mai quynh September 15, 2020 Quản Trị

Tại sao một quy trình Onboarding không hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp của bạn đi xuống?

Trước tiên bạn phải hiểu sâu thế nào là một quy trình Onboarding. Quy trình Onboarding có thể được coi là quy trình định hướng nhân viên mới. Quy trình này tập trung vào việc giúp nhân viên dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc mới trong thời gian tối ưu, thấm nhuần văn hóa công ty và hiểu hơn về vai trò, chức năng của công việc mà mình đảm nhận.

Nhân viên và nhà tuyển dụng hiện nay đã nhận ra việc giới thiệu nhanh về công ty không phải là một con đường tối ưu để đạt được năng lực và sự hài lòng của nhân viên. Con đường duy nhất để tu dưỡng môi trường làm việc mà nhân viên có thể hiểu từng khía cạnh tại vị trí của họ, thực hiện tốt công việc, cảm thấy có giá trị và hài lòng về công việc là đầu tư vào một quy trình onboarding đáp ứng đa dạng nhu cầu. Một quy trình tốt là giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và giảm thiểu thời gian từ trạng thái bỡ ngỡ đến làm việc với năng suất tối đa. Mục tiêu chung của những hành động phát triển này là để cải thiện tỉ lệ gắn bó, hạn chế chi phí và vượt qua khó khăn thôi việc của nhân viên.

Tuy nhiên, quy trình On boarding của nhân viên mới tiêu tốn vô số thời gian, tận dụng khá nhiều nguồn lực. Việc bạn có thể đảm nhận việc chào đốn nhân viên mới đến doanh nghiệp có thể quyết định đến thành công tương lai. Nếu làm sai, tất cả những gí bạn làm sẽ không được thể hiện một cách đúng đắn.

Hầu như 1/3 trong tổng số nhân viên mới thường thôi việc sau sáu tháng, thống kê cho thấy để cải thiện tỷ lệ đó chính là dành thời gian tối đa để chuyển đổi những ứng viên thành những nhân viên lâu năm.. Hơn thế nữa, 69% những nhân viên mới có khả năng gắn bó với công ty trong vòng 3 năm và hơn thế nữa.

Nếu bạn đang gặp vấn đề về việc gắn kết nhân viên mới, bạn sẽ cảm thấy căng thẳng trongquy trình onboarding. Tuy nhiên, sẽ có những phương pháp giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng chỉnh sửa lại nó.

     1.       Quy trình tuyển dụng không đủ trực quan

Bước đầu tiên trong quy trình onboarding tuyệt vời là tìm ra những ứng viên phù hợp, sáng giá. Những con người phù hợp nhất cho vị trí của bạn có thể chưa sẵn sàng để tìm kiếm một vị trí mới, tuy nhiên khi quảng cáo tuyển dụng của bạn hiện ra, họ có thể cân nhắc đến việc apply.

Bạn có thể đã biết rằng việc headhunt và đăng các bài tuyển dụng tốn khá nhiều thời gian. Tìm kiếm nơi để đăng bài cũng là cả một quá trình. Thực tế nếu bạn đang tìm kiếm các ứng viên với những yêu cầu cụ thể. Nếu bạn không đưa các bài quảng cáo tuyển dụng đến những vị trí phù hợp hoặc không thể chăm sóc các ưng viên mà bạn nghĩ là phù hợp, quy trình Onboarding có thể bị thất bại ngay từ bước đầu tiên.

Giải pháp: Tự động hóa một quy trình tuyển dụng bằng việc thống nhất những dữ liệu tuyển dụng đến tất cả các phòng ban, giúp cho quy trình tuyển dụng được diễn ra nhanh nhất. Liên kết chặt chẽ phòng nhân sự với các bộ phận khác giúp tối ưu hóa mọi thủ tục tìm kiếm ứng viên.

     2.       Thiếu training

Khi 1/3 số nhân viên mới nghỉ việc trong vòng 6 tháng đầu tiên, 86% trong số đó có cùng chung lý do.

Tất cả từ việc phát triển công việc và cách họ xác định những vị trí liên quan trong vòng vài tháng, vài năm. Nếu không có sự cung cấp cho nhân viên định hướng về công việc từ trước, họ có thể cảm thấy vị trí của họ đang bị lung lay hoặc không không cảm thấy giá trị trong doanh nghiệp.

Giải pháp: Xây dựng quy trình training từ quy trình onboarding chính có thể củng cố vị trí của nhân viên mới và giúp họ nhân ra giá trị của bản thân với tổ chức ngay từ khi bắt đầu.

EZ-BPM có thể giúp nhân viên của bạn theo kịp với xu hướng doanh nghiệp. Các tính năng trong nền tảng giúp hỗ trợ đem tài liệu training đến đúng nhân viên và theo dõi tỉ lệ hoàn thành.

     3.       Quy trình Onboarding tốn quá nhiều thời gian

Trong việc cung cấp chương trình training và bảo đảm nhân viên mới cảm thấy thoải mái với vai trò của họ tốn quá nhiều thời gian, nó sẽ tạo ra những ảnh hưởng bất lợi cho doanh nghiệp. Việc tuyển dụng nhân viên từ khi bắt đầu kế hoạch có thể lên tới vài tuần hoặc có khi đến vài tháng. Phòng nhân sự có thể lọc hàng đống công việc liên quan đến giấy tờ, kiểm soát những công việc trước và sau khi tuyển ứng viên. Giải quyết những công việc liên quan đến giấy tờ không những tiêu tốn vô số thời gian mà còn chiếm không gian làm việc của bạn.

Giải pháp: Bạn có thể tạo sự đơn giản bằng việc thay thế bằng việc lưu trữ số, lưu trữ các thông tin ứng viên trong một nền tảng duy nhất cho việc dễ dàng truy cập và bảo mật tối đa. Việc xây dựng một quy trình phê duyệt tự động giúp triển khai công việc và lưu trữ thông tin mọi lúc, mọi nơi.

     4.       Quy trình chào đón nhân viên mới khó hiểu .

Ngày đầu tiên của nhân viên mới có thể bị nản lòng, và họ có thể tìm kiếm sự giúp đỡ và hỗ trợ trong môi trường công ty.

Sự trào đón của doanh nghiệp trong ngày đầu tiên sẽ định hình tâm lý xuyên suốt quá trình họ làm việc cùng với bạn. Nếu mọi việc không diễn ra suôn sẻ ngay từ bước khởi đầu, bạn sẽ gặp rắc rối và biến việc tuyển dụng chỉ thành con số thống kê.

Giải pháp: Việc lập kế hoạch về ngày đầu đi làm của nhân viên mới là vô cùng quan trọng. Hãy suy nghĩ về những thông tin quan trọng họ cần phải biết và làm thế nào bạn có thể giúp họ hiểu về văn hóa công ty, môi trường mà họ làm việc.

Bạn có thể sử dụng nền tảng quy trình như Nintex để tạo ra một quy trình trào đón liền mạch bằng việc thiết lập tour tham quan công ty, hoặc đưa nhân viên mới giới thiệu đến các phòng ban, bộ phận của họ, đảm bảo nhân viên có đủ trang thiết bị, mật khẩu đăng nhập và phần mềm họ sẽ sử dụng.

Quy trình Onboarding chính là bước đầu tiên

Cách bạn giao tiếp và trào đón ứng viên trong những ngày đầu tiên sẽ quyết định ấn tượng ban đầu của nhân viên mới đối với bạn và doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng càng dễ dàng, các ứng viên mới sẽ càn nắm bắt được nhiều thông tin, càng cảm nhận được giá trị công ty.

 

Không những vậy, quy trình onboarding dễ dàng cũng sẽ khiến việc tuyển dụng dễ dàng hơn cho bạn. Nếu bạn có thể hợp lý hóa quy trình phỏng vấn và thiết lập quy trình mà có thể tự động cung cấp tư liệu training và các thông tin khác, bạn có thể giúp chính bản thân mình, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho công ty.

risk management copy 3