3 Bước Để Số Hóa Quy Trình Doanh Nghiệp

3 Bước Để Số Hóa Quy Trình Doanh Nghiệp

Tất cả công ty đều cần quy trình kinh doanh để hoạt động. Những quy trình kinh doanh chính là kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu kinh doanh. Nói tóm lại, quy trình doanh nghiệp chia nhỏ  những hoạt động kinh doanh chung thành một chuỗi những nhiệm vụ riêng biệt, có thể lặp lại với hy vọng đạt được tính nhất quán và độ tin cậy cao hơn. Vì vậy, rất cần thiết để sở hữu một quy trình doanh nghiệp rõ ràng và hiệu quả. Tuy nhiên, đôi lúc, các quản lý và nhân viên nâng cấp quy trình doanh nghiệp mà không có sự hiểu biết sâu sắc về làm cách nào để liên kết những quy trình đó với sự mở rộng cấu trúc doanh nghiệp.

Nến tảng BPM (Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp) cung cấp giải pháp cho vấn đề này. Mục tiêu của BPM để hợp thức hóa quy trình doanh nghiệp với mục tiêu của tổ chức. Nến tảng BPM giúp doanh nghiệp xác định và định nghĩa những bước yêu cầu để hoàn thành từng nhiệm vụ. Sau đó, nó kết nối các bước này với quy trình hiện có, hợp lý hóa quy trình khi cần thiết để tạo nên sự hiệu quả và xuyên suốt của toàn bộ hệ thống.

Với sự giúp đỡ của quản lý quy trình doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể dễ dàng:

• Đo lường và chỉnh sửa quy trình vận hành để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp
• Cải thiện năng suất nhân viên bằng cách điều phối nhu cầu nguồn lực và cải thiện quy trình doanh nghiệp
• Áp dụng sự phát triển của IT để thử thách quy trình doanh nghiệp
• Phản ứng nhanh chóng những thay đổi trong dự án hoặc bắt kịp những cơ hội mới

Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ ra thêm 6 yếu tố mà BPM có thể giúp bạn cải thiện doanh nghiệp.

Lợi Ích Của Việc Số Hóa Quy Trình Quản Lý

1. Cải thiện sự linh hoạt trong kinh doanh

so hoa quy trinh 1

Các công ty cần có khả năng phản ứng với sự thay đổi. Những thay đổi này có thể đến từ sự phát triển của công nghệ, sự xuất hiện của đối thủ cạnh tranh hoặc một chính sách mới ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Dù sự thay đổi có đến từ bất kỳ đâu, các doanh nghiệp cần phải có phản ứng kịp thời để duy trì khả năng cạnh tranh.

Sử dụng BPM giúp các công ty có thể tăng tốc và tạo ra khả năng đáp ứng mọi nhu cầu. Một BPM dễ dàng tích hợp cho phép công ty dừng quy trình doanh nghiệp khi có dấu hiệu của vấn đề, tạo ra sự thay đổi kịp thời và trở lại với trạng thái ban đầu một cách nhanh chóng với thời gian lãng phí tối thiểu. Nhờ vào thiết kế linh hoạt, người dùng có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi trong quy trình kinh doanh từ đó dễ dàng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Khi quy trình được nâng cấp, các dữ liệu chính xác cho phép nhà quản lý khả năng để nhìn thấu và dự đoán được sự ảnh hưởng từ các thay đổi trong toàn bộ quá trình

2. Gia tăng hiệu suất

Tất cả doanh nghiệp luôn phải đối mặt với thử thách để giúp quy trình vận hành tốt hơn và trơn tru hơn. Những quy trình không hiệu quả sẽ làm lãng phí thời gian quý báu và nguồn lực của tổ chức, không những vậy những quy trình đó rất khó để xác định và thay đổi

Giải pháp BPM được thiết kế để chỉ ra sự kém hiệu quả và loại bỏ sự trì hoãn của những quy trình kém hiệu quả. BPM cho phép các nhà quản lý và nhân viên có thể hiểu rõ hơn từng bước trong quy trình. Những hiểu biết này có thể giúp định hướng những giải pháp quy trình mới. Từ đó, có thể tránh được sự tắc nghẽn của quy trình và những vần đề thừa thãi không cần thiết. Tốt hơn nữa, BPM có thể quyết định các quy trình vận hành trong nhiều điều kiện khác nhau như thế nào. BPM cũng có thể tự động hóa quy trình thủ công để cải thiện năng suất và giảm sai sót do con người gây ra.

3. Hiển thị trọn vẹn

BPM có thể theo dõi và làm chủ quy trình doanh nghiệp từ bước khởi đầu đến khi kết thúc. BPM cho phép phối hợp nhịp nhàng các quy trình tự động, đánh giá hiệu quả từng giai đoạn thực hiện trong thời gian thực. Giám sát tự động cho thấy hiệu suất của quy trình doanh nghiệp mà không cần đến những kỹ thuật thủ công. Bằng việc hiểu rõ từng giai đoạn trong quy trình, các nhà quản lý sẽ có được cái nhìn rõ nét hơn của toàn bộ hoạt động kinh doanh, hơn thế nữa cho phép họ thích nghi và chỉnh sửa chu kỳ của từng quy trình.

4. Đảm bảo tuân thủ và bảo mật

Các quy định và luật lệ mà ảnh hưởng đến năng suất doanh nghiệp có thể tạo ra sự tuân thủ không cần thiết và ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí. Một công ty khi sử dụng giải pháp BPM có nhiều khả năng hơn để tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, có thể chống lại các mối đe dọa từ việc ăn cắp dữ liệu. Thêm vào nữa, việc trao quyền truy cập dựa trên vai trò, khiến các dữ liệu được bảo mật tuyệt đối ngay từ trong nội bộ của công ty.

5. Chuyển giao kiến thức dễ dàng

Khi một công ty mở rộng và dịch chuyển nguồn nhân lực, nhu cầu cần đến một cách thức đáng tin cậy để chuyển giao kiến thức doanh nghiệp ngày càng tăng. Thông thường, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào một cá nhân nào đó nắm bắt và chuyển giao kiến thức cho toàn bộ nhân viên. Nhưng những thay đổi về mặt nhân lực biến những nỗ lực này không hiệu quả, gây ra các khả năng về chi phí. Và khi những nhân viên đó nghỉ việc, nếu các thủ tục trong vấn đề vận hành không chuyển giao kỹ càng hoặc xảy ra thiếu sót, nhân viên mới sẽ không tiếp thu đủ thông tin, tạo ra khoảng cách rất lớn của nhân viên với công ty.

Một giải pháp hiệu quả giúp xây dựng kế hoạch triển khai kiến thức cho những nhân viên mới diễn ra xuyên suốt và bài bản. Không còn tình trạng xảy ra thiếu sót. Quy trình này sẽ được thiết lập ngay khi nhân viên mới bắt đầu làm việc ở công ty ngày đầu tiên. Mọi bước triển khai được chỉ định sẵn cho mỗi cá nhân, với hy vọng giảm thiểu sự gián đoạn trong giai đoạn vận hành.

6. Gia tăng cơ hội phát triển

Khi những sáng kiến được xuất hiện liên tục xuất hiện, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ thành công hơn bằng việc phát triển từ tốn mà bền vững hơn là những thay đổi đột ngột. Những thông tin mà giải pháp BPM hướng đến công ty tạo ra những quy trình luôn được tinh lọc và dễ dàng thích ứng. BPM cũng sẽ luôn đi theo mọi doanh nghiệp trên con đường phát triển.

3 Bước Số Hóa Quy Trình Doanh Nghiệp

Trong vài thập kỷ qua, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang trên con đường số hóa những quy trình cốt lõi của họ. Dù là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho đến những doanh nghiệp lớn vẫn đang tiếp tục cố gắng để cách mạng hóa mọi quy trình hàng ngày. Dù là quy trình tuyển dụng, onboarding, phê duyệt chủ trương hay chăm sóc khách hàng – mọi doanh nghiệp đều phải dựa vào những quy trình cốt lõi để tạo ra hoàn thành xuất sắc và hiệu quả.

Nhưng dù vậy, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang phụ thuộc vào những quy trình thủ công, tốn rất nhiều thời gian để hoàn thiện và tạo ra sự khó hiểu, rắc rối khi truyền từ cá nhân này sang cá nhân khác.

Đối với những doanh nghiệp đang tìm kiếm cách tự động hóa quy trình cốt lõi, thường có những khó khăn khi không biết bắt đầu từ đâu. Dưới đây sẽ là ba bước giúp doanh nghiệp có thể bắt đầu việc số hóa quy trình doanh nghiệp.

Hoạch Định

Bước đầu tiên để số hóa quy trình là hiểu rõ những quy trình đang tồn tại. Nếu không thì, việc số hóa không thể thành công khi không có những hiểu biết đầy đủ. Để làm được điều này, các công ty sử dụng việc thiết kế những quy trình trực quan. Từ đó, các quy trình  trong công ty sẽ được hiển thị rõ ràng tất cả các giai đoạn, nhiệm vụ, các cá nhân đảm nhận nhiệm vụ.

Công việc này có thể hoạt động trên tất cả các loại quy trình, từ quy trình nhân sự như onboarding, lấp đầy chi phí, yêu cầu nghỉ phép,v…v…

Khi hoạch định các quy trình, điều quan trọng nhất là nên tạo sự rõ ràng khi nhiệm vụ được chuyển đến những cá nhân khác nhau và khi thông tin được chuyển đến từng hệ thống khác. Ví dụ, một quy trình Onboarding có thể bao gồm nhiệm vụ của cả phòng kĩ thuật để bàn giao thiết bị, tài khoản và của phòng nhân sự để chuẩn bị tài liệu, hợp đồng. Việc hoạch định quy trình nên có một thứ tự và phân hạng rõ ràng cho từng quy trình.

Việc hoạch định hiệu quả cho phép tất cả mọi người đều có thể cùng xác định chung một mục tiêu, biết được nhiệm vụ nào của người nào và trong khoảng thời gian bao lâu. Khi việc hoạch định được hoàn thành, từng người có thể xác định sự không hiệu quả hoặc biết rõ được khả năng cho việc phát triển. Quan trọng hơn nữa, nó sẽ cho phép bạn xác đinh được những quy trình cốt lõi để bắt đầu triển khai công việc tự động.

Tự Động Hóa

Khi bạn đã hoạch định các quy trình rõ ràng, bước tiếp theo là bắt đầu tự động hóa chúng, với sự giúp đỡ của các nền tảng quản lý quy trình doanh nghiệp.

Khái niệm này rất đơn giản – khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ cần hoàn thành – thứ tự các nhiệm vụ, thời gian và người chịu trách nhiệm, quy trình tự động sẽ giúp bạn triển khai các bước tiếp theo trong quy trình mà không cần nhờ đến sự tác động của con người. Nó cũng đảm bảo các nhiệm vụ được tạo ra đúng thời điểm, dữ liệu được lưu trữ đúng nơi, và những người truy cập được dữ liệu này có thể làm gì với nó.

Sự hiệu quả trong việc tự động quy trình có thể kết nối và phối hợp nhịp nhàng giữa mọi các nhân và hệ thống với quy trình.

Hãy cùng nhìn lại quy trình Onboarding. Khi ứng viên mới đã trúng tuyển vào công ty, quy trình có thể bắt đầu từ đây. Nhiệm vụ đầu tiên của quy trình này là những chuyên viên nhân sự sẽ chuẩn bị và gửi tài liệu hợp đồng cho ứng viên. Từ đây, trưởng bộ phận IT sẽ tiếp nhận thủ thục bàn giao đúng thiết bị, phần mềm, v…v…

Những nhiệm vụ khác có thể dành cho leader, và những cá nhân khác được chỉ định rõ trong từng giai đoạn của chuỗi công việc. Bằng việc đảm bảo những nhiệm vụ này được tự động triển khai, quy trình sẽ được nâng cấp, mọi sự trì hoãn sẽ được loại bỏ, và những dữ liệu, thông tin trong quy trình được triển khai rõ ràng giữa các bên liên quan.

Quy trình tự động chính là chìa khóa để số hóa quy trình bởi nó tạo ra cấu trúc công nghệ số xuyên suốt tất cả quy trình, giúp vận hành tối ưu và hiệu quả.

Cải Thiện

Cuộc hành trình chưa dừng lại ở quy trình tự động. Khi quy trình của bạn đã được số hóa xong, điều quan trọng ở đây cần quy trình phải tiếp tục được nâng cấp và tối ưu. Tự động hóa việc triển khai nhiệm vụ đến đúng đối tượng là vô cùng quan trọng, nhưng tối ưu hóa chính quy trình đó cũng quan trọng không kém. Bằng việc giảm thiểu những nhiệm vụ cần đến sự can thiệp của con người, bạn có thể nâng cao khả năng hiệu quả và độ tin cậy của quy trình xuyên suốt công ty.

Làm thể nào để tất cả những điều này có thể được thực hiện? Rất nhiều tổ chức bắt đầu sử dụng nền tảng quản lý quy trình tự động để đạt được điều đó, cho phép họ tự động chuỗi công việc thủ công. Những công việc này bao gồm việc nhập liệu dữ liệu thủ công, chuyển giao dữ liệu vào CRMs, dự thảo hợp đồng và hơn thế nữa.

Nến tảng BPM sẽ giúp bạn biến những công việc thủ công và lặp lại nhiều lần như thế này trở nên hoàn hảo hơn, giảm thời gian du thừa mà chúng tạo ra.

Nến tảng BPM đảm bảo rằng những quy trình này sẽ luôn được nâng cấp, và nó cũng giảm đi những lỗi sai do con người gây ra – điều này xuất phát từ việc nhập sai dữ liệu, mắc các lỗi chính tả, ngữ pháp. Với quy trình tự động, bạn có thể đảm bảo dữ liệu chính xác được đặt đúng chỗ, truyền đi đúng người. Đây cũng chính là nhân tố cuối cùng giúp đảm bảo một quy trình số hóa hiệu quả từ đầu đến cuối.

EZ-BPM Giúp Bạn Số Hóa Quy Trình Như Thế Nào ?

Việc đưa công nghệ số vào quy trình làm việc không phải là công việc ngày một, ngày hai. Nó đòi hỏi nỗ lực, thời gian và tiền bạc của mọi doanh nghiệp. Với EZ-BPM, chúng tôi sẽ giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp của bạn bằng việc triển khai dịch vụ thiết kế quy trình tự động.  Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ cùng bạn số hóa quy trình từ khi bắc đầu cho đến thời điểm kết thúc. Chúng tôi sẽ không ngừng hỗ trợ khách hàng trong quá trình nâng cấp và triển khai nền tảng.

risk management copy 3