã mua thừa 90 cái, gây tổn thất không chỉ cho công ty mà khiến chị Mai cũng phải chịu trách nhiệm nghiêm trọng. Nếu dữ liệu được đồng bộ và được chuyền tự động giữa các thành viên, việc mắc lỗi sai này sẽ không xảy ra.

Ngoài ra, việc sử dụng ít giấy tờ sẽ giải phóng không gian làm việc của bạn. Giảm tối đa thời gian lưu và tìm kiếm dữ liệu trong giấy tờ.

2. Giảm thiểu chi phí

Theo nghiên cứu của entreprenue, thói quen in ấn của nhân viên đã gia tăng trong 5 năm gần đây và cứ 30 giấy tờ được in ra, 39% trong số đó sẽ không được dùng dến và bị ném vào sọt rác. Lượng giấy tờ đó không chỉ tốn không gian văn phòng mà còn tốn tiền mua tủ,  phí bảo hành để đựng, lưu trữ dữ liệu. Không những vậy, rất nhiều doanh nghiệp lớn, khi lưu trữ dữ liệu, họ cần phải thuê thêm nhân sự để bảo đảm, trông coi đống giấy tờ đó. Họ là người tìm kiếm dữ liệu nhân viên mỗi khi cần thiết.

Việc giảm thiểu giấy tờ nên được hành động ngay trong từng bước của giai đoạn vận hành. Một quy trình hiệu quả không những có thể chuyền dữ liệu tự đồng mà còn lưu lại được một số lượng lớn dữ liệu ngay trên một nền tảng.

3. Đem lại cho khách hàng dịch vụ nhanh chóng

Các doanh nghiệp có thể gia tăng tốc độ cung cấp dịch vụ cho khách hàng nếu chuyển sang nền tảng số.  Khi một công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm  cho khách hàng, việc này không chỉ liên quan đến nhân viên bán hàng mà còn kiên quan đến rất nhiều phòng ban khác. Đặc biệt khi khách hàng có một đơn hàng lớn hay có một yêu cầu mới, việc báo cáo, xin phê duyệt đến các bên liên quan đối hỏi một thời gian nhất định. Đôi khi, việc thất lạc giấy tờ có thể gây ra sự chậm chễ trong công tác phục vụ. Nếu khách hàng không nhận được dịch vụ đúng hạn, điều đó không những làm giảm sự hài lòng của khách hàng mà đôi khi, doanh nghiệp sẽ để vụt mất khách hàng đó

Nếu một quy trình được thiết lập từ nền tảng số, các bên liên quan có thể truy cập để làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không mất thời gian trao đổi giấy tờ qua lại.

4. Linh hoạt trong môi trường làm việc

Cũng giống như lợi ích phía trên, người dùng có thể truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị nếu không sử dụng giấy tờ để làm việc. Giả sử, bạn đột nhiên bị đau bụng hay bị ốm và không thể đến công ty làm việc. Nếu như công việc của bạn đều dựa trên giấy tờ, bạn không thể làm được gì khi ở nhà, mọi công việc sẽ bị đình chệ. Điều này không những ảnh hưởng đến bạn mà còn ảnh hưởng đến việc vận hành của những người xung quanh. Tuy nhiên, nếu như bạn làm việc nhờ vào những quy trình tự động, bạn có thể truy cập vào phần mềm và làm việc ngay cả khi bạn đang ở ngoài công ty. Đây cũng là một lợi thế giúp cho doanh nghiệp đối phó với tình hình giãn cách xá hội do Covid-19. Thời kỳ mà mọi nhân viên phải làm việc tại gia như hiện nay.

5. Bảo mật tốt hơn

Một lợi thế nữa của việc giảm thiểu giấy tờ trong công việc là đảm bảo an toàn dữ liệu.  Khi dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, bạn sẽ không phải lo đến việc đánh mất giấy tờ, hỏa hoạn hay thiên tai gây thất lạc những liệu quan trọng.

6. Thuận lợi hơn trong việc trao đổi thông tin với các thành viên trong tổ chức

Sự linh hoạt trong việc liên kết tri thức, thông tin cũng chính là chìa khóa dẫn tới thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi dữ liệu được viết trên giấy tờ, rất khó để truyền đạt đầy đủ thông tin đến với mọi thành viên trong tổ chức.

Việc tích hợp giữa các công cụ kỹ thuật số không chỉ giảm thiểu lượng giấy tờ văn phòng, mà còn tạo sự dễ dàng trong việc chuyển giao, liên kết giữa mọi phòng ban mọi nhân sự.

Làm cách nào để chuyển đổi

Chuyển đổi doanh nghiệp của bạn thành mội trường làm việc không giấy tờ cần thời gian và kế hoạch. Trong một vài trường hợp, cần sự hỗ trợ lựa chọn đâu là giải pháp phù hợp và phải đảm bảo mọi dữ liệu của bạn được bảo mật tuyệt đối trên nền tảng đó. Bạn cũng cần phải đưa ra chính sách về vấn để cài đặt bảo mật đến toàn bộ nhân viên. Bạn cũng sẽ cần đến những chính sách lưu trữ để những nhân viên không hiểu về công nghệ sẽ tránh gây nhiễu loạn hệ thống thông tin. Kể cả một quy trình nhỏ nhất, như xin nghỉ phép cũng cần phải được triển khai trên nền tảng số để tất cả mọi người có thể nắm bắt được thông tin, triển khai công việc hiệu quả.

Bước tiếp theo của việc chuyển đổi chính là đào tạo. Một vài nhân viên sẽ cảm thấy ngợp trước các thay đổi mới. Hãy giữ cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn, tạo ra các buổi meeting đào tạo và những tài liệu liên quan để mọi nhân viên có thể nắm bắt được, hãy đảm bảo có một người đủ am hiểu để trả lời hết những câu hỏi được đặt ra.

Với EZ-BPM, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thoát khỏi lượng giấy tờ dày đặc bằng việc thiết kế quy trình tự động theo nhu cầu, tính chất của từng doanh nghiệp. Việc chuyển giao từ môi trường thủ công với môi trường không giấy tờ trở nên vô cùng dễ dàng. Giao diện trực quan, thiết kế không cần code và nhiều tính năng giúp nhân viên của bạn – ngay cả những người không có kiến thức về công nghệ – vẫn sẽ thao tác được.

risk management copy 3