Thành Công Khi Sử Dụng Dịch Vụ Thiết Kế Quy Trình Vận Hành

Lợi Ích Doanh Nghiệp Khi Khai Thác Dịch Vụ Thiết Kế Quy Trình Của EZ-BPM

Từ trước đến nay bên cạnh việc tiếp xúc với khách hàng, làm việc với đối tác để tăng doanh thu, đem lại lợi nhuận cho công ty. Việc vận hành doanh nghiệp sao cho hiệu quả vẫn còn là bài toán khó đối với rất nhiều tổ chức, từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn. Không những vậy, trong giai đoạn chuyển đổi công nghệ số xen lẫn với thời kỳ khủng hoảng dịch bệnh như hiện nay chính là phép thử cho các doanh nghiệp, giúp họ nhìn nhận lại chính mình, tìm ra các hướng giải pháp để trụ vững và đạt được lợi thế cạnh tranh như hiện nay.

Hãy cùng khám phá xem tại sao TSG có thể giải quyết được những rắc rối trong việc vận hành khi sử dụng EZ-BPM.

quy trinnh van hanh

Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ TSG được thành lập từ năm 2010, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và dịch vụ IT cho các tổ chức trên khắp cả nước. Không những vậy, TSG còn là đối tác hàng đầu của nhiều tổ chức công nghệ nổi tiếng như đối tác vàng của Microsoft, đối tác của Adobe, Kaspersky,… Thời điểm hiện tại, TSG đã đồng hành cùng hơn 10,000 khách hàng, với hơn 100 nhân viên thuộc 2 trụ sở Hà Nội và Tp. Hồ Chí Minh. Trước khi sử dụng EZ-BPM, tất cả những công việc vận hành hoàn toàn dựa vào các quy trình thủ công như soạn mail, gửi tài liệu, gặp mặt trực tiếp để xin phê duyệt.

Mọi thứ diễn ra rất bình thường cho đến khi toàn bộ nhân viên cũng như ban giám đốc đã nhận ra việc quy trình vận hành không còn giống như trước. Cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty, khối lượng công việc cũng không ngừng gia tăng. Lâu dần, việc vận hành ngày cả trở nên mất kiểm soát và tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực. Mọi quy trình vận hành trở nên hỗn loạn và hoàn toàn mất kiểm soát. Cũng từ đó, ban lãnh đạo nhận ra rằng, đã đến lúc phải thay đổi.

Khởi đầu với phòng hành chính – nhân sự, ban lãnh đạo TSG cùng các chuyên gia EZ-BPM đã chuyển đổi số từ quy trình vận hành thủ công đến các quy trình tự động.

Chị Nguyễn Thị B – chuyên viên hành chính nhân sự của TSG có chia sẽ rằng: “ Ngoài những công việc liên quan đến chuyên môn, tôi còn đảm nhận nhiệm vụ đặt phòng, đặt xe cho nhân sự và ban giám đốc trong quá trình công tác. Trước đây, các thủ tục hết sức phức tạp và rắc rối. Mỗi ngày tôi dành khoảng 30 phút – 1 tiếng chỉ để soạn và gửi email. Lượng giấy tờ mà tôi cần phải lưu trữ và xử lý cũng vô cùng nhiều. Tôi không chỉ là người nhận yêu cầu mà còn phải xử lý yêu cầu, kết nối với bên đặt xe và khách sạn và phải làm việc với phòng kế toán để tiến hành thanh toán. Tất cả đều là những công việc thủ công. Có những lần, tôi phải dành nguyên 1 ngày chỉ để giải quyết mọi công việc liên quan đến đặt phòng, đặt xe.

Nhưng từ khi có EZ-BPM, lượng giấy tờ trên bàn làm việc của tôi cũng như giấy tờ tôi cần phải lưu trữ giảm đi 2/3. Thậm chí, tôi đã không phải động đến email trong vòng 1 ngày. Mọi quy trình đều diễn ra tự động. Tôi không hề bị bỏ sót bất cứ công việc nào hay xảy ra bất cứ lỗi sai nào. Tôi có thể dành thời gian để tập trung hoàn thành những công việc quan trọng hơn”

Khi thấy kết quả đạt được, ban lãnh đạo đã quyết định không chỉ sử dụng nền tảng của phòng nhân sự mà còn triển khai việc quản lý quy trình tự động lên tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp.

Vậy dịch vụ thiết kế quy trình EZ-BPM đã giúp TSG như thế nào?

Đội ngũ chuyên gia IT của chúng tôi đã làm việc trực tiếp với lãnh đạo trong công ty, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và thiết kế quy trình vận hành. Không giống như những giải pháp khác, chúng tôi thiết kế quy trình dựa theo nhu cầu của khách hàng. Khách hàng sẽ là người chỉ đạo chúng tôi tạo ra quy trình theo những gì mà họ mong muốn. Không những vậy, đội ngũ EZ-BPM sẽ theo sát khách hàng trong việc vận hành quản lý quy trình doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tối đa trong quá trình chỉnh sửa quy trình, giúp tối ưu hóa hiệu suất vận hành.

.

risk management copy 3