Một Cái Nhìn Tổng Quát Đầy Đủ Của Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp (BPM)

Quản lý quy trình doanh nghiệp là một thử thách lớn cho hầu hết các tổ chức. Rất nhiều người sở hữu doanh nghiệp khẳng định rằng đó là một chi phí khổng lồ và nó chỉ đáng giá cho các quy trình to lớn. Tuy nhiên, BPM rất quan trọng dù cho kích cỡ doanh nghiệp có là bao nhiêu.  Dưới đây sẽ là những chỉ dẫn rõ ràng để quản lý các quy trình doanh nghiệp với sự giúp đỡ tự động.

Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp (BPM) Là Gì?

Quản lý quy trình doanh nghiệp (Business Process Management – BPM) là làm thế nào để công ty tạo, chỉnh sửa và phân tích các quy trình có thể dự đoán được để tạo ra cốt lõi của doanh nghiệp.

Mỗi phòng ban trong công ty chịu trách nhiệm cho việc lấy những dữ liệu thô và biến đổi chúng trở thành một thứ gì khác.  Nó có thể có hàng tá những quy trình cốt lõi hơn thế nữa mà từng phòng có thể đảm nhiệm được.

Quản lý quy trình doanh nghiệp là quy tắc tổ chức mà trong đó công ty lùi lại một bước và nhìn lại tất cả quá trình tổng thể và riêng biệt. Nó phân tích trạng thái hiện tại và xác định các lĩnh vực cải tiến để tạo ra một tổ chức hiệu quả hơn.

BPM có giống như quản lý nhiệm vụ và dự án không?

Quản lý quy trình doanh nghiệp không phải là quản lý nhiệm vụ ( tập trung vào công việc cá nhân) cũng không phải quản lý dự án( đảm nhiệm một luồng công việc một lần và không thể dự đoán)

Quản lý tác vụ là về việc xử lý và tổ chức một tập hợp các hoạt động phát ra từ một dự án. Những dự án thường là một lần hoặc không lặp lại. Khi những dự án này được tổ chức tốt như một công trình xây dựng, một phần mềm quản lý dự án như “Microsoft Project” được sử dụng. dự án Trello, Asana, hoặc Kissflow là những công cụ tốt cho việc quản lý tác vụ trong dự án đặc biệt.

Quản lý quy trình dự án chú trọng vào quy trình lặp đi lặp lại và đang diễn ra theo một xu hướng có thể dự đoán được, hoặc quản lý dự án.

.

Tại Sao Quy Trình Quản Lý Dự Án Quan Trọng?

Khi bị mất tổ chức hóa và hệ thống hóa, quy trình doanh nghiệp yếu có thể dẫn đến tình trạng cực kỳ lộn xộn. Tại cấp cá nhân, con người chỉ nhìn thấy một phần của quy trình, và rất ít có thể xem xét và nhìn toàn bộ mọi ảnh hưởng của một quy trình, xuất phát và kết thúc tại đâu, dữ liệu cần thiết chình và nút thắt tiềm ẩn cùng những việc không hiệu quả nằm ở đâu.

Việc không quản lý và hỗn độn sẽ làm tổn thương doanh nghiệp và dẫn tới một hoặc nhiều ngữ cảnh như sau:

  • Tốn thời gian
  • Nhiều lỗi
  • Tăng blame
  • Thiếu dữ liệu
  • Nhân viên bị mất tinh thần

Áp dụng quản lý quy trình doanh nghiệp, các tổ chức có thể cải thiện quy trình và giữ tất cả các khía cạnh vận hành được chạy một các tối ưu.

Các Bước Trong Một Chu Kỳ BPM

Bước 1: Thiết kế

Hầu hết các quy trình bao gồm một mẫu để tổng hợp dữ liệu và một luồng công việc để xử lý nó. Xây dựng mẫu và xác đinh ai sẽ đảm nhận từng nhiệm vụ trong luồng công việc.

Bước 2: Mô Hình

Thể hiện quá trình trong một bản vẽ trực quan. Sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện để đưa một ý tưởng rõ ràng về một chuỗi các sự kiện cùng luồng dữ liệu trong suốt quá trình.

Bước 3: Tiến hành

Tiến hành quy trình bằng việc kiểm tra nó trong phạm vi một nhóm nhỏ trước và sau đó mở rộng cho tất cả người dùng. Hãy chắc chắn rằng bạn hạn chế quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Bước 4: Giám sát

Luôn để mắt tới quy trình khi nó chạy trong luồng dữ liệu. Sử dụng các số liệu phù hợp để xác định tiến độ đo lường hiệu quả và xác định nút thắt.

Bước 5: Tối ưu hóa

 Khi bạn phân tích, hãy chú ý bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc của bạn để làm cho chúng hiệu quả hơn. Cân nhắc các bước cải tiến quy trình doanh nghiệp.

BPM Lấy Con Người Làm Trung Tâm

BPM lấy con người làm trung tâm dành cho những quy trình chủ yếu được thực hiện bởi con người. Nó có rất nhiều sự phê duyệt và những tác vụ được thực hiện bởi các cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh.

BPM Lấy Tài Liệu Làm Trung Tâm

Những giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp này được yêu cầu khi một tài liệu( VD: một bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) là trung tâm của quy trình. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và nhận tài liệu được ký khi các tác vụ chuyển trong luồng công việc.

Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp sẽ có thể kết hợp các nhân tố của từng cái, những mỗi cái sẽ có một điểm đặc biệt riêng.

Những Lợi Ích Của Việc Kết Hợp Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Là Gì?

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM cho doanh nghiệp của bạn:

  • Giành quyền kiểm soát các quá trình hỗn loạn và khó sử dụng
  • Tạo, sắp xếp, phân tích và phát triển quy trình doanh nghiệp
  • Chạy vận hành hàng ngày một các hiệu quả hơn
  • Nhận ra mục tiêu lớn hơn của tổ chức
  • Hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số
  • Cải thiện và tối ưu những vận hành lộn xộn
  • Theo dõi chặt chẽ các mục riêng lẻ di chuyển qua một luồng công việc

Các Ví Du Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp

HR

Bạn đã bao giờ cảm nhận quy trình mà tổ chức của bạn đang vận hành quá phức tạp và hỗn độn chưa? Có phải phòng nhân sự yêu cầu các ứng viên điền vào giấy tờ khiến họ cảm thấy mệt mỏi? Đó là bởi vì phòng nhân sự thiếu nguyên tắc quản lý quy trình doanh nghiệp( BPM). Việc áp dụng quản lý quy trình doanh nghiệp giúp bạn tự động hóa các quy trinh nhân sự từ đầu đến cuối trong khi giảm chi phí, thời gian và mẫu giấy tờ. Dưới đây là một vài ví dụ để xem làm cách nào quản lý quy trình doanh nghiệp có thể giúp phòng nhân sự cải thiện quy trình của họ.

  • Phê duyệt bảng chấm công của nhân viên nhanh hơn
  • Thực hiện quy trình tuyển dụng mới mà không gặp phải rắc rối.

Sales

Trong hầu hết các tổ chức, đội ngũ nhân sự sử dụng một lượng lớn thời gian để phối hợp với đội ngũ thu tiền (Account Receivable – AR) để hóa đơn bán hàng được phê duyệt. Thậm chí một lỗi đánh máy nhỏ trong hóa đơn, sẽ hủy hoại cuộc sống của một nhân viên bán hàng. Đây là nơi mà quản lý quy trình doanh nghiệp có thể tiếp cận, do tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn giúp loại bỏ các lỗi thủ công và làm rõ qua lại giữa nhân viên bán hàng và đội ngũ thu tiền. Dưới đấy là một vài ngữ cảnh của phòng sales, khi quản lý quy trình doanh nghiệp giúp họ tổ chức hợp lý quy trình:

  • Thu gọn luồng công việc tuần hoàn sales của bạn
  • Đúng giờ với các báo giá và hóa đơn

Tài Chính

Đội ngũ tài chính thường bị dồn dập bởi một núi giấy tờ và email hàng ngày vì tất cả mọi thứ liên quan đến tiền đều đi qua họ. Ví dụ, nếu đội quản lý tài sản muốn thanh toán 50 máy laptop, họ sẽ gửi báo giá mà họ nhận được từ nhà cung cấp đến đội ngũ tài chính để phê duyệt. Đây chỉ mới là một trường hợp. Tưởng tượng rằng, bao nhiêu giấy tờ và email họ sẽ nhận hàng ngày từ vô số các nhóm khác nhau. Hệ thống BPM giúp họ quản lý tất cả điều này. Dưới đây là một vài ngữ cảnh phòng tài chính mà ở đây quản lý quy trình dự án tới để bù đắp khiếm khuyết.

  • Một cú click chuột để phê duyệt các yêu cầu công tác
  • Tùy chỉnh luồng công việc cho các ngữ cảnh đặc biệt.

Tình Năng Mà Mọi Công Cụ Quản Lý Quy Trình Năng Lực Doanh Nghiệp Nên Có

Bây giờ bạn biết chính xác tại sao một hệ thông BPM lại cần thiết như vậy, dưới đây là một danh sách các tính năng mà một hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp nên có.

  • Công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan
  • Dạng thiết kế biểu mẫu kéo và thả
  • Kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò
  • Hỗ trợ di động
  • Tính năng quản trị viên mạnh mẽ
  • Đăng nhập một lần(SSO)
  • Tích hợp với các phần mềm hiện có
  • Báo cáo và phân tích
  • Hiệu suất cho cơ sở người dùng lớn
  • Quy trình đo lường hiệu suất

BPM có thật sự đắt tiền?

Thông thường, có. Hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) có thể khá phức tạp. Cái đặt giải pháp tại chỗ có thể tốn hơn 250,000 đô sau khi bao gồm cả công nghệ và tư vấn.  Nhưng với EZ-BPM, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn bộ giải pháp với chi phí tiết kiệm nhất. 

risk management copy 3

Hãy dùng thử ngày nền tảng EZ-BPM của chúng tôi. Ấn tại đây để nhận bản demo của sản phẩm.