mai quynh August 27, 2020 Nhân sự

Làm sao để giữ năng suất nhân viên trong thời kì đầy biến động như hiện nay?

Những ngày gần đây, mọi doanh nghiệp đang chạy trong cuộc đua tìm ra giải pháp làm việc từ xa trong thời điểm giãn cách xã hội. Giải pháp giúp nhân viên giữ được năng suất làm việc, và vận hành doanh nghiệp được đảm bảo. Trong khi một vài tổ chức tạo ra những bước đi tiên phong trong việc chuyển đổi công nghệ số, cuộc hành trình này vẫn chưa được chấm dứt. Vẫn còn rất nhiều giải pháp tối ưu trên thị trường giúp tăng năng suất của cán bộ lao động và duy trì vận hành doanh nghiệp trong khoảng thời gian đấy biến động như hiện nay.

Làm việc tuyệt vời ở bất kỳ nơi đâu

Giải pháp làm việc từ xa mà mọi công ty đang sử dụng gần đây nhất bao gồm video conferenc, thiết bị di động, cloud office,.. Với tất cả những giải pháp trên, mọi nhân viên có thể cải thiện việc hoạt đông từ xa, đảm bảo được năng suất công việc và tiếp tục nghiệp vụ doanh nghiệp trong khoảng thời gian khó khăn này.

Nhưng để bảo đảm quy trình được diễn ra xuyên suốt trong mục tiêu dài hạn lại là một thử thách hoàn toàn khác. Sử dụng công cụ chat online và conference calls chỉ cải thiện một phần, họ không thể đảm bảo những quy trình, những hoạt động đang được vận hành trơn tru trong một thế giới làm việc giãn cách như hiện nay? Làm sao để có thể đảm bảo mọi công việc có thể thực hiện tại nhà mà còn đảm bảo được chất lượng.

1. Giảm thiểu rào cản và sự trì hoãn

Khi làm việc từ xa, mọi quy trình thường mất nhiều thời gian hơn và xảy ra tắc nghẽn nhiều hơn. Những cuộc thảo luận bình thường trong các bên liên quan sẽ tạo ra một khác biệt vô cùng lớn trong quy trình, và đó là yếu tố quan trọng để lưu ý khi làm việc từ xa.

Một quy trình tự động chính xác  có thể rút gọn khoảng cách và loại bỏ mọi yếu tố gây nên tắc nghẽn, bằng việc thiết lập những nhiệm vụ rõ ràng trong quy trình và đảm bảo những người thực hiện nhiệm vụ sẽ giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Những công việc như phê duyệt, chỉnh sửa, yêu cầu sẽ không cần chuyển trực tiếp đến các văn phòng tại gia.

2.Giảm thiểu những nhiệm vụ không cần thiết

Khi làm việc từ xa, bắt kịp lượng tin nhắn, email to lớn và việc trả lợi vô số các cuộc gọi đôi khi cũng là một nhiệm vụ cơ bản, đồng nghĩa với việc mọi người sẽ mất nhiều thời gian hơn để thực hiện những công việc cốt lõi. Rất nhiều người đang gồng mình để có thể giữ nguyên số lượng và chất lượng công việc như trước đây.

Một cách để cải thiện và loại bỏ những công việc thủ công dư thừa như kí văn bản gửi invoice và truy tìm dữ liệu là sử dụng những công nghệ hỗ trợ tự động như e-Signatures, lưu trữ văn bản từ xa và một quy trình quản lý tự động. Với số lượng công việc dư thừa được giảm đáng kể, nhân viên có nhiều thời gian hơn trong việc hợp tác và tạo nên nhiều giá trị trong công việc, cả khi ở công ty lẫn khi ở nhà.

3.Thúc đẩy sự phối hợp thông tin

Việc chia sẽ dữ liệu hiệu quả cũng là một các để thúc đẩy năng suất của nhân viên. Khi làm việc tại gia, đây cũng là một thử thách trong việc tìm kiếm văn bản và dữ liệu.

Chính vì vậy mà một chuỗi công việc và quy trình hiệu quả vô cùng quan trọng. Với một sự chỉ dẫn thông minh trong việc truyền, định dạng và lưu trữ dữ liệu, bạn có thể tự tin rằng không bao giờ bỏ sót những thông tin quan trọng. Và nhờ vào việc tự động hóa quy trình liên quan đến truyền tải dữ liệu, bản có thể đảm bảo quy trình của bạn sẽ diễn ra nhanh và đáng tin cậy hơn.

Rất nhiều doanh nghiệp trước đây đều khá thờ ơ trong việc nhìn lại chất lượng quy trình vận hành của họ cho đến khi giai đoạn khủng hoảng như vậy bất đầu xảy ra. Đa số việc vận hành của họ đều dựa trên những quy trình thủ công, bao gồm email và spreadsheets. Tuy nhiên, tại thời điểm này, họ rất cần những quy trình tự động và số hóa không gian làm việc.

Quy trình tự động nghĩa là những công việc, email sẽ tự động được gửi đi chính xác đến đối tượng thực hiện nhiệm vụ. Giúp mọi quy trình diễn ra nhanh hơn.

Nhân viên có nhiều thời gian cho những công việc quan trọng hơn là nhập dữ liệu và gửi email.

Quy trình tự động bảo đảm thông tin được gửi đi chính xác mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến bất kì sự giám sát thủ công nào

Với EzBPM chúng tôi sẽ giúp bạn vượt qua giai đoạn khủng hoảng này bằng cách cung cấp cho bạn giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp thông minh.