mai quynh September 15, 2020 Nhân sự

5 Bước Để Khiến Nhân Viên Thích Nghi Với Việc Chuyển Đổi Công Nghệ Số

Thời đại kỉ nguyên số tạo ra vô vàn những phản ứng của nhân viên – từ tích cực đón nhận đến hoài nghi, sợ hãi. Không có gì ngạc nhiên khi có quá nhiều luồng trạng thái trong công ty đến như vậy. Nhưng dù phản ứng của bạn ra sao, cuộc cách mạng kĩ thuật số vẫn diễn ra liên tục và không có dấu hiệu dừng lại. Vậy, bạn làm cách nào để thuyết phục nhân viên rằng cuộc cách mạng này sẽ tạo ra lợi ích cho họ?

Các doanh nghiệp và nhân viên của họ cần thích nghi để tránh việc bị loại ra khỏi cuộc chạy đua trong thị trường. Và việc đầu tư vào các giải pháp công nghệ số để theo kịp thời đại là chưa đủ –  sự chuyển đổi cần phải bền vững và diễn ra đồng thời ở mọi cấp độ.

1. Nhận diện thử thách công nghệ số của bạn

Chuyển đổi kĩ thuật số – một cơ hội để nắm bắt những lợi thế mà nó mang lại, hoặc một bi kịch mà nó tạo ra.  Việc số hóa không có nghĩa là tất cả mọi thứ đều phải thay đổi, nhưng bạn cần phải quan sát thật kỹ vào sản phẩm và quy trình của bạn. Công nghệ mới có thể giúp đỡ bạn ở đâu? Nó có thể tạo sự đơn giản hóa như thế nào? Làm thế nào để bạn có thể nâng cấp sản phẩm? Xác định những lĩnh vực nào trong doanh nghiệp của bạn có thể số hóa.

Tuy nhiên, khi thực hiện chiến lược chuyển đổi số, các nhà quản lý thường quên mất một thứ: thậm chí trước khi họ gây ấn tượng với khách hàng với công nghệ số, điều đầu tiên họ cần là thành công đưa nhân viên đến với tiếp cận mới – đây mới là việc khó hơn rất nhiều. Tại sao? Vì bản chất con người là không thích sự thay đổi

2. Nhận thức được sự ác cảm với những thay đổi

Một sự thật hiển nhiên là con người cực kỳ không thích sự thay đổi. Chúng ta thường giữ bản thân mình trong vùng an toàn- đặc biệt là trong môi trường an toàn. Tại sao? Trong doanh nghiệp, sự thay đổi của tổ chức sẽ diễn ra song song với sự tụt giảm năng suất, điều này cũng gây khó chịu với những nhân viên có thâm niên lâu năm.

Về cơ bản, cần có thời gian để nắm vững các khái niệm mới, hiểu công nghệ mới và ghi nhớ các quy trình mới. Trong lĩnh vực kỹ thuật số, điều này được gọi là “hiệu ứng W”, và đã được quan sát bởi hai học giả nghiên cứu ề quản lý CNTT, James D. McKeen và Heather A. Smith. Theo lý thuyết này, khi một công nghệ mới được phổ biến trong một doanh nghiệp, mức năng suất của nhân viên tăng theo bốn xu hướng liên tiếp:

  • Năng suất giảm đột ngột khi công nghệ mới được triển khai
  • Năng suất được cải thiện một chút sau vài tuần, nhưng vẫn thấp hơn năng suất trước khi thay đổi
  • Sự tụt giảm về năng suất lần thứ hai nhưng không khủng hoảng như lần đầu tiên sau một vài tháng
  • Năng suất tăng lên và vượt qua mức độ trươc khi thay đổi khi việc triển khai đã hoàn thành xong

Mặc dù, công nghệ mới có thể rất hấp dẫn, trước khi đặt chúng vào vị trí, điều quan trong là phải đảm bảo rằng nó sẽ mang đến nhiều giá trị hơn cho công ty – bởi vì sự thay đổi sẽ tạm thời làm giảm năng suất của bạn, và luôn có nguy cơ về thay đổi không thành công.

Để hiện thực hóa tất cả những gì đã nói ở trên, hãy cùng nhìn vào ví dụ của một công ty muốn lắp nội bộ để giúp các thành viên giao tiếp dễ dàng hơn. Trước đó, việc trao đổi giữa các nhân viên được sử dụng bằng email nội bộ hoặc thư – vì vậy đây là thay đổi vô cùng to lớn! Bây giờ tin nhắn có thể được gửi đi ngay lập tức.

Khi sự thay đổi được phổ biến trong công ty, rất nhiều nhân viên sẽ cảm thấy hoài nghi. Nếu đội ngũ quản lý  không cung cấp những câu trả lới nhanh chóng và chắc chắn, khi đó rủi ro thất bại thay đổi sẽ tăng lên – vì vậy việc tạo ra chiến lược quản lý thay đổi ngay từ đầu song song với chiến lược chuyển đổi số là vô cùng cần thiết.

3. Hoạch định chiến lược quản lý thay đổi

Khi tiến hành một công nghệ mới mà ảnh hưởng đến quy trình công ty, điều quan trọng là bạn phải đưa ra chiến lược quản lý thay đổi. Không như chiến lược chuyển đổi số, đơn giản chỉ tập trung vào chính bản thân nó, chiến lược quản lý thay đổi tập trung vào chính những người dùng. Nhân viên sẽ phản ứng như thế nào với những thay đổi mới như thế này? Có phải bắt buộc đào tạo? Những tài nguyên nào được cung cấp cho người dùng để hỗ trợ cho họ? Dưới đây sẽ là những thứ bạn cần lập kế hoạch.

Tạo ra danh sách những thuận lợi và khó khăn đã nhận thấy

Bằng việc tạo ra một danh sách, bạn sẽ có thể tập trung vào những điểm mạnh của dự án số, nhưng cũng có thể là những nguồn đối lập. Hãy nhớ – đây không phải là những đặc điểm chính xác của dụ án, nhưng những đặc điểm này lấy được từ những người dùng. Tập trung vào mọi thứ có thể khiến đội ngũ của bạn thành những người ủng hộ nhiệt tình hoặc những người phản đối quyết liệt.

 Quay lại với ví dụ về mạng nội bộ, lợi ích là tính tương tác, giao tiếp tốt hơn và tăng cảm giác thân thuôc với công ty. Một phán xét là nhân viên có thể tốn thời gian cho hệ thống mới. Những thứ khác bao gồm việc bổ sung các quy trình mới và rủi ro không sử dụng mạng nội bộ.

Lập kế hoạch tất cả các bước thay đổi

Định luật Murphy chắc chắn sẽ nảy sinh – “ Tất cả mọi thứ sẽ càng ngày càng sai làm” Bằng việc cẩn thận cân nhắc các bước trong thay đổi của tổ chức, bạn nên lập kế hoạch cho mọi khả năng. Đây là lý thuyết cơ bản cho quy trình quản lý – 90% lỗi phát sinh trong môtj dự án là lập kế hoạch không đầy đủ. Cho dù bạn đang tổ chức một dự án lớn (chuyển tất cả thông tin liên lạc nội bộ sang công nghệ kỹ thuật số) hay một dự án quy mô vừa (như những thách thức nội bộ), bạn càng chuẩn bị tốt, bạn càng dễ thuyết phục người khác và phản ứng với cuộc khủng hoảng.

Lập kế hoạch truyền thông

Chuyển đổi kỹ thuật số là một quá trình chuyển giao lâu dài. Mặc dù các giám đốc điều hành công ty ngày càng nhận thức được điều này, nhưng một số nhân viên không biết hoặc hiểu sai vấn đề. Đó là lý do tại sao bạn cần tổ chức mọi khía cạnh của kế hoạch truyền thông sẽ đi kèm với dự án kỹ thuật số của bạn. Đó là cách bạn sẽ thuyết phục, trấn an và hướng dẫn người dùng trong suốt quá trình thay đổi.

Bổ nhiệm quản lý dự án

Việc có một lãnh đạo quản lý dự án để chịu trách nhiệm cho dự án kỹ thuật số là vô cùng cần thiết. Anh/cô ấy có thể trở thành những người mà các nhân viên khác có thể tin tưởng đặt các câu hỏi. Điều này sẽ giúp cho bạn tránh sự không xuyên suốt và không chắc chắn  bằng cách tập trung các quyết định, và thông tin liên lạc vào một điểm liên hệ duy nhất.

4. Tạo ra liên minh chiến thăng

Không có sự thay đổi nội bộ nào có thể thành công mà không có những người hỗ trợ. Tất cả những ý tưởng có thể chia con người thành một trong ba nhóm sau:

  • Nhiệt tình( 10% trong số các thành viên)
  • Hoài nghi (10% trong số các thành viên)
  • Chưa quyết định (80% trong số các thành viên)

Tuy nhiên, trong những ngày theo đuổi những điều mới trong sự biến đổi, những nhân viên chưa quyết định sẽ dần dần chuyển sang một trong hai nhóm thiểu số. Các ảnh hưởng có thể lan rộng nhanh chóng, vì vậy vô cùng cần thiết nều bạn thiết lập liên minh của các đội ngũ hỗ trợ sẽ giúp bạn đề xướng dự án của bnaj.

Những người này sẽ cảm hóa tâm lý trong toàn bộ công ty, chuyển đổi tỷ lệ chưa quyết định, để khi dự án được triển khai, những người hoài nghi sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc nghe theo số động. Nhắm mục tiêu những người bạn nghĩ có lợi cho mục đích của bạn. Điều đó sẽ làm những việc còn lại dễ dàng hơn – và thúc đẩy cơ hội tiến tới thành công.

Giao tiếp trong quá trình chuyển đổi và đo lường kết quả

Lập kế hoạch cho dự án kỹ thuật số của bạn một cách chính xác là vô cùng quan trọng, nhưng bạn cũng cần có thể hiện thực hóa chúng. Và không có con đường tắt dẫn đến thành công – bạn cần đầu tư thời gian. Trong suốt giai đoạn chuyển đổi, hãy đảm bảo rằng bạn liên tục theo dõi tiến trình đang được thực hiện. Đừng ngần ngại:

  • Làm rõ các mục tiêu;
  • Can thiệp nếu khủng hoảng phát sinh;
  • Cung cấp đào tạo bổ sung nếu được yêu cầu;
  • Làm dịu các tình huống căng thẳng;
  • Giới hạn mức độ hoặc tốc độ thay đổi dựa trên tiến độ đã đạt được;
  • Làm nổi bật những thành công.

Bạn cũng nên dành thời gian để đo lường kết quả của mình, cả trong và sau quá trình chuyển đổi. Sau khi thiếu kế hoạch, đây là khía cạnh thường bị lãng quên nhất của quản lý dự án. Thật không may, bạn không thể cải thiện điều gì đó nếu không đo lường nó. Bạn đã mắc phải những sai lầm nào? Dự án của bạn là thành công hay thất bại? Điều gì đã truyền cảm hứng cho bạn để thử tiếp theo?

Lập một KPIs rõ ràng – số lường người dùng, mức độ hài lòng, hoàn vốn các nguồn lực đã đầu tư, hiệu quả tài chính, thời gian thực hiện,…
Yêu cầu phản hồi và các feedback, ngay cả sau khi bạn đã hoàn thành dự án. Ngay cả khi bạn muốn bắt đầu ngay vào một cuộc phiêu lưu mới ngay sau khi bạn hoàn thành dự án của mình, điều quan trọng là phải nhìn lại ngay bây giờ và một lần nữa

risk management copy 3