Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp Đem Lại Những Lợi Ích Gì Cho Tổ Chức?

Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp Đem Lại Những Gì Cho Tổ Chức?

Mọi vận hành của doanh nghiệp tập hợp những quy trình lặp đi lặp lại. Những quy trình này sẽ tạo nên giá trị cốt lõi của tổ chức đó.

1. Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp Có Thể Giúp Giảm Thiểu Chi Phí

Một nghiên cứu năm 2018 của RedHat chỉ ra rằng, hơn 50% lựa chọn BPM với mục đích giảm thiểu chi phí.  Doanh nghiệp cần giảm thiểu chi phí để tạo nên sự ổn định và bền vững.

Việc cắt giảm chi phí bắt đầu từ việc hiểu rõ từng quy trình. Đầu tiên bạn cần phải xác định rõ từng bước của quy trình đó, tiến hành và từ đó xem xét chúng được vận hành ra sao.

Tiếp theo, thiết lập chi tiết quy trình. Việc đi sâu vào chi tiết của từng quy trình sẽ phân tích được thời gian thực hiện, nguồn lực, hiệu suất và chi phí đi kèm. Những công việc đó sẽ cần đến sự hợp tác của rất nhiều phòng ban.

Khi việc phân tích quy trình kết thúc, xác định chỗ cần cắt giảm chi phí sẽ dễ dàng hơn thông qua việc loại bỏ sự dư thừa, xác định vấn đề kiểm soát chất lượng, chỉ rõ chi phí quá mức cho nguyên vật liệu và nhân công . Và tất nhiên, vấn đề giảm thiểu chi phí chỉ là một trong những lợi ích của BPM.

Quản lý quy trình doanh nghiệp có giúp tổ chức tìm ra và loại bỏ những quy trình tốn thời gian và công sức

2. BPM sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra được mô hình doanh nghiệp hiện tại cần cải thiện ra sao

Nếu một công ty đang hoạt động với một mô hình lỗi, công ty đó sẽ không thể đi xa hơn. Đây là thời điểm thích hợp để thay đổi, không phải là một thời điểm trong trương lai.

Bạn không thể phớt lờ những biến động xung quanh. Sự thay đổi của công nghệ, con người, sở thích khách hàng, điều kiện kinh tế đều tác động đến doanh nghiệp. Nếu bạn thất bại trong việc thay đổi đúng thời điểm,  bạn đang nhường cơ hội cho đối thủ của mình chiếm ưu thế hơn.

BPM giúp bạn hiểu được quy trình hiện tại và thiết lập nên một quy trình mới. bảo đảm thành công trong việc cải cách tổ chức

3. Quản lý quy trình doanh nghiệp sẽ thúc đẩy hiệu suất

Với sự gia tăng cạnh tranh và điều kiện để tồn tại ngày càng nâng cao, doanh nghiệp cần phải hoạt động một cách tốt nhất.

BPM giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất, đáp ứng nhu cầu khách hàng hơn. Một ví dụ đến từ việc Adidas đã cho kiểm tra lại toàn bộ những quy trình chính. Họ nhận ra rất nhiều mục tiêu, trong đó là mục tiêu cải thiện năng suất. Cụ thể hơn, Adidas đã có thể giảm thiểu sự trì hoãn giữa các đơn hàng, và hiển thị trực quan từng đơn hàng trong hệ thống, giúp cho các đơn hàng được hoàn thiện nhanh và hiệu quả hơn.

Tất cả đều nhờ vào việc phân tích mục tiêu mà một quản lý quy trình doanh nghiệp tốt đã mang lại. Nếu không có BPM, công ty không thể phát hiện ra sự thiếu hiệu quả đó.

4. Những công ty tận dụng Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp duy trì tính cạnh tranh tốt hơn

Nếu một công ty không thể theo kịp đối thủ của mình, họ sẽ nhanh chóng bị gạt sang một bên, dẫn tới việc suy thoái. Nếu quy trình thiếu hiệu quả lặp đi lặp lại nhiều lần, tổ chức đó sẽ chất đầy sự lãng phí, bạn sẽ không có thời gian để suy nghĩ cách thức phát triển để chống lại sự cạnh tranh của đối thủ. Việc không hợp lý hóa quy trình doanh nghiệp khiến bạn luôn chú tâm trong vấn đề vận hành mà không thể tập trung cho việc cải tiến và đổi mới, tích lũy việc dư thừa và làm chậm tổ chức.

Khi những quy trình hiệu quả và đáng tin cậy, doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm nhiều nguồn lực giúp phát triển tổ chức hơn.

5. Quy trình của bạn sẽ được chuẩn hóa với BPM

Một điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp là có được chiến lược và kế hoạch rõ ràng. BPM sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình trong chính tổ chức của bạn. Khi quy trình không được chuẩn hóa, việc kiềm soát chất lượng sẽ trở nên vô cùng khó khăn.

Dưới đây là một vài lợi ích khác mà bạn có thể nhận ra bằng việc sử dụng BPM

  • Khi quy trình được chuẩn hóa, việc cải thiện nó sẽ dễ dàng hơn trong tương lai
  • Tiêu chuẩn hóa quy trình dẫn đến năng suất được cải thiện và gia tăng sản lượng. Khi chuẩn hóa, bạn sẽ phát hiện ra phương pháp tốt nhất để thực hiện. Điều đó sẽ áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
  • Quy trình đào tạo sẽ dễ dàng hơn. Mọi nhân viên mới được đào tạo tương tự nhau. Tưởng tượng rằng một nhân viên bị điều chuyển, lúc đó hàng ngàn công việc sẽ xảy ra. Khi quy trình vận hành được chuẩn hóa, việc đào tạo lại nhân viên sẽ giảm thiểu tối đa theo một phương pháp mới
  • Bạn có thể bắt đầu lên lịch những quy trình có thể hoạt động bất kỳ lúc nào khi bạn cần. Sự chuẩn hóa sẽ giúp bạn hiểu và dự đoán trước được các hoạt động trong doanh nghiệp

6. Quản lý quy trình doanh nghiệp sẽ làm tăng tính kết nối giữa các phòng ban

Tất cả thành viên trong doanh nghiệp cần phải cùng chung một chiến tuyến, hoạt động cùng nhau để thực hiện một mục tiêu chung.

BPM giúp cải thiện việc hợp tác xuyên suốt các phòng ban, đem lại lợi ích toàn bộ cho công ty. Nếu không có Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp, mỗi phòng ban khác nhau sẽ hoàn toàn không nhận thức được quy trình liên quan, và họ sẽ kết nối với nhau như thế nào.

Có hai bước để tăng tính kết nối:

  • Đầu tiên, trong thời điểm quy trình được sắp xếp và tiêu chuẩn hóa, mỗi phòng ban, mỗi một đội ngũ sẽ kết nối với những bên khác. Họ sẽ bắt buộc phải xác định việc chia sẻ thông tin, quyết định những việc dư thừa đang tồn tại và làm việc với nhau.
  • Tiếp theo, sự hợp tác này được thúc đẩy trong tương lai khi các chiến lược được tạo ra thông qua việc quản lý quy trinh doanh nghiệp tiếp tục được thực hiện

7. Quản Lý Quy Trình Doanh Nghiệp sẽ nâng cao bảo mật, an ninh và tuân thủ

Vấn đề bảo mật, an ninh, tuân thủ sẽ xảy ra khi các thông tin không được công bố, rõ ràng.

Với BPM, công việc sẽ được giao cho đúng người, đúng thời điểm, thiết lập vài trò sẽ biến thông tin và nhiệm vụ sẽ trở nên rõ ràng hơn. Các bên liên quan sẽ biết được trách nhiệm của mình, có thể cập nhật, tuân thủ thông tin về bất kỳ thay đổi nào, đảm bảo rằng tất cả quy trình đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật, tuân thủ và an ninh cả bên trong nội bộ lẫn bên ngoài.

risk management copy 3