8 Tính Năng Một Nền Tảng Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp Cần Có

8 Tính Năng Một Công Cụ Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp Cần Có

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp không chỉ ở thế giới mà còn ở tại Việt Nam, việc chọn lựa một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi thời gian và sự tìm hiểu chuyên sâu.

1.Hiển thị trực quan quy trình quản lý doanh nghiệp

hien thi truc quan quy trinh quan ly doanh nghiep

Việc thiết kế một quy trình trực quan là một trong những tính năng quan trọng nhất mà một nền tảng Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp nên có. Tính năng này cho phép người dùng thiết kế và triển khai các quy trình cũng như những yêu cầu của riêng họ một cách nhanh chóng mà không cần viết code. Hơn nữa việc hiển thị luồng quy trình trực tiếp trên màn hình cho phép dễ dàng nắm bắt và theo dõi tất cả các nhân tố liên quan đến quy trình đó( giai đoạn của quy trình, vai trò của các thành viên, thời gian hoàn thành giữa các bước,…) quản lý quy trình, quản lý quy trình

2. Triển Khai Các Nhánh Quy Trình Quản Lý

Tuy có một vài quy trình khá đơn giản, chỉ bao gồm các bước xuyên suốt, nhưng có rất nhiều hệ thống quy trình phức tạp và đòi hỏi nhiều bước hoạt động cùng một lúc để hoàn thành quy trình đó.

Một ví dụ về quy trình tuyển dụng, nếu doanh nghiệp muốn tuyển một chuyên gia cho vị trí giám đốc trong công ty. Với một chuyên gia trong nước, quy trình đó khá đơn giản với nhứng bước được dự đoán trước. Nhưng nếu bạn cần tím kiếm nhân sự nước ngoài cho vị trí giám đốc đó. Bạn sẽ cần một quy trình khác liên quan đến việc xin visa, hộ chiếu, giấy phép định cụ,v..v… quản lý quy trình

Công việc đó cũng sẽ trở nên đơn giản và tự động nếu bạn có thể tự thêm một quy trình phụ từ quy trình chính và tuyệt vời hơn nữa là bạn có thể bổ sung ngay cả khi quy trình chính đang hoạt động quản lý quy trình

3. Kiểm Soát Quyền Truy Cập Dựa Trên Vai Trò

Hầu hết các quy trình đều chứa những dữ liệu nhạy cảm, liên quan đến sự phát triển của một doanh nghiệp, dữ liệu đó chắc chắn sẽ không được chia sẽ cho tất cả mọi người trong tổ chức nói chung và trong một quy trình nói riêng. Mọi nền tảng BPM cần phải cho phép chỉnh sửa tính năng hiển thị dữ liệu. Ai sẽ có quyền xem, ai có quyền chỉnh sửa hay thay đổi những thông tin này. Và hơn nữa,  việc thay đổi quyền truy cập sẽ không làm thay đổi các bước trong quy trình hay lịch sử phê duyệt.

4. Một Phần Mềm Dựa Trên Nền Tảng Đám Mây

Khoảng cách giữa một phần mềm dựa trên nền tảng đám mây và một nền tảng tại chỗ đã trở nên quá xa vời. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, một sản phẩm tại chỗ đang dần bị thay thế trong tương lai. Các lý do mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Cloud BPM để giảm chi phí bảo trì, việc nâng cấp và sửa chữa sẽ là nhiệm vụ của nhà cung cấp giải pháp.

Với xu hướng làm việc di động như ngày nay, việc thực hiện các công việc mọi lúc, mọi nơi là thực sự cần thiết. Một Cloud BPM không chỉ giúp tăng năng suất mà còn hạn chế làm giảm tiến độ công việc

5. Trạng Thái SLA

SLA được coi là công cụ đo lường chất lượng công việc, thiết lập thời gian hoàn thành từng bước trong quy trình. Giá sự bạn có hơn 30 quy trình đang cần giải quyết, khi các quy trình đó được hiển thị trên Dashboard, với trạng thái SLA bạn sẽ theo dõi được tình trạng của từng quy trình. Quy trình nào cần ưu tiên hơn và quy trình nào cần phải nhường thời gian cho các quy trình khác 

Không những vậy, trạng thái SLA còn giúp người dùng xác định ra đâu là điểm gây tắc nghẽn trong quy trình, từ đó tím ra giải pháp phù hợp nhất để cải thiện.

6. Thông Báo Kịp Thời

Chìa khóa cho một quy trình quản lý doanh nghiệp tự động là bạn không cần phải trông chừng hay thúc đẩy nó. Quy trình sẽ tự động triển khai từ khi bắt đầu đến khi kết thúc mà không cần một ai phải theo dõi.

Giải pháp ở đây chính là một thông báo tự động. Thông báo sẽ gửi đi cho người chịu trách nhiệm công việc đó thông qua email hay trực tiếp trên ứng dụng. Không chỉ giúp cho người dùng biết được công việc sắp tới của mình là gì mà còn nhắc họ đang bỏ sót công việc gì hoặc cảnh báo họ một công việc sắp hết hạn. Người dùng cũng có thể tự điểu chỉnh và cài đặt các loại thông báo.

7. Quản Lý Data Và Dữ Liều

quan ly tai lieu

Việc vận hành từ trước đến nay luôn đỏi hỏi lượng lượng data và dữ liệu lớn. Việc kiểm soát các dữ liệu trong một quy trình quản lý đôi khi là một thử thách đối với doanh nghiệp, một quy trình hiệu quả sẽ biết làm thế nào để giảm thiểu sai sót trong việc tính toán, cho quy trình chạy dựa trên dữ liệu đó chính xác hoặc có thể đồng bộ hóa dữ liệu.   quản lý quy trình

8. Quản Lý Toàn Diện

Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ giữa các bên liên quan đôi khi là chưa đủ, các quy trình cần phải có sự kết nối giữa các phòng ban, trong toàn bộ tổ chức. Bất cứ ý kiến gì cần phải được cập nhật kịp thời và phải được truyền rõ ràng đến các thành viên.

Từng thành viên chịu trách nhiệm có thể đòng góp ý kiến của mình để cải thiện quy trình quản lý tốt hơn. Họ cũng có thể chia sẽ trực tiếp dữ liệu trên quy trình đó. Tăng tính kết nối và tránh việc bỏ sót thông tin.

Với EZ-BPM, chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn toàn bộ các tính năng cần thiết được liệt kê bên trên mà còn customize tất cả các quy trình dựa trên nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Sự linh hoạt trong cầu hình quy trình giúp doanh nghiệp có thể áp dụng vào từng tính chất của tổ chức. Rút ngăn thời gian triển khai, dễ dàng thích nghi với sự chuyển đổi số trong vận hành.

risk management copy 3